Khi hàng hóa bị trả lại, cách xử lý kê khai thuế GTGT phụ thuộc vào chủ thể lập hóa đơn và thời điểm nhận/phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Từ 01/06/2025, trường hợp thông thường là người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm; bên bán kê khai giảm doanh thu và giảm thuế GTGT đầu ra vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, bên mua kê khai giảm doanh số mua và giảm thuế GTGT đầu vào vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Nhiều doanh nghiệp vẫn quen điều chỉnh về kỳ gốc, nhưng đây là điểm dễ sai.
I. Bảng tra cứu nhanh cách kê khai
| Vấn đề | Cách xử lý |
|---|---|
| Chủ thể lập hóa đơn khi trả lại hàng | Thông thường người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm. |
| Trường hợp người mua lập hóa đơn | Khi các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn điện tử trả lại hàng cho người bán; hoặc hàng hóa là tài sản thuộc diện đăng ký quyền sở hữu/quyền sử dụng, đã đăng ký theo tên người mua và người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. |
| Kỳ kê khai của bên bán | Kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, đồng thời giảm doanh thu bán ra và giảm thuế GTGT đầu ra. |
| Kỳ kê khai của bên mua | Kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh, đồng thời giảm doanh số mua vào và giảm thuế GTGT đầu vào. |
| Thuế suất áp dụng | Dùng thuế suất của hóa đơn gốc. |
| Tờ khai sử dụng | Mẫu số 01/GTGT. |
| Hồ sơ cần có | Biên bản hoặc thỏa thuận trả hàng kèm hóa đơn điều chỉnh/hoặc hóa đơn trả lại hàng theo đúng trường hợp áp dụng. |
Mốc cần nhớ: từ 01/06/2025, trọng tâm là kê khai theo kỳ phát sinh hoặc kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh, không mặc định quay về kỳ gốc chỉ vì có phát sinh trả lại hàng.
II. Ai lập hóa đơn và kê khai vào kỳ nào?
1. Chủ thể lập hóa đơn
- Trường hợp thông thường: người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
- Nếu có thỏa thuận giữa các bên: người mua có thể lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.
- Nếu hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: khi tài sản đã đăng ký theo tên người mua và người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
2. Kỳ kê khai của từng bên
- Bên bán: kê khai giảm tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
- Bên mua: kê khai giảm tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
- Nguyên tắc thường gặp: việc trả hàng không đương nhiên kéo theo điều chỉnh về kỳ kê khai gốc.
Lưu ý
Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh và thời điểm bên mua nhận được hóa đơn. Nếu lệch kỳ kê khai, hồ sơ dễ bị hỏi khi đối chiếu tờ khai và hóa đơn điện tử.
III. Kê khai trên tờ khai 01/GTGT như thế nào?
1. Bên bán kê khai giảm ở đâu?
Bên bán kê khai giảm tại các chỉ tiêu doanh thu bán ra theo mức thuế suất tương ứng trên tờ khai 01/GTGT, thực tế thường dùng nhóm chỉ tiêu 29-33. Nội dung giảm phải bám đúng giá trị điều chỉnh, mức thuế suất và nội dung của hóa đơn gốc.
2. Bên mua kê khai giảm ở đâu?
Bên mua kê khai giảm tại các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ mua vào trên tờ khai 01/GTGT, thực tế thường dùng nhóm chỉ tiêu 23-25. Lỗi phổ biến là chỉ giảm giá trị mua vào mà quên giảm phần thuế GTGT đầu vào tương ứng.
| Bên kê khai | Tờ khai | Nhóm chỉ tiêu thực tế thường dùng | Nội dung điều chỉnh |
|---|---|---|---|
| Bên bán | 01/GTGT | 29-33 | Giảm doanh thu bán ra, giảm thuế GTGT đầu ra |
| Bên mua | 01/GTGT | 23-25 | Giảm doanh số mua vào, giảm thuế GTGT đầu vào |
Ví dụ
Một doanh nghiệp bán hàng, sau đó khách trả lại một phần hàng. Nếu thuộc trường hợp thông thường, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Bên bán đưa phần điều chỉnh vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh; bên mua đưa vào kỳ nhận được hóa đơn. Doanh nghiệp thường gặp sai sót khi hai bên nhận chứng từ không cùng thời điểm nhưng lại kê khai cùng một kỳ cho thuận hồ sơ.
IV. Hồ sơ cần giữ và các mốc thời gian dễ bị quên
1. Hồ sơ làm căn cứ trả lại hàng
- Biên bản hoặc thỏa thuận trả lại hàng giữa các bên.
- Hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn trả lại hàng theo đúng trường hợp áp dụng.
- Kê khai điều chỉnh trên tờ khai thuế GTGT theo kỳ tương ứng.
Biên bản/thỏa thuận trả hàng thường bị bỏ sót. Khi thanh tra, cơ quan thuế thường hỏi căn cứ chứng minh lý do trả hàng và căn cứ lập hóa đơn điều chỉnh.
2. Thuế suất, thời hạn kê khai và rủi ro chậm nộp
- Thuế suất điều chỉnh: dùng theo hóa đơn gốc, kể cả khi thời điểm trả lại hàng rơi vào lúc chính sách thuế suất đã thay đổi.
- Khai bổ sung hồ sơ khai thuế: trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ có sai sót.
- Thời hạn nộp tờ khai GTGT theo tháng: chậm nhất ngày 20 tháng sau.
- Thời hạn nộp tờ khai GTGT theo quý: chậm nhất ngày cuối tháng đầu quý sau.
- Mức phạt chậm nộp tờ khai: cảnh cáo nếu chậm 1-5 ngày có tình tiết giảm nhẹ; 2-5 triệu đồng nếu chậm 1-30 ngày; 5-8 triệu đồng nếu chậm 31-60 ngày, và còn có các khung cao hơn tùy mức độ.
Checklist ngắn: kiểm tra đúng người lập hóa đơn, đúng kỳ kê khai của từng bên, đúng thuế suất theo hóa đơn gốc, đủ biên bản/thỏa thuận trả hàng và kê khai trên mẫu 01/GTGT.
Nếu bạn đang xử lý hồ sơ trả lại hàng, Thuận Thiên khuyến nghị nên đối chiếu cùng lúc hóa đơn gốc – hóa đơn điều chỉnh – biên bản trả hàng – tờ khai 01/GTGT để tránh lệch dữ liệu giữa hai bên.
