Có. Với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), thông thường cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc thù không cần chuyển khoản theo cách hiểu thông thường, hoặc vẫn được xem là đáp ứng điều kiện thanh toán nếu hồ sơ, chứng từ đi kèm đầy đủ.
Lưu ý: nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, dù từng hóa đơn dưới 05 triệu đồng nhưng tổng cộng từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn cần chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
I. Bảng tra cứu nhanh các trường hợp thường gặp
| Trường hợp | Có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào | Điểm cần có trong hồ sơ |
|---|---|---|
| Thanh toán thông thường đối với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên | Có, nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Chứng từ thanh toán phù hợp quy định |
| Bù trừ giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra; vay mượn hàng | Có thể | Hợp đồng quy định phương thức bù trừ và biên bản đối chiếu, xác nhận giữa hai bên |
| Bù trừ công nợ qua bên thứ ba | Có thể | Biên bản bù trừ công nợ của ba bên |
| Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba hoặc qua cá nhân | Có thể | Văn bản, hồ sơ ủy quyền và chứng từ hoàn trả đáp ứng điều kiện theo quy định |
| Mua trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng trở lên | Được kê khai khấu trừ ban đầu nếu chưa đến hạn thanh toán | Hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ liên quan; đến hạn phải kiểm tra lại chứng từ thanh toán |
| Mua phục vụ quốc phòng, an ninh theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền | Có thể thuộc trường hợp đặc thù | Hồ sơ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền |
| Mua của cá nhân không kinh doanh tại địa bàn khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn | Có thể thuộc trường hợp đặc thù | Hồ sơ chứng minh đúng đối tượng, địa bàn và điều kiện áp dụng |
II. Những trường hợp không chuyển khoản theo cách thông thường nhưng vẫn có thể được khấu trừ
1. Thanh toán bằng bù trừ
Nếu hai bên vừa mua vừa bán hàng hóa, dịch vụ cho nhau, hoặc có quan hệ vay mượn hàng, việc thanh toán bằng bù trừ giá trị vẫn có thể được chấp nhận khi hồ sơ thể hiện rõ phương thức này.
- Cần có hợp đồng ghi nhận phương thức thanh toán bằng bù trừ.
- Cần có biên bản đối chiếu số liệu, xác nhận giữa hai bên.
- Nếu bù trừ công nợ qua bên thứ ba thì cần biên bản bù trừ công nợ của ba bên.
2. Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba hoặc qua cá nhân
Trường hợp thanh toán ủy quyền cần chứng minh bằng văn bản, nếu không sẽ thiếu căn cứ.
- Có văn bản hoặc hồ sơ ủy quyền.
- Việc hoàn trả tiền giữa các bên cần đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
3. Mua trả chậm, trả góp
Với mua trả chậm, cần nhớ kiểm tra chứng từ thanh toán khi đến hạn; nếu thiếu sẽ bị điều chỉnh giảm thuế đã khấu trừ. Với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên mua theo hình thức trả chậm, trả góp, doanh nghiệp vẫn có thể kê khai khấu trừ ban đầu dựa trên hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ liên quan nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng.
Điểm cần ghi nhớ: nếu đến hạn mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo yêu cầu, doanh nghiệp sẽ phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp mua tài sản theo hợp đồng trả góp, hóa đơn trên 05 triệu đồng và đã kê khai khấu trừ đầu vào ngay khi nhận hóa đơn. Sau đó đến kỳ thanh toán, doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán phù hợp thì phần thuế đã khấu trừ trước đó cần được điều chỉnh lại.
III. Các lưu ý rất hay sai khi kê khai
- Nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bên bán không được coi là chứng từ thanh toán hợp lệ.
- Trường hợp hóa đơn dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, nếu tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn cần xem xét điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
- Mốc áp dụng theo dữ kiện đã đối chiếu là từ 01/7/2025.
- Nếu không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt trong trường hợp thuộc diện phải có, thì sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Lưu ý quan trọng
Khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ xem xét hình thức thanh toán thực tế, hợp đồng, biên bản đối chiếu/bù trừ và thời điểm đến hạn thanh toán. Do đó, hãy kiểm tra đủ 4 nhóm giấy tờ này trước khi kê khai để tránh điều chỉnh thuế về sau.
