Với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, nếu thanh toán bằng ủy nhiệm chi thì hồ sơ tối thiểu nên có hóa đơn GTGT hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thể hiện tiền đã chuyển từ tài khoản bên mua sang tài khoản bên bán. Ngoài ủy nhiệm chi, cần kèm theo chứng từ ngân hàng thể hiện giao dịch đã thực hiện như bản gốc, bản sao có xác nhận của ngân hàng hoặc sao kê có đối chiếu được với hóa đơn.
Hồ sơ nên khớp được số tiền, bên trả tiền, bên thụ hưởng, thời điểm thanh toán và nội dung thanh toán; nội dung chuyển tiền càng thể hiện rõ số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên bên bán thì càng dễ chứng minh giao dịch.
I. Bảng giấy tờ cần kèm khi thanh toán bằng ủy nhiệm chi
| Giấy tờ | Nội dung cần có | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Hóa đơn GTGT | Hóa đơn hợp lệ của hàng hóa, dịch vụ mua vào | Cần kiểm tra tính khớp giữa hóa đơn và chứng từ thanh toán |
| Ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi | Số chứng từ, ngày lập, thông tin bên trả tiền, bên thụ hưởng, số tài khoản, ngân hàng phục vụ, số tiền, nội dung thanh toán | Nên dùng đúng mẫu do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cung cấp |
| Chứng từ ngân hàng xác nhận giao dịch đã hoàn tất | Bản gốc, bản sao có xác nhận của ngân hàng hoặc sao kê ngân hàng | Chỉ lưu bản scan tự in dễ bị truy thu nếu thiếu căn cứ xác nhận giao dịch |
II. Điều kiện để bộ chứng từ được coi là hợp lệ
1. Nội dung trên chứng từ thanh toán phải đối chiếu được với hóa đơn
- Số tiền thanh toán nên khớp với hóa đơn.
- Bên trả tiền, bên nhận tiền cần thể hiện rõ.
- Thời điểm thanh toán cần thể hiện được giao dịch đã hoàn tất.
- Nội dung thanh toán nên ghi rõ số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên bên bán.
2. Không nên chỉ lưu chứng từ chưa đủ căn cứ xác nhận
Nếu hồ sơ chỉ có ủy nhiệm chi bản scan hoặc chứng từ in nội bộ, thiếu sao kê hay xác nhận của ngân hàng, giao dịch đó khó được chứng minh đã thực hiện.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp lập ủy nhiệm chi để thanh toán một hóa đơn 6 triệu đồng, nhưng hồ sơ chỉ có bản in lệnh chuyển tiền mà không có sao kê hoặc xác nhận ngân hàng. Trường hợp này thường khó chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt đã hoàn tất.
III. Một số trường hợp dễ nhầm khi áp dụng ngưỡng 05 triệu đồng
1. Mua nhiều lần trong cùng một ngày
Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, thì vẫn cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Cần lưu ý tổng giá trị trong ngày, không chỉ nhìn từng hóa đơn riêng lẻ.
2. Thanh toán qua người lao động hoặc bên thứ ba
- Cần có quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản hoặc theo quy chế tài chính/quy chế nội bộ đối với người lao động.
- Người được ủy quyền vẫn cần thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
- Sau đó, cơ sở kinh doanh cần thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt.
- Hồ sơ nên tách rõ: chứng từ mua hàng, chứng từ người được ủy quyền đã thanh toán, và chứng từ doanh nghiệp hoàn trả.
IV. Checklist ngắn để tự rà hồ sơ
- Có hóa đơn GTGT hợp lệ.
- Có ủy nhiệm chi/lệnh chi theo mẫu của ngân hàng.
- Có chứng từ ngân hàng hoặc sao kê thể hiện giao dịch đã hoàn tất.
- Nội dung thanh toán đối chiếu được với hóa đơn.
- Không dùng bản scan tự in làm căn cứ duy nhất.
- Nếu thanh toán qua người lao động hoặc bên thứ ba, cần giữ đủ từng lớp chứng từ.
Lưu ý quan trọng
Ủy nhiệm chi là một phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt được công nhận. Tuy nhiên, việc nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không phải là căn cứ an toàn để thay thế chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
