Khi phát hiện sai sót về thuế giá trị gia tăng (VAT) trên hóa đơn điện tử đã phát hành, các bên cần thực hiện điều chỉnh theo đúng quy trình của pháp luật hiện hành để đảm bảo tính hợp lệ và tránh các rủi ro về thuế. Quy trình này được áp dụng thống nhất theo các quy định mới nhất.
I. Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót
1. Lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh
- Trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
- Bắt buộc: Áp dụng đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ/cá nhân kinh doanh. Văn bản này phải được lưu giữ tại đơn vị để giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Không bắt buộc: Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc điều chỉnh mà không cần lập văn bản thỏa thuận.
2. Xuất hóa đơn điều chỉnh
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã có sai sót.
- Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
- Nội dung điều chỉnh giá trị: Điều chỉnh tăng ghi dấu dương (+), điều chỉnh giảm ghi dấu âm (-) đúng với thực tế thay đổi.
3. Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số và gửi trực tiếp hóa đơn điều chỉnh cho người mua.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó mới gửi cho người mua.
4. Kê khai thuế
- Cả người bán và người mua thực hiện kê khai số liệu trên hóa đơn điều chỉnh vào kỳ tính thuế hiện tại mà hóa đơn điều chỉnh được phát hành.
- Lưu ý: Không thực hiện kê khai bổ sung, sửa đổi cho tờ khai của kỳ phát sinh hóa đơn gốc.
Ví dụ thực tế
- Hóa đơn gốc số 123 lập ngày 20/06/2025 ghi sai thuế suất VAT 10% (đúng là 8%).
- Văn bản thỏa thuận được lập ngày 01/07/2025 để ghi nhận sai sót.
- Hóa đơn điều chỉnh được lập ngày 01/07/2025, ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số 123 ngày 20/06/2025”. Phần tiền thuế và tổng tiền thanh toán sẽ ghi giá trị âm (-) tương ứng với chênh lệch 2% thuế suất.
- Kê khai thuế: Người bán và người mua sẽ kê khai số liệu điều chỉnh giảm này trên tờ khai thuế GTGT của kỳ tính thuế tháng 7/2025 (hoặc Quý 3/2025).
II. Những điểm quan trọng cần lưu ý
- Không hủy hóa đơn đã phát hành: Hóa đơn điện tử có sai sót sẽ không bị hủy. Thay vào đó, chỉ được áp dụng một trong hai hình thức là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
- Điều chỉnh cho nhiều hóa đơn: Nếu trong cùng một tháng phát sinh nhiều hóa đơn lập sai cùng một nội dung cho cùng một khách hàng, người bán được phép lập một hóa đơn điều chỉnh duy nhất cho tất cả các hóa đơn đó, kèm theo bảng kê chi tiết.
- Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua: Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế và các thông tin khác đều đúng, người bán không cần lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Thay vào đó, chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
- Thời hạn lưu trữ: Toàn bộ hồ sơ liên quan (hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản thỏa thuận, bảng kê…) phải được lưu trữ an toàn trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
