Trường hợp không truyền dữ liệu hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế trước 24h (ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn), doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành, đồng thời phải thực hiện các biện pháp khắc phục bắt buộc để đảm bảo tuân thủ.
I. Quy trình xử lý khi không truyền dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế đúng hạn
1. Xác định nguyên nhân và khắc phục ngay
- Lỗi kỹ thuật từ phía doanh nghiệp (mất kết nối, lỗi phần mềm):
- Ngừng phát hành hóa đơn mới cho đến khi hệ thống hoạt động lại.
- Truyền dữ liệu hóa đơn chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo khi sự cố được khắc phục.
- Lỗi từ hệ thống cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ:
- Lưu trữ toàn bộ dữ liệu hóa đơn phát sinh và truyền ngay dữ liệu khi hệ thống phục hồi.
2. Thông báo cho cơ quan thuế
- Gửi văn bản giải trình (qua cổng thông tin điện tử hoặc nộp trực tiếp) trong vòng 24 giờ kể từ khi phát hiện sự cố.
- Nội dung giải trình gồm: thời gian và phạm vi ảnh hưởng, biện pháp khắc phục đã thực hiện, cam kết truyền bổ sung dữ liệu hóa đơn.
3. Xử phạt vi phạm về truyền dữ liệu hóa đơn điện tử
| Thời gian chậm trễ | Mức phạt tiền |
|---|---|
| 1 – 5 ngày làm việc | 2 – 5 triệu đồng |
| 6 – 10 ngày làm việc | 5 – 8 triệu đồng |
| 11 ngày làm việc trở lên | 10 – 20 triệu đồng |
Biện pháp khắc phục hậu quả:
- Buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
- Nếu phát hiện gian lận, sửa đổi nội dung hóa đơn hoặc trốn thuế, cơ quan thuế sẽ xử lý theo quy định về quản lý thuế, có thể truy thu thuế thiếu, phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy mức độ vi phạm.
4. Giá trị pháp lý của hóa đơn
- Hóa đơn vẫn có hiệu lực nếu đã cung cấp cho người mua, nhưng phải bảo đảm truyền bổ sung dữ liệu.
- Cơ quan thuế sẽ kiểm tra chéo giữa hóa đơn đã phát hành và dữ liệu truyền nhận để xác thực tính hợp lệ.
Ví dụ thực tế
- Công ty X ngày 15/6/2025 gặp lỗi kết nối máy chủ, không truyền được 50 hóa đơn. Ngày 16/6, công ty gửi công văn thông báo sự cố, khắc phục xong lúc 10h00 và truyền dữ liệu ngay; nếu chậm 1 ngày làm việc, công ty có thể bị phạt từ 2 đến 5 triệu đồng tùy mức độ, tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng.
Lưu ý quan trọng
- Không được sửa chữa hoặc tạo mới hóa đơn sau khi đã truyền dữ liệu bổ sung.
- Lưu giữ đầy đủ nhật ký hệ thống và biên bản về sự cố để xuất trình khi có yêu cầu thanh tra kiểm tra.
- Doanh nghiệp phát hành từ 1 triệu hóa đơn/tháng trở lên bắt buộc phải kết nối trực tiếp với hệ thống cơ quan thuế.
