Để chứng từ thanh toán qua ủy nhiệm chi cho hóa đơn trên 5 triệu đồng được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ các hồ sơ, giấy tờ theo quy định pháp lý mới nhất từ ngày 01/7/2025.
I. Hồ sơ chứng từ bắt buộc
- Hóa đơn GTGT hợp lệ:
- Phải đầy đủ các thông tin: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán.
- Ghi rõ số lượng, đơn giá, tổng tiền (từ 5 triệu đồng trở lên), thuế suất và tiền thuế.
- Ngày lập hóa đơn phải rõ ràng.
- Ủy nhiệm chi gốc hoặc bản sao có xác nhận của ngân hàng:
- Phải thể hiện tên tài khoản người chuyển (bên mua) và người thụ hưởng (bên bán).
- Số tiền và ngày giao dịch phải khớp với hóa đơn.
- Nội dung ghi rõ mục đích thanh toán, ví dụ: “Thanh toán hóa đơn số…”.
- Sao kê ngân hàng xác nhận giao dịch hoàn tất:
- Chứng minh tiền đã chuyển từ tài khoản của doanh nghiệp mua hàng sang tài khoản doanh nghiệp bán.
- Ngân hàng xác nhận tính hợp lệ của giao dịch.
II. Trường hợp thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba
- Hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền: Phải thể hiện thông tin bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền; mục đích, giá trị, phương thức thanh toán; chữ ký xác nhận của các bên và đóng dấu nếu là tổ chức.
- Quy định trong quy chế tài chính nội bộ hoặc hợp đồng mua bán (nếu có liên quan).
III. Yêu cầu đối chiếu hồ sơ và chứng từ
- Thông tin tài khoản, tên đơn vị, số tiền, ngày giao dịch phải khớp nhau giữa hóa đơn, ủy nhiệm chi và sao kê ngân hàng.
Ví dụ thực tế
Công ty A thanh toán hóa đơn 8 triệu đồng cho Công ty B ngày 10/7/2025 bằng ủy nhiệm chi. Hồ sơ hợp lệ gồm:
- Hóa đơn GTGT số 001 (ngày 10/7/2025, giá trị 8.000.000đ).
- Ủy nhiệm chi ngân hàng ghi: “Chuyển tiền thanh toán hóa đơn số 001 cho Công ty B”, từ tài khoản A sang B, ngày 11/7/2025.
- Sao kê ngân hàng xác nhận giao dịch hoàn tất.
- Nếu sử dụng bên C để ủy quyền chuyển tiền: Cần có hợp đồng ủy quyền với chữ ký xác nhận của Công ty A và bên C.
Lưu ý quan trọng
- Không chấp nhận ủy nhiệm chi tự in, bản scan không có xác nhận ngân hàng.
- Thanh toán qua cá nhân hoặc tổ chức trung gian không hợp pháp sẽ bị mất quyền khấu trừ thuế.
- Thời hạn lưu trữ hồ sơ chứng từ ít nhất 10 năm.
