Việc kê khai thuế GTGT đối với hàng hóa bị trả lại được thực hiện bằng cách điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT tại kỳ phát sinh việc trả lại hàng, tuân thủ các quy định về hóa đơn, thời điểm kê khai và thuế suất.
I. Nguyên tắc chung
Khi hàng hóa đã mua bị trả lại, việc kê khai thuế GTGT được thực hiện theo nguyên tắc điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT tương ứng tại kỳ tính thuế phát sinh việc trả lại hàng, không phải kê khai điều chỉnh tại kỳ thuế của hóa đơn gốc.
II. Trách nhiệm và hình thức lập hóa đơn
1. Trách nhiệm lập hóa đơn
Việc lập hóa đơn phụ thuộc vào đối tượng trả lại hàng, cụ thể:
- Bên mua là doanh nghiệp, tổ chức: Khi trả lại hàng, bên mua phải xuất hóa đơn trả lại hàng cho bên bán. Hóa đơn này là căn cứ để hai bên kê khai điều chỉnh.
- Bên mua là cá nhân không kinh doanh: Hai bên lập biên bản hoặc thỏa thuận về việc trả hàng. Dựa vào đó, bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã lập ban đầu.
- Biên bản cần ghi rõ số hóa đơn gốc, giá trị hàng hóa và được hai bên ký, làm căn cứ để bên bán lập hóa đơn điều chỉnh.
2. Hình thức hóa đơn
Người bán có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh giảm cho hóa đơn gốc, trên hóa đơn ghi số lượng hàng hóa trả lại, giá bán, thuế suất và tiền thuế GTGT tương ứng.
- Lập hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn gốc, trong đó số lượng hàng hóa đã trừ đi số lượng bị trả lại. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
III. Cách thức kê khai thuế
Việc kê khai được thực hiện tại kỳ thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại hàng, phù hợp với quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Đối với bên bán (bên nhận lại hàng): Kê khai điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra tương ứng với hàng bán bị trả lại. Dữ liệu được điều chỉnh giảm trên các chỉ tiêu tương ứng với thuế suất (ví dụ: chỉ tiêu 30, 31, 32, 33) trên tờ khai thuế GTGT.
- Đối với bên mua (bên trả lại hàng): Kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Dữ liệu được điều chỉnh giảm trên các chỉ tiêu mua vào (ví dụ: chỉ tiêu 23, 24, 25) trên tờ khai thuế GTGT.
IV. Thuế suất và nội dung hóa đơn
Hóa đơn trả lại hàng phải ghi đầy đủ các nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thuế suất trên hóa đơn điều chỉnh phải đúng bằng thuế suất trên hóa đơn gốc.
Ví dụ thực tế
Hàng hóa được mua khi đang áp dụng chính sách giảm thuế GTGT xuống 8%, nhưng được trả lại vào thời điểm chính sách đã hết hiệu lực (thuế suất quay về 10%), thì hóa đơn trả lại hàng vẫn áp dụng mức thuế suất 8% như hóa đơn gốc,
Lưu ý quan trọng
Việc kê khai điều chỉnh giảm thuế đầu vào (bên mua) hoặc giảm doanh thu (bên bán) có thể làm tăng số thuế GTGT phải nộp trong kỳ. Doanh nghiệp cần thực hiện kê khai kịp thời và chính xác để tránh rủi ro phát sinh tiền chậm nộp thuế.
