Doanh nghiệp không tuân thủ về hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt theo từng hành vi cụ thể: không lập hóa đơn, lập hóa đơn không đúng thời điểm, không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, không chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Mức phạt không còn chung chung theo một lỗi – với một số hành vi trọng yếu, mức phạt được tính theo số lượng hóa đơn vi phạm.
Từ ngày 16/01/2026, các hành vi như không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm được ưu tiên áp dụng cơ chế phạt lũy tiến theo số lượng hóa đơn vi phạm.
I. Bảng tra cứu nhanh mức xử phạt
| Hành vi | Mức xử phạt | Lưu ý |
|---|---|---|
| Không lập 01 số hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ | 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng | Có thể bị buộc lập hóa đơn; nếu dẫn đến thiếu thuế, trốn thuế thì còn bị xử lý thêm về thuế |
| Không lập từ 02 số đến dưới 10 số hóa đơn | 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng | Áp dụng theo số lượng hóa đơn vi phạm |
| Không lập từ 10 số đến dưới 20 số hóa đơn | 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng | Doanh nghiệp thường lầm tưởng chỉ bị phạt 1 lần cho cả hành vi |
| Không lập từ 20 số đến dưới 50 số hóa đơn | 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng | Cơ quan thuế kiểm tra kỹ số lượng hóa đơn bị bỏ sót |
| Không lập từ 50 số hóa đơn trở lên | 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng | Mức phạt rất cao, ảnh hưởng trực tiếp đến rủi ro thuế |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm | Có thể bị cảnh cáo hoặc phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng (vi phạm 01 số hóa đơn); từ 100 số hóa đơn trở lên: 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng | Mức phạt tăng dần theo số lượng hóa đơn vi phạm |
| Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế | 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng | Ngoài tiền phạt, có thể bị buộc đăng ký |
| Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế; hoặc dùng hóa đơn từ máy tính tiền nhưng không kết nối, không chuyển dữ liệu | 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng | Lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm |
| Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế không đúng thời hạn | 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng | Phạt theo thời gian chậm và tính chất vi phạm |
| Cho, bán hóa đơn | 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng | Rủi ro cao hơn nhiều so với lỗi thủ tục thông thường |
II. Những hành vi doanh nghiệp hay bị xử phạt
1. Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Nhóm lỗi này bị xử lý nặng. Thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung kê khai doanh thu mà bỏ qua việc lập hóa đơn đúng từng giao dịch. Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương; hoặc tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất) có thể bị cảnh cáo hoặc áp dụng mức thấp hơn theo từng số lượng hóa đơn.
2. Lập hóa đơn không đúng thời điểm
Doanh nghiệp có thể vẫn xuất hóa đơn, nhưng xuất chậm so với thời điểm phải lập. Từ mốc áp dụng mới, hành vi này cũng xử lý theo số lượng hóa đơn vi phạm, không còn mức phạt cố định như trước.
3. Không đăng ký, chưa đủ điều kiện đã lập hóa đơn, không chuyển dữ liệu
Nhóm này thường phát sinh khi doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử nhưng hồ sơ, phương thức kết nối hoặc thủ tục với cơ quan thuế chưa hoàn chỉnh. Khi thanh tra, cơ quan thuế thường hỏi trước tiên: doanh nghiệp đã đăng ký đúng phương thức sử dụng hóa đơn điện tử chưa, dữ liệu đã chuyển đầy đủ và đúng hạn chưa.
4. Cho, bán hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp
Đây không còn là lỗi kỹ thuật thông thường. Ngoài mức phạt tiền cao, trường hợp nghiêm trọng có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự. Doanh nghiệp còn có nguy cơ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nếu thuộc diện rủi ro rất cao, có dấu hiệu trốn thuế, gian lận thuế hoặc lập hóa đơn phục vụ mục đích bán khống.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp bán hàng nhưng không lập 01 số hóa đơn theo quy định thì mức phạt là 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng. Nếu số lượng vi phạm tăng lên từ 50 số hóa đơn trở lên, mức phạt tăng lên 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng. Nếu để sai sót kéo dài qua nhiều kỳ, doanh nghiệp dễ bị truy thu.
III. Biện pháp khắc phục và điểm cần lưu ý khi áp dụng
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả như:
- Buộc lập hóa đơn theo đúng quy định
- Buộc hủy hóa đơn
- Buộc điều chỉnh dữ liệu
- Buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế
- Truy thu thuế, tính tiền chậm nộp nếu có phát sinh thiếu thuế, trốn thuế
Khi xác định mức xử phạt, cần ưu tiên văn bản còn hiệu lực và đúng nhóm hành vi. Với hành vi không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm, từ 16/01/2026 áp dụng theo quy định đã được sửa đổi; còn các hành vi như không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, lập hóa đơn khi chưa được chấp thuận, không chuyển dữ liệu vẫn xử lý theo điều khoản riêng.
Lưu ý quan trọng
Không nên tự gom nhiều lỗi thành một mức phạt chung. Khi một vụ việc có nhiều hóa đơn cùng loại vi phạm, cơ quan có thẩm quyền sẽ xác định theo đúng loại hành vi và số lượng hóa đơn của hành vi đó. Nên rà soát riêng từng nhóm lỗi để tránh hiểu nhầm khi tự ước tính rủi ro.
