Nếu hợp đồng ký trước 1/7/2025 là 10%, nhưng sau đó VAT giảm xuống 8% thì hợp đồng điều chỉnh thế nào?

Nếu hợp đồng ký trước thời điểm giảm thuế đang ghi VAT 10%, nhưng hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được giảm và hóa đơn lập từ 01/7/2025, thì phần đủ điều kiện thường áp dụng VAT 8%. Nhiều doanh nghiệp dễ nhầm lẫn khi nhìn vào ngày ký hợp đồng. Thực tế, thời điểm lập hóa đơn và thời điểm xác định thuế mới là căn cứ quyết định thuế suất. Hợp đồng gốc thường không cần sửa chỉ vì thuế suất thay đổi, nhưng nên có phụ lục hoặc văn bản thỏa thuận để chốt lại giá thanh toán, nhất là khi hợp đồng ghi giá đã bao gồm VAT.

Mốc cần nhớ: phần hàng hóa, dịch vụ có thời điểm xác định thuế hoặc lập hóa đơn từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026 và thuộc diện được giảm thì áp dụng 8%; phần đã lập hóa đơn hoặc đã đến thời điểm xác định thuế trước 01/7/2025 vẫn tính 10%.

I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý hợp đồng và thuế suất

II. Bản chất của việc điều chỉnh: nhìn hóa đơn và thời điểm tính thuế, không nhìn ngày ký hợp đồng

Vướng nhất ở chỗ này là thuế suất GTGT không đi theo ngày ký hợp đồng. Với tình huống đang hỏi, nếu việc giao hàng, nghiệm thu hoặc lập hóa đơn rơi vào giai đoạn được giảm thuế, thì phần đó đi theo mức 8% nếu hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được giảm.

Trên thực tế, sai sót thường gặp là kế toán giữ nguyên mức 10% trên toàn bộ hồ sơ khi hợp đồng ký từ trước. Cách làm an toàn là tách từng phần công việc hoặc từng lần bàn giao để xác định đúng:

• Phần phát sinh trước 01/7/2025: áp dụng 10%.
• Phần phát sinh từ 01/7/2025 và đủ điều kiện giảm thuế: áp dụng 8%.
• Hợp đồng nhiều đợt: mỗi đợt xét riêng theo thời điểm giao hàng, nghiệm thu, lập hóa đơn.

Ví dụ thực tế

Một hợp đồng dịch vụ ký từ trước với thuế suất ghi nhận là 10%, nhưng đến sau 01/7/2025 mới nghiệm thu và xuất hóa đơn. Nếu dịch vụ này thuộc nhóm được giảm thuế, hóa đơn của phần nghiệm thu sau mốc này sẽ tính 8%, không giữ 10% chỉ vì hợp đồng ký sớm hơn.

III. Có cần sửa hợp đồng không và nên sửa thế nào

Thông thường không có quy định buộc phải sửa hợp đồng gốc chỉ vì thuế suất thay đổi. Tuy nhiên, vấn đề thường phát sinh ở khâu thanh toán nếu hợp đồng không quy định rõ giá trước thuế hay giá đã gồm thuế, dễ dẫn đến tranh cãi phần chênh lệch 2%.

1. Trường hợp hợp đồng ghi giá chưa bao gồm VAT

Đây là trường hợp dễ xử lý hơn. Giá trị trước thuế thường giữ nguyên, còn VAT trên hóa đơn áp theo 8% cho phần đủ điều kiện. Nhiều hồ sơ thực tế có thể xuất hóa đơn đúng thuế suất mà không nhất thiết sửa hợp đồng gốc.

2. Trường hợp hợp đồng ghi giá đã bao gồm VAT

Trường hợp này nên có phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận bổ sung để làm rõ:

• Giá thanh toán sau khi thuế suất giảm.
• Giá trước thuế và tiền thuế GTGT tương ứng.
• Phần công việc nào áp 10%, phần nào áp 8% nếu hợp đồng kéo dài qua nhiều giai đoạn.

Nhiều doanh nghiệp chỉ sửa hóa đơn mà không sửa thỏa thuận thanh toán, dẫn đến thiếu căn cứ khi đối chiếu. Khi thanh tra, cơ quan thuế thường yêu cầu đối chiếu giữa hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu và hóa đơn.

Lưu ý quan trọng

Nên lưu cùng bộ hồ sơ: hợp đồng, phụ lục hoặc biên bản thỏa thuận, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Bộ này càng thống nhất thì càng dễ giải trình.

IV. Nếu đã xuất sai 10% thì xử lý hóa đơn ra sao

Nếu hóa đơn thuộc thời kỳ được giảm thuế mà vẫn ghi 10% trong khi hàng hóa, dịch vụ đủ điều kiện áp 8%, thì cần xử lý hóa đơn đã lập theo quy định về hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, sai sót thường gặp là chỉ sửa tiền thuế mà không lập đủ hồ sơ thỏa thuận với bên mua.

• Người bán có thể lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế.
• Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Nội dung điều chỉnh cần thể hiện rõ phần tăng/giảm thuế suất, tiền thuế.
• Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
• Bên bán và bên mua nên có văn bản thỏa thuận để thống nhất việc sửa sai và nghĩa vụ thanh toán.

Lưu ý: chính sách giảm từ 10% xuống 8% không áp dụng cho mọi hàng hóa, dịch vụ. Cần kiểm tra nhóm hàng hóa có thuộc diện được giảm hay không. Nếu thuộc nhóm bị loại trừ như viễn thông, tài chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, kim loại, sản phẩm khai khoáng (trừ than), hoặc hàng hóa dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt trừ trường hợp được cho phép, thì vẫn áp dụng mức thuế theo quy định tương ứng.

Lưu ý quan trọng

Việc chậm lập hóa đơn có thể bị xử phạt hành chính, mức phạt từ 500.000 – 1.500.000 đồng cho 01 số hóa đơn, và có thể cao hơn nếu vi phạm nhiều số. Do đó, nên kiểm tra lại thời điểm giao hàng, nghiệm thu và ngày hóa đơn trước khi kê khai để tránh bị truy thu hoặc phải sửa hồ sơ nhiều lần.