Không bị loại khấu trừ thuế GTGT chỉ vì thiếu hợp đồng mua bán trong mọi trường hợp. Điểm quan trọng là doanh nghiệp cần có hóa đơn GTGT hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), trừ trường hợp đặc thù theo quy định. Riêng giao dịch trả chậm, trả góp, hợp đồng mua bán bằng văn bản là hồ sơ quan trọng làm căn cứ khấu trừ và chứng minh giao dịch.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Hợp đồng mua bán | Khả năng khấu trừ thuế GTGT | Điểm cần giữ hồ sơ |
|---|---|---|---|
| Mua trả ngay, thanh toán ngay qua ngân hàng | Không phải điều kiện bắt buộc chung trong mọi trường hợp | Có thể được khấu trừ nếu chứng minh được giao dịch thực tế | Hóa đơn, sao kê ngân hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập/xuất kho, nghiệm thu, đối chiếu công nợ |
| Mua trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng trở lên | Cần có hợp đồng bằng văn bản | Được khấu trừ tạm thời nếu chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng | Hóa đơn, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
Từ ngày 01/07/2025, ngưỡng áp dụng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ là từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT.
II. Khi nào hóa đơn vẫn được khấu trừ dù không có hợp đồng?
1. Mua trả ngay, thanh toán ngay qua ngân hàng
Thiếu hợp đồng không tự động mất quyền khấu trừ. Cơ quan thuế thường yêu cầu chứng minh giao dịch là có thật.
- Cần có hóa đơn GTGT hợp lệ.
- Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị mua vào từ 05 triệu đồng trở lên.
- Nếu không có hợp đồng, hồ sơ nên có thêm biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho/xuất kho, biên bản nghiệm thu, sao kê ngân hàng, chứng từ đối chiếu với hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp mua hàng, thanh toán ngay qua ngân hàng, có hóa đơn GTGT hợp lệ, kèm biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho. Trường hợp này vẫn có cơ sở chứng minh giao dịch thực tế dù không có hợp đồng mua bán.
Lưu ý quan trọng
Nhiều doanh nghiệp chỉ giữ hóa đơn và ủy nhiệm chi, nhưng thiếu chứng từ giao nhận hoặc nhập kho. Khi thanh tra, phần này dễ bị kiểm tra.
2. Mua trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng trở lên
Với giao dịch trả chậm, trả góp, doanh nghiệp cần có đầy đủ căn cứ để theo dõi thời hạn thanh toán và xử lý kê khai đúng kỳ.
- Có hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản.
- Có hóa đơn GTGT hợp lệ.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp được khấu trừ tạm thời.
- Nếu đến thời điểm thanh toán mà chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì cần kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ vào kỳ phát sinh nghĩa vụ thanh toán.
Điểm dễ bị truy thu: doanh nghiệp đã khấu trừ trước, nhưng đến hạn thanh toán lại không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mà không điều chỉnh giảm.
III. Những điểm thường nhầm lẫn khi xét điều kiện khấu trừ
1. Ngưỡng 05 triệu đồng được tính thế nào?
- Ngưỡng áp dụng là từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT.
- Áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ mua vào của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Mua nhiều lần trong cùng một ngày mà tổng giá trị đạt từ 05 triệu đồng trở lên cũng thuộc diện cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Không có hợp đồng thì rủi ro nằm ở đâu?
Thiếu hợp đồng không đương nhiên mất quyền khấu trừ trong giao dịch trả ngay, nhưng làm tăng rủi ro chứng minh. Hồ sơ chỉ có hóa đơn và chuyển khoản, trong khi không có tài liệu thể hiện dòng hàng hoặc dịch vụ thực tế.
- Thiếu biên bản giao nhận, nghiệm thu hoặc phiếu kho.
- Không có đối chiếu công nợ khớp với hóa đơn và sao kê ngân hàng.
- Giao dịch giá trị lớn, phát sinh thường xuyên nhưng hồ sơ quá mỏng.
3. Có ngoại lệ nào với chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không?
Có một số trường hợp đặc thù được khấu trừ mà không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, chỉ nên đối chiếu đúng từng trường hợp cụ thể theo quy định, không áp dụng rộng cho mọi hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên.
IV. Checklist hồ sơ để hạn chế bị loại khấu trừ
Để hạn chế bị loại khấu trừ khi không có hợp đồng mua bán, hồ sơ cần kiểm tra:
- Hóa đơn GTGT hợp lệ.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Biên bản giao nhận hàng hóa hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nếu có hàng hóa.
- Sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi, chứng từ đối chiếu công nợ.
- Hồ sơ thể hiện giao dịch thực tế phù hợp với nội dung trên hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp có hóa đơn trên 5 triệu đồng, đã chuyển khoản đầy đủ nhưng tiền được nộp tiền mặt vào tài khoản người bán hoặc không có chứng từ giao nhận. Đây là lỗi phổ biến có rủi ro bị bác khấu trừ khi kiểm tra.
Lưu ý quan trọng
Với hồ sơ mua trả chậm, trả góp, không nên bỏ sót hợp đồng và phụ lục hợp đồng. Với hồ sơ mua trả ngay không có hợp đồng, cần gia cố chứng từ giao nhận và chứng minh dòng hàng, dòng tiền khớp nhau để giảm rủi ro giải trình.
