Từ 01/7/2025, khi xuất hóa đơn điện tử, cần đồng thời chú ý 3 nhóm việc dễ sai nhất: lập hóa đơn đúng thời điểm, ghi đúng thông tin theo dữ liệu quản lý thuế và địa chỉ hành chính mới, và kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn mua vào từ 05 triệu đồng trở lên nếu muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Một số trường hợp cũng thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và khi hóa đơn có sai sót thì thường xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, thay vì hiểu đơn giản là hủy hóa đơn.
Mốc cần nhớ: từ 01/7/2025 cần lưu ý quy định đang áp dụng cùng với Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/6/2025; riêng ngưỡng thanh toán cần chú ý là từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT.
I. Bảng tra cứu nhanh các điểm cần lưu ý
| Nội dung | Điểm cần chú ý |
|---|---|
| Thời điểm lập hóa đơn | Bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền nếu thu trước, trừ trường hợp đặc thù. |
| Địa chỉ trên hóa đơn | Cần ghi theo địa chỉ hành chính mới trên cơ sở dữ liệu đã được cơ quan thuế cập nhật. |
| Khấu trừ thuế GTGT đầu vào | Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT thường cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù theo pháp luật thuế. |
| Hóa đơn sai sót | Nguyên tắc chung là xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế; trước khi xử lý cần có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, nếu người mua là cá nhân thì thực hiện thông báo theo quy định. |
| Máy tính tiền | Một số lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, lưu trú, vận tải và trường hợp pháp luật quy định cần sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. |
| Dịch vụ hóa đơn điện tử | Tiếp tục phân biệt 03 nhóm: có mã không phải trả tiền dịch vụ; có mã phải trả tiền dịch vụ; không có mã thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. |
II. Những điểm dễ sai khi xuất hóa đơn điện tử
1. Thời điểm lập hóa đơn
- Bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
- Cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
- Cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng đối với các trường hợp pháp luật loại trừ.
- Xuất khẩu hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Ví dụ thực tế
Trong thực tế, doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này khi đã giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ nhưng lại dồn sang cuối tháng mới lập hóa đơn. Lỗi này tuy đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm.
2. Nội dung thông tin trên hóa đơn
Nội dung hóa đơn cần theo định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua nên ghi đúng theo dữ liệu quản lý thuế đã cập nhật, bao gồm địa chỉ hành chính mới sau sắp xếp đơn vị hành chính. Phần này hay bị bỏ sót khi doanh nghiệp chỉ sửa thông tin nội bộ nhưng chưa đối chiếu với dữ liệu thuế.
3. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên
Với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, cơ sở kinh doanh cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ các ngoại lệ hoặc trường hợp đặc thù theo quy định riêng. Cơ quan thuế thường soi rất kỹ chứng từ thanh toán đi kèm hóa đơn ở ngưỡng này.
Lưu ý quan trọng
Một lỗi thường gặp: hóa đơn hợp lệ nhưng thanh toán bằng tiền mặt hoặc hồ sơ thanh toán không khớp với bên bán. Điểm này dễ bị truy thu khi kiểm tra điều kiện khấu trừ.
III. Hóa đơn sai sót và trường hợp dùng máy tính tiền
1. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
- Nguyên tắc chung là xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, không nên mặc nhiên hiểu là hủy hóa đơn trong mọi trường hợp.
- Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập sai, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; nếu người mua là cá nhân thì thực hiện thông báo theo quy định.
- Có thể lập 01 hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng của cùng 01 người mua.
- Mẫu thông báo thường dùng là Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ví dụ thực tế
Trong thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là hồ sơ xử lý sai sót có đầy đủ văn bản thỏa thuận, thông báo và cách xử lý thống nhất chưa. Nếu chỉ sửa trên phần mềm mà thiếu hồ sơ đi kèm, rất dễ bị đánh giá là xử lý chưa hoàn chỉnh.
2. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- Một số lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, lưu trú, vận tải và các trường hợp pháp luật quy định thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên và hoạt động trong nhóm ngành, lĩnh vực thuộc diện áp dụng thì sử dụng theo quy định sửa đổi.
- Dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền cần được kết nối và chuyển cho cơ quan thuế theo chuẩn kỹ thuật và quy trình được quy định.
IV. Phân loại dịch vụ hóa đơn điện tử và điểm cần nhớ thêm
1. Ba nhóm dịch vụ hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải trả tiền dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.
Việc phân loại này không thay thế các quy định nền tảng về thời điểm lập, nội dung hóa đơn và xử lý sai sót. Nếu đang rà soát quy trình nội bộ, Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra trước 3 điểm: thông tin người mua, thời điểm lập hóa đơn và hồ sơ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý quan trọng
Một điểm nữa đáng lưu ý: mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được quy định theo số lượng hóa đơn vi phạm, áp dụng theo quy định có hiệu lực từ 16/01/2026. Vì vậy, dù mốc áp dụng xử phạt nằm sau, doanh nghiệp vẫn nên chỉnh quy trình từ bây giờ để tránh tích lũy sai sót.
