Hợp đồng ký bằng chữ ký scan không đương nhiên có giá trị pháp lý như chữ ký tay hoặc chữ ký số, nhưng cũng không vì vậy mà tự động vô hiệu. Giá trị của hợp đồng sẽ được xem xét dựa trên điều kiện có hiệu lực của giao dịch và khả năng chứng minh ý chí chấp thuận của các bên. Nhiều bên ký scan để xử lý nhanh hồ sơ, nhưng khi có tranh chấp, phương thức này thường bị nghi ngờ đầu tiên vì dễ sao chép, khó xác thực người ký và khó chứng minh tài liệu không bị chỉnh sửa.
Nói ngắn gọn, nếu hợp đồng không thuộc trường hợp cần công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc phải tuân thủ hình thức đặc biệt khác, và các bên vẫn chứng minh được đã đồng ý giao kết, thì hợp đồng vẫn có thể được công nhận hiệu lực. Ngược lại, nếu pháp luật có yêu cầu riêng về hình thức, chữ ký scan không thay thế được yêu cầu đó.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Vấn đề | Kết luận cần hiểu đúng |
|---|---|
| Chữ ký scan là gì? | Là hình ảnh số hóa từ chữ ký tay, thường là file ảnh hoặc phần hình ảnh chèn vào văn bản. |
| Có phải chữ ký điện tử không? | Không đương nhiên là chữ ký điện tử chỉ vì xuất hiện trong tài liệu điện tử. |
| Có giá trị như chữ ký số không? | Không mặc nhiên tương đương, vì không đáp ứng sẵn các yêu cầu kỹ thuật và độ tin cậy như chữ ký điện tử an toàn hoặc chữ ký số. |
| Hợp đồng ký scan có vô hiệu ngay không? | Không đương nhiên vô hiệu nếu vẫn đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự và chứng minh được sự chấp thuận của các bên. |
| Khi nào dễ rủi ro? | Khi phát sinh tranh chấp về người ký, nội dung bị sửa, thời điểm ký hoặc việc có thật sự đồng ý hay không. |
| Khi nào không thể chỉ dùng chữ ký scan? | Khi hợp đồng thuộc loại cần công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc phải theo hình thức đặc biệt theo quy định tương ứng. |
Điểm mấu chốt: chữ ký scan chủ yếu là vấn đề chứng minh, không phải cứ có scan là hợp lệ, cũng không phải cứ scan là vô hiệu.
II. Giá trị pháp lý của hợp đồng ký bằng chữ ký scan
1. Chữ ký scan không tự động được xem như chữ ký điện tử
Chữ ký scan khác với chữ ký điện tử. Chữ ký scan chỉ là hình ảnh quét từ chữ ký tay, còn chữ ký điện tử là dữ liệu điện tử được tạo lập để xác nhận người ký và sự chấp thuận của họ đối với thông điệp dữ liệu. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng.
Vì vậy, không nên đồng nhất chữ ký scan với chữ ký điện tử hoặc chữ ký số. Nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng chỉ cần dán ảnh chữ ký vào file hợp đồng là đã đủ giá trị như ký số.
2. Hợp đồng vẫn có thể được xem xét có hiệu lực
Hợp đồng dùng chữ ký scan vẫn được xem xét trước hết theo các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự. Nếu chủ thể có năng lực, tự nguyện, mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm, đồng thời chứng minh được ý chí chấp thuận của các bên, thì hợp đồng vẫn có thể được công nhận.
Nhiều bên chỉ lưu file PDF có ảnh chữ ký nhưng không giữ lại email chấp thuận, lịch sử gửi nhận hoặc trao đổi xác nhận. Khi có tranh chấp, tài liệu đó thường có giá trị chứng minh yếu hơn đáng kể so với chữ ký điện tử an toàn hoặc chữ ký số.
Ví dụ thực tế
Một bên gửi hợp đồng qua email, bên còn lại ký scan rồi gửi lại, đồng thời có email thể hiện rõ nội dung đồng ý giao kết. Trường hợp này, ngoài file hợp đồng, chính chuỗi email và lịch sử trao đổi là lớp chứng cứ rất quan trọng để chứng minh việc chấp thuận.
Lưu ý quan trọng
- Nếu các bên đã thống nhất dùng cách ký scan hoặc bên nhận đã chấp nhận cách thức này, tài liệu có thể được dùng làm căn cứ chứng minh giao kết hợp đồng.
- Nếu bên ký sau cùng đã ký vào văn bản hoặc chấp nhận bằng hình thức khác thể hiện trên văn bản, có thể xác định thời điểm giao kết theo quy định tương ứng của Bộ luật Dân sự.
- Nếu tranh chấp xoay quanh việc ai là người ký, có thật sự đồng ý hay không hoặc tài liệu có bị chỉnh sửa không, chữ ký scan thường bất lợi hơn về mặt chứng minh.
III. Những trường hợp cần đặc biệt cẩn trọng
1. Hợp đồng có yêu cầu về hình thức riêng
Nếu hợp đồng thuộc loại pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc phải tuân thủ hình thức đặc biệt khác, thì cần đáp ứng đúng hình thức đó. Chữ ký scan không thay thế được yêu cầu pháp lý riêng của từng loại giao dịch.
Cần lưu ý: hợp đồng có thể đúng về nội dung nhưng vẫn phát sinh rủi ro nếu hình thức là điều kiện được đặt ra cho loại giao dịch đó.
2. Chỉ có bản scan của hợp đồng giấy
Nếu chỉ có bản scan của hợp đồng giấy, bản scan này thường chủ yếu có giá trị lưu trữ, tham khảo hoặc chứng minh. Nó không đương nhiên thay thế bản gốc trong mọi trường hợp, trừ khi đáp ứng điều kiện pháp luật tương ứng hoặc đã được chứng thực, chuyển đổi hợp lệ.
Một số doanh nghiệp cho rằng cứ scan là thành bản điện tử hoàn chỉnh. Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu còn gắn với yêu cầu về tính toàn vẹn, khả năng truy cập, ký hiệu xác nhận đã được chuyển đổi; một số trường hợp còn cần chữ ký số theo quy định tương ứng.
IV. Cách giảm rủi ro khi đang dùng chữ ký scan
Nếu vẫn đang giao dịch theo cách này, bạn nên tách rõ các lớp chứng cứ đi kèm để giảm tranh chấp. Điều này rất quan trọng khi cần chứng minh hợp đồng đã được giao kết và thực hiện.
| Lớp chứng cứ | Ý nghĩa thực tế |
|---|---|
| Email gửi hợp đồng và email phản hồi chấp thuận | Thể hiện quá trình gửi nhận và ý chí đồng ý của các bên. |
| Lịch sử trao đổi qua hệ thống nội bộ hoặc ứng dụng làm việc | Hỗ trợ xác định người xử lý, thời điểm và nội dung thống nhất. |
| Biên bản giao nhận, hóa đơn, chứng từ thực hiện hợp đồng | Chứng minh hợp đồng đã được triển khai trên thực tế. |
| Xác nhận thanh toán | Thể hiện việc thực hiện nghĩa vụ theo thỏa thuận. |
| Dữ liệu kỹ thuật về thời điểm gửi/nhận file | Hỗ trợ làm rõ thời gian và quá trình trao đổi tài liệu. |
Giải pháp an toàn hơn vẫn là sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số đúng quy định. Nếu bạn đang chuẩn hóa hồ sơ nội bộ, bạn nên rà soát lại quy trình ký, lưu trữ email, lịch sử giao dịch và tài liệu thực hiện hợp đồng để tránh rủi ro chứng minh về sau.
