Xử lý hóa đơn điện tử từ máy tính tiền khi phát hiện sai sót là quy trình quan trọng, cần thực hiện đúng theo quy định pháp luật để tránh vi phạm và đảm bảo tính hợp lệ về thuế, kế toán.
I. Phân loại và xử lý hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có sai sót
1. Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua/cơ quan thuế
- Thực hiện hủy hóa đơn có sai sót và lập lại hóa đơn mới thay thế ngay trên hệ thống.
- Phải lập Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT), ký số và gửi lên cơ quan thuế cùng dữ liệu hóa đơn mới.
2. Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua/cơ quan thuế
- Sai thông tin không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế (ví dụ: tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế):
- Thông báo cho người mua về sai sót.
- Lập Thông báo giải trình gửi cơ quan thuế.
- Sai thông tin ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế (ví dụ: mã số thuế, thuế suất, số tiền, thông tin hàng hóa):
- Lập hóa đơn điều chỉnh từ máy tính tiền, ghi rõ nội dung điều chỉnh và liên kết với hóa đơn gốc.
- Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua và cơ quan thuế.
II. Trình tự thực hiện xử lý sai sót hóa đơn điện tử máy tính tiền
1. Xác định loại sai sót và thời điểm phát hiện
- Phân biệt hóa đơn đã gửi hay chưa gửi cho người mua/cơ quan thuế để áp dụng đúng quy trình xử lý.
2. Quy trình xử lý chi tiết
- Với hóa đơn chưa gửi: Hủy trên hệ thống (phần mềm meInvoice, MISA SME 2023 R8 hoặc phần mềm quản lý tương đương).
- Với hóa đơn đã gửi:
- Sử dụng chức năng “Thông báo sai sót HĐĐT Máy tính tiền” trong phần mềm iXHD để lập và gửi thông báo đến cơ quan thuế.
- Đính kèm hóa đơn điều chỉnh, nếu có phát sinh điều chỉnh nội dung liên quan nghĩa vụ thuế.
3. Đồng bộ kết quả phản hồi từ cơ quan thuế
- Kiểm tra thông tin phản hồi, thực hiện bổ sung nếu có yêu cầu từ phía cơ quan thuế.
Ví dụ thực tế
Cửa hàng A phát hiện hóa đơn bán hàng ngày 15/6/2025 ghi sai thuế suất 8% (đúng là 10%). Cửa hàng thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh thuế suất trên máy tính tiền, ghi nội dung: “Điều chỉnh thuế suất từ 8% lên 10%” và gửi cho khách hàng cùng cơ quan thuế kèm Thông báo sai sót.
Lưu ý quan trọng
- Không xóa hóa đơn đã phát hành khỏi hệ thống.
- Hóa đơn điều chỉnh phải sử dụng cùng mẫu số với hóa đơn gốc (máy tính tiền).
- Thời hạn gửi thông báo sai sót: Trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra/kiểm tra.
