Người mua và người bán đều có quyền yêu cầu xử lý khi VAT trên hợp đồng hoặc hóa đơn có sai sót. Trên thực tế, người mua thường là bên phát hiện và yêu cầu trước, còn người bán là chủ thể trực tiếp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế để phản ánh đúng giá trị thanh toán, thuế suất và tiền thuế.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Chủ thể | Quyền hoặc trách nhiệm chính | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Người mua | Có quyền yêu cầu người bán xử lý khi phát hiện sai thuế suất, tiền thuế hoặc số tiền | Nhiều bên chỉ sửa hợp đồng mà quên xử lý hóa đơn |
| Người bán | Thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế | Nếu điều chỉnh muộn có thể ảnh hưởng đến kỳ kê khai |
| Người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh hoặc thay thế | Không có mẫu thống nhất bắt buộc; có thể lập bản giấy hoặc điện tử |
| Người mua là cá nhân không kinh doanh | Không cần lập văn bản thỏa thuận | Người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website nếu có |
| Cơ quan thuế | Phát hiện sai sót và thông báo hoặc yêu cầu người bán kiểm tra, xử lý | Cơ quan thuế không trực tiếp điều chỉnh nội dung hợp đồng thay các bên |
Từ 01/06/2025, hóa đơn điện tử đã lập sai được xử lý theo hướng điều chỉnh hoặc thay thế, không xử lý bằng cách hủy.
II. Ai là người được yêu cầu điều chỉnh và ai là người thực hiện?
1. Quyền yêu cầu điều chỉnh
Bản chất của việc sai VAT là làm sai phần giá trị thanh toán, thuế suất hoặc tiền thuế trên hồ sơ giao dịch. Vì vậy, người mua và người bán đều có quyền yêu cầu xử lý khi phát hiện sai sót. Người mua thường là bên rà soát chứng từ đầu vào nên sẽ yêu cầu người bán điều chỉnh trước.
Nếu sai sót VAT làm thay đổi giá trị thanh toán theo hợp đồng, các bên có thể điều chỉnh bằng phụ lục hoặc thỏa thuận hợp đồng đồng thời với việc xử lý hóa đơn tương ứng. Lưu ý: phần điều chỉnh nên giới hạn đúng phần bị ảnh hưởng trực tiếp bởi sai sót VAT, tránh sửa lan sang các điều khoản khác không liên quan.
2. Chủ thể trực tiếp thực hiện điều chỉnh
Dù bên nào phát hiện sai trước, người bán vẫn là bên thực hiện việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế. Trường hợp điều chỉnh, hóa đơn cần thể hiện rõ nội dung điều chỉnh cho hóa đơn gốc, bao gồm dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Khi có chênh lệch VAT, nhất là khi hóa đơn đã kê khai rồi mới phát hiện sai, hồ sơ đi kèm cần được chuẩn bị đầy đủ. Ngoài hóa đơn điều chỉnh, thiếu văn bản thỏa thuận hoặc thiếu thông báo gửi cơ quan thuế là lỗi thường gặp.
III. Quy trình xử lý khi VAT trên hợp đồng hoặc hóa đơn bị sai
1. Trường hợp được điều chỉnh hoặc thay thế
Khi phát hiện sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ ghi không đúng quy cách, chất lượng, các bên có thể chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế.
- Điều chỉnh tăng: thể hiện phần tăng tương ứng.
- Điều chỉnh giảm: thể hiện phần giảm tương ứng.
- Sai thuế suất VAT như áp dụng 8% thay vì 10% hoặc ngược lại là tình huống phát sinh rất thường gặp.
2. Hồ sơ cần có theo từng người mua
| Người mua | Hồ sơ trước khi điều chỉnh/thay thế | Cách thực hiện |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót | Các bên tự thỏa thuận mẫu, lập bản giấy hoặc điện tử |
| Cá nhân không kinh doanh | Không cần văn bản thỏa thuận | Người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có |
3. Mốc thông báo cơ quan thuế
Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT và gửi cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Không có thời hạn cứng riêng cho việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế sau khi phát hiện sai, nhưng nên xử lý kịp thời để tránh ảnh hưởng kê khai và rủi ro xử phạt.
Ví dụ thực tế
Bên bán xuất hóa đơn với thuế suất 10% trong khi đúng ra là 8%. Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần chênh lệch thuế và tổng tiền, đồng thời kê khai bổ sung vào kỳ tương ứng. Nhiều doanh nghiệp chỉ điều chỉnh tiền trên hợp đồng mà quên xử lý hóa đơn, dẫn đến hồ sơ không khớp.
IV. Lưu ý để tránh sai khi điều chỉnh giá trị hợp đồng do VAT sai
- Lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị để xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra.
- Ghi đúng nội dung điều chỉnh trên hóa đơn điều chỉnh, nhất là thông tin hóa đơn gốc.
- Kê khai bổ sung đúng kỳ theo quy định về quản lý thuế.
- Thông báo cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT đúng mốc thời gian liên quan.
- Không có mức phạt riêng cố định cho việc “không điều chỉnh đúng thời hạn”, nhưng các vi phạm liên quan như lập hóa đơn sai quy định, không thông báo sai sót kịp thời hoặc dẫn đến kê khai sai có thể bị xử phạt; có trường hợp bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy tính chất và hậu quả.
Lưu ý quan trọng
Khi thanh tra, hồ sơ nền trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh là nội dung thường được kiểm tra trước. Nếu là bên mua, nên kiểm tra đồng thời hợp đồng, phụ lục, biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh và kỳ kê khai bổ sung để tránh hồ sơ lệch nhau. Chỉ nên điều chỉnh đúng phần chênh lệch VAT và tổng tiền, không sửa tràn lan sang nội dung không liên quan.
