Không. Hóa đơn điện tử từ 01/7/2025 không phát sinh việc phải gắn số định danh cá nhân trên mọi hóa đơn. Nhiều người nhầm tưởng rằng mốc sử dụng số định danh cá nhân trong quản lý thuế suy ra nghĩa vụ ghi trên hóa đơn. Thực tế, nội dung này vẫn phải dựa vào quy định về nội dung hóa đơn, với mốc áp dụng trực tiếp là 01/6/2025: nếu người mua cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân thì hóa đơn thể hiện thông tin đó; nếu không cung cấp thì không mặc nhiên phải ghi.
Lưu ý: từ 01/6/2025 là mốc sửa đổi về nội dung hóa đơn; từ 01/7/2025 là mốc sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế trong một số thủ tục thuế, không đồng nghĩa mọi hóa đơn đều phải gắn số này.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp người mua | Thông tin trên hóa đơn |
|---|---|
| Người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế | Ghi mã số thuế của người mua |
| Người mua cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân | Hóa đơn thể hiện mã số thuế hoặc số định danh cá nhân đã được cung cấp |
| Người mua không có mã số thuế và không cung cấp số định danh cá nhân | Không bắt buộc thể hiện các thông tin này |
| Một số trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng cá nhân | Có trường hợp hóa đơn không bắt buộc thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ người mua; do đó cũng không thể hiểu rằng luôn phải gắn số định danh cá nhân |
II. Cách hiểu đúng để tránh sai khi lập hóa đơn
1. Trọng tâm là người mua có cung cấp thông tin hay không
Bản chất quy định là: người mua cung cấp thông tin thì hóa đơn ghi theo thông tin đó. Doanh nghiệp cần lưu ý: cụm từ “người mua yêu cầu” dễ bị hiểu sai; tiêu chí đúng là người mua cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân thì hóa đơn phải thể hiện.
- Nếu là cơ sở kinh doanh có mã số thuế: ghi mã số thuế.
- Nếu người mua cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân: ghi đúng thông tin đã cung cấp.
- Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, không có mã số thuế và cũng không cung cấp số định danh cá nhân: không bắt buộc ghi các thông tin này.
Ví dụ thực tế
Xuất hóa đơn cho khách lẻ là cá nhân, khách không cung cấp số định danh cá nhân thì hóa đơn không bị coi là thiếu chỉ tiêu. Ngược lại, nếu khách đã cung cấp số định danh mà bộ phận bán hàng bỏ sót, phần này hay bị bỏ sót khi đối chiếu chứng từ và có thể dẫn đến rủi ro xử phạt.
2. Mốc 01/6/2025 và 01/7/2025 không nên hiểu gộp làm một
01/6/2025 là mốc sửa đổi quy định về nội dung hóa đơn điện tử. 01/7/2025 là mốc số định danh cá nhân được sử dụng thay cho mã số thuế đối với cá nhân, hộ kinh doanh trong một số thủ tục thuế. Doanh nghiệp cần áp dụng đúng quy định cho từng mốc.
Vì vậy, mốc 01/7/2025 không tự làm phát sinh nghĩa vụ gắn số định danh cá nhân trên tất cả hóa đơn. Hóa đơn đã lập với thông tin mã số thuế trước đó cũng không vì thay đổi cơ chế quản lý mà mất giá trị.
Lưu ý quan trọng
Không đồng nhất quy định về đăng ký thuế với quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Hai vấn đề này có liên quan, nhưng không phải cứ thay đổi cách dùng mã số trong quản lý thuế là hóa đơn nào cũng phải sửa theo cùng một cách.
III. Trường hợp hóa đơn từ máy tính tiền và các tình huống đặc thù
1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại của người mua được thể hiện theo trường hợp người mua yêu cầu/cung cấp thông tin tương ứng. Không có quy định bắt buộc mọi hóa đơn từ máy tính tiền phải gắn số định danh cá nhân.
2. Một số hoạt động bán lẻ có tính chất đặc thù
Đối với một số hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người tiêu dùng cá nhân theo trường hợp đặc thù, hóa đơn có thể không cần thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ người mua. Nếu bản thân tên, địa chỉ còn có trường hợp không cần đủ, thì cũng không nên suy diễn rằng số định danh cá nhân luôn là thông tin bắt buộc trong mọi giao dịch.
Lưu ý quan trọng
Nhiều doanh nghiệp dùng một mẫu xử lý chung cho tất cả giao dịch bán lẻ, nhưng từng loại hóa đơn và tình huống người mua cung cấp thông tin lại khác nhau.
IV. Rủi ro xử phạt và cách kiểm tra nhanh trước khi xuất hóa đơn
Nếu lập hóa đơn mà không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc, trong đó có thông tin người mua khi người mua đã cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, thì có thể bị xử phạt theo khung hiện hành.
| Chủ thể vi phạm | Mức phạt |
|---|---|
| Tổ chức | Từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng |
| Cá nhân | Từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng |
Ví dụ thực tế
Khách mua là cá nhân đã cung cấp số định danh cá nhân cho cửa hàng, nhưng khi xuất hóa đơn nhân viên không ghi hoặc ghi sai số. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là doanh nghiệp đã nhận thông tin của người mua chưa, có lưu vết trên hệ thống hoặc chứng từ bán hàng không, và hóa đơn có phản ánh đúng dữ liệu đã nhận hay không.
Lưu ý quan trọng
- Chỉ ghi số định danh cá nhân khi người mua cung cấp.
- Nếu đã cung cấp thì cần ghi đúng và đầy đủ.
- Không nên tự suy luận rằng từ mốc 01/7/2025 mọi hóa đơn đều phải thêm số định danh cá nhân.
- Với giao dịch bán lẻ, cần kiểm tra đúng loại hóa đơn và đúng tình huống thông tin người mua trước khi xuất.
Nếu bạn đang rà soát quy trình xuất hóa đơn, cách an toàn là trả lời 3 câu hỏi: người mua là ai, có mã số thuế không, có cung cấp số định danh cá nhân hay không. Chỉ cần kiểm tra đúng ba điểm này, việc lập hóa đơn sẽ sát quy định hơn và giảm rủi ro sai sót thực hành.
