Với hóa đơn mua vào từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT), hồ sơ thường được chấp nhận để xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm hóa đơn GTGT hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu doanh nghiệp thanh toán qua Payoo, VNPay, ví điện tử, cổng thanh toán được cấp phép, chứng từ phù hợp là chứng từ xác nhận thanh toán điện tử hoặc chứng từ điện tử xác nhận giao dịch thành công hợp lệ, miễn là chứng minh được dòng tiền từ bên mua đến bên bán qua trung gian, hoặc từ tài khoản/ví của doanh nghiệp mua đến bên bán/thụ hưởng.
Mốc cần chú ý: từ 01/07/2025, giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT cần đối chiếu kỹ điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
I. Bảng tra cứu nhanh chứng từ được chấp nhận
| Loại chứng từ | Có thể dùng | Điểm cần đối chiếu |
|---|---|---|
| Xác nhận giao dịch điện tử từ Payoo, VNPay, ví điện tử, cổng thanh toán | Có | Tên đơn vị trung gian, mã giao dịch, ngày giao dịch, số tiền, bên trả tiền, bên thụ hưởng/bên bán, nội dung thanh toán hoặc căn cứ liên hệ với hóa đơn |
| Sao kê/biên nhận điện tử của ví điện tử, cổng thanh toán hoặc tài khoản liên kết | Có | Thể hiện giao dịch đã hoàn tất và khớp với hóa đơn GTGT |
| Sao kê tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp liên kết với trung gian thanh toán | Có thể dùng kèm | Chứng minh nguồn tiền thanh toán từ doanh nghiệp |
| Email/thông báo điện tử có xác thực | Có thể dùng | Phải lưu trữ, tra cứu được và thể hiện đủ thông tin giao dịch |
| Ảnh chụp màn hình không xác thực | Chưa nên coi là đủ điều kiện | Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm |
| Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán | Không được chấp nhận | Không phản ánh thanh toán không dùng tiền mặt đúng bản chất |
II. Điều kiện để hồ sơ dễ được chấp nhận khi khấu trừ thuế GTGT
1. Điều kiện cốt lõi
- Hóa đơn mua vào từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT).
- Có hóa đơn GTGT hợp lệ.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
- Bộ chứng từ chứng minh được giao dịch đi từ tài khoản/ví của doanh nghiệp mua đến bên bán/thụ hưởng, kể cả trường hợp đi qua trung gian thanh toán.
- Thông tin trên chứng từ thanh toán đối chiếu được với hóa đơn về số tiền, thời điểm, đối tác và nội dung thanh toán.
2. Trường hợp dễ bị loại khi kiểm tra hồ sơ
- Chứng từ không chứng minh được dòng tiền từ doanh nghiệp đến bên bán/thụ hưởng.
- Chỉ có ảnh chụp màn hình hoặc email không có chữ ký số/mã xác thực.
- Thanh toán từ tài khoản cá nhân không liên kết hoặc không chứng minh được là tài khoản thanh toán của doanh nghiệp.
- Thông tin giữa hóa đơn và chứng từ thanh toán không khớp (ví dụ tên bên bán hoặc số tiền).
- Chỉ thực hiện nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.
III. Hồ sơ nên giữ để đối chiếu thực tế
Khi kiểm tra, cơ quan thuế đặc biệt quan tâm đến việc đối chiếu giữa hóa đơn và chứng từ thanh toán điện tử. Vì vậy, bạn nên gom hồ sơ theo từng giao dịch để dễ xuất trình:
- Hóa đơn GTGT của giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ.
- Xác nhận giao dịch điện tử có mã giao dịch hoặc yếu tố xác thực.
- Biên nhận điện tử/sao kê điện tử từ Payoo, VNPay, ví điện tử, cổng thanh toán.
- Sao kê tài khoản ngân hàng liên kết của doanh nghiệp.
- Thông báo hoặc email xác nhận giao dịch có xác thực, nếu hệ thống có phát sinh.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp thanh toán hóa đơn đầu vào qua VNPay. Nếu bộ hồ sơ có hóa đơn GTGT, xác nhận giao dịch điện tử thành công kèm mã giao dịch và số tiền khớp hóa đơn, cùng sao kê tài khoản ngân hàng liên kết của doanh nghiệp, thì khả năng chứng minh điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt sẽ rõ ràng hơn.
Lưu ý quan trọng
- Hóa đơn dịch vụ của đơn vị trung gian thanh toán không phải là chứng từ thay thế cho chứng từ thanh toán của giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào.
- Nếu thuộc trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định tại Khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP thì điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xử lý theo ngoại lệ tương ứng.
- Trường hợp trả chậm, trả góp, dữ kiện thực tiễn cho thấy có thể phát sinh việc kê khai khấu trừ tạm theo quy định liên quan, nhưng về sau vẫn cần đối chiếu lại điều kiện thanh toán để tránh rủi ro điều chỉnh.
- Chứng từ điện tử cần được lưu trữ theo quy định kế toán, thuế để xuất trình khi kiểm tra.
