Tìm hiểu quỹ lương là gì, cách xây dựng, quản lý và các quy định pháp lý mới nhất về quỹ tiền lương, quỹ dự phòng tiền lương trong doanh nghiệp.

Tóm tắt các ý chính

  • Khái niệm: Quỹ lương là tổng số tiền doanh nghiệp lập ra để trả lương, công và các khoản có tính chất lương cho người lao động.
  • Thành phần: Bao gồm quỹ lương chính (lương theo thời gian, sản phẩm, thưởng thường xuyên, phụ cấp) và quỹ lương phụ (lương nghỉ phép, nghỉ lễ, ngừng việc…).
  • Quy định pháp lý mới (DNNN): Nghị định 44/2025/NĐ-CP và Thông tư 003/2025/TT-BNV quy định chặt chẽ việc xác định và quản lý quỹ lương, gắn với năng suất và lợi nhuận.
  • Quỹ dự phòng tiền lương: Doanh nghiệp được trích lập tối đa 17% quỹ lương thực hiện (20% đối với doanh nghiệp mùa vụ) vào chi phí được trừ nếu không kinh doanh thua lỗ.
  • Lập kế hoạch: Quy trình lập kế hoạch quỹ lương cần dựa trên mục tiêu kinh doanh, số lượng lao động, mặt bằng thị trường và phải đảm bảo cân đối tài chính.
  • Quản lý hiệu quả: Cần chi đúng mục đích, minh bạch, tuân thủ pháp luật và sử dụng công nghệ để giảm sai sót.

Quản lý quỹ lương hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự, tuân thủ pháp luật và tạo động lực làm việc cho người lao động. Việc nắm vững các quy định về lập kế hoạch quỹ lương sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự và xây dựng được chế độ đãi ngộ hợp lý, từ đó thu hút và giữ chân nhân tài. Trong bối cảnh pháp luật liên tục cập nhật, điều này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về quỹ lương, từ khái niệm, cơ cấu, các quy định pháp lý mới nhất, cho đến cách xây dựng và quản lý hiệu quả dựa trên các văn bản có hiệu lực đến năm 2025.

Cơ sở pháp lý

I. Quỹ lương là gì? Vai trò và khái niệm liên quan

Quỹ lương (hay quỹ tiền lương) là tổng số tiền mà doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức lập ra theo quy định của pháp luật để chi trả tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất lương cho toàn bộ người lao động khi đến kỳ hạn trả lương. Đây là nguồn tài chính quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vận hành và tác động trực tiếp đến năng lực cạnh tranh cũng như hiệu quả kinh doanh.

Cần phân biệt với quỹ tiền lương thực hiện: Đây là tổng số tiền lương thực tế mà doanh nghiệp đã chi trả cho người lao động trong năm quyết toán, tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.

Vai trò của quỹ lương đối với doanh nghiệp và người lao động:

  • Đối với doanh nghiệp: Là công cụ kiểm soát chi phí nhân sự, hoạch định ngân sách tài chính, đánh giá hiệu quả sử dụng lao động và là cơ sở để tính các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) và thuế TNCN.
  • Đối với người lao động: Đảm bảo quyền lợi chính đáng, tạo động lực làm việc và sự gắn bó lâu dài. Một hệ thống quỹ lương minh bạch, công bằng sẽ góp phần nâng cao sự hài lòng, giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng năng suất lao động tổng thể.

II. Thành phần chi tiết cấu tạo quỹ tiền lương

Trong công tác kế toán, quỹ tiền lương được phân chia thành hai loại chính: quỹ lương chính và quỹ lương phụ.

1. Quỹ lương chính

Đây là khoản tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính, gắn liền trực tiếp với quá trình sản xuất, kinh doanh. Quỹ lương chính bao gồm:

  • Tiền lương cứng: Tiền lương tính theo thời gian (giờ, ngày, tháng), theo sản phẩm và tiền lương khoán.
  • Tiền lương theo thang bảng lương: Lương tháng, lương ngày theo quy định của nhà nước hoặc doanh nghiệp.
  • Tiền lương công nhật: Dành cho các lao động thời vụ.
  • Tiền thưởng có tính chất thường xuyên: Thưởng theo năng suất, KPI, hoa hồng, thưởng chuyên cần, thưởng tháng, quý.
  • Các khoản phụ cấp theo chế độ: Phụ cấp trách nhiệm, thâm niên, khu vực, làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại…
  • Các khoản khác: Tiền nhuận bút, tiền giảng dạy, tiền lương trả cho sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định.

2. Quỹ lương phụ

Đây là khoản tiền phải trả cho người lao động trong thời gian họ nghỉ nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ. Quỹ lương phụ không gắn trực tiếp với quá trình sản xuất.

  • Tiền lương trong thời gian nghỉ phép, nghỉ lễ, tết theo quy định của pháp luật lao động.
  • Tiền lương trong thời gian đi học, hội họp, thực hiện nghĩa vụ xã hội theo sự phân công hoặc quy định.
  • Tiền lương trong thời gian ngừng việc do nguyên nhân khách quan (thiếu nguyên liệu, hỏng hóc thiết bị…) theo Điều 99 Bộ luật Lao động 2019.
  • Tiền lương trong thời gian được điều động đi công tác, làm nhiệm vụ khác.
  • Các khoản phụ cấp đặc biệt cho lao động học nghề hoặc công tác ở điều kiện đặc biệt.
Quỹ lương - yếu tố cốt lõi trong quản lý doanh nghiệp: Quỹ lương là tổng chi phí chi trả tiền lương, phụ cấp, thưởng cho người lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, khả năng cạnh tranh và thu hút nhân tài.
Quỹ lương – yếu tố cốt lõi trong quản lý doanh nghiệp: Quỹ lương là tổng chi phí chi trả tiền lương, phụ cấp, thưởng cho người lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, khả năng cạnh tranh và thu hút nhân tài.

III. Quy định pháp lý mới nhất về quỹ lương 2025 (dành cho doanh nghiệp nhà nước)

Đối với các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% hoặc trên 50% vốn điều lệ, việc quản lý quỹ lương cần tuân thủ chặt chẽ các quy định tại Nghị định 44/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/04/2025) và Thông tư 003/2025/TT-BNV (hiệu lực từ 15/06/2025).

1. Nguyên tắc xác định quỹ lương kế hoạch

Quỹ tiền lương kế hoạch được xác định dựa trên đơn giá tiền lương ổn định và chỉ tiêu sản xuất kinh doanh kế hoạch hàng năm, đồng thời phải loại trừ các yếu tố khách quan ảnh hưởng đến năng suất lao động và lợi nhuận.

2. Các trường hợp điều chỉnh quỹ lương

  • Doanh nghiệp có lợi nhuận vượt kế hoạch: Được tăng thêm quỹ tiền lương. Cứ vượt 1% lợi nhuận, quỹ lương được tăng thêm tối đa 2%, nhưng tổng mức tăng không quá 20% phần lợi nhuận vượt và không quá 02 tháng lương bình quân.
  • Doanh nghiệp có lợi nhuận thấp hơn kế hoạch: Phải giảm trừ quỹ tiền lương tương ứng, nhưng vẫn phải đảm bảo quỹ lương không thấp hơn mức lương theo chế độ.
  • Doanh nghiệp không có lợi nhuận hoặc bị lỗ: Quỹ tiền lương được tính trên cơ sở số lao động thực tế và mức lương theo chế độ.

IV. Phương pháp xác định quỹ tiền lương

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, có các phương pháp xác định quỹ lương khác nhau.

1. Công thức tính quỹ lương cơ bản (áp dụng chung)

Công thức này được áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp:

Tổng quỹ lương = Tổng lương cơ bản + Tổng phụ cấp + Tổng thưởng + Tổng chi phí bảo hiểm và các khoản đóng góp bắt buộc

Trong đó, các khoản đóng góp bắt buộc của doanh nghiệp chiếm 21,5% trên quỹ lương đóng BHXH (bao gồm 14% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 3.5% BHTNLĐ-BNN).

2. Phương pháp xác định qua mức lương bình quân (DNNN)

Quỹ tiền lương kế hoạch được xác định trên cơ sở số lao động kế hoạch, mức tiền lương bình quân kế hoạch gắn liền với năng suất lao động, lợi nhuận kế hoạch và hệ số điều chỉnh theo quy định tại Nghị định 44/2025/NĐ-CP.

3. Phương pháp xác định qua đơn giá tiền lương ổn định (DNNN)

Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp đã có thời gian hoạt động ổn định.

Quỹ tiền lương kế hoạch = Đơn giá tiền lương ổn định × Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh kế hoạch

Quỹ tiền lương thực hiện sẽ được điều chỉnh tương ứng theo mức độ hoàn thành chỉ tiêu năng suất lao động và lợi nhuận thực hiện so với kế hoạch.

V. Quy trình lập kế hoạch quỹ tiền lương hiệu quả

Để xây dựng một quỹ lương hiệu quả, Thuận Thiên gợi ý bạn nên thực hiện theo quy trình sau:

  1. Bước 1 – Xác định mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp: Nắm rõ mục tiêu chiến lược (doanh thu, lợi nhuận, thị trường) để làm cơ sở xác định nhu cầu nhân lực và quỹ lương.
  2. Bước 2 – Xác định số lượng lao động và cơ cấu lương: Phân tích từng vị trí, xác định số lượng nhân sự cần thiết và xây dựng cơ cấu lương (lương cơ bản, phụ cấp, thưởng) cho từng vị trí.
  3. Bước 3 – Nghiên cứu mặt bằng lương thị trường: Khảo sát mức lương trung bình của các vị trí tương tự để xây dựng chính sách lương cạnh tranh, thu hút nhân tài.
  4. Bước 4 – Tính toán tổng quỹ lương dự kiến: Tổng hợp toàn bộ chi phí lương, phụ cấp, thưởng, phúc lợi và các khoản đóng góp bắt buộc để có con số quỹ lương tổng.
  5. Bước 5 – Phối hợp với bộ phận tài chính lập ngân sách: Lồng ghép kế hoạch quỹ lương vào kế hoạch tài chính tổng thể của công ty, đảm bảo cân đối nguồn lực và được lãnh đạo phê duyệt.
  6. Bước 6 – Thiết lập cấu trúc lương thưởng và chính sách đãi ngộ: Xây dựng quy chế lương thưởng rõ ràng, công bằng, phản ánh mức độ đóng góp và khuyến khích hiệu suất cao.
  7. Bước 7 – Đánh giá và điều chỉnh định kỳ: Rà soát và điều chỉnh quỹ lương định kỳ để phản ánh sự thay đổi của thị trường, hiệu suất nhân viên và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

VI. Quy định về trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Trích lập quỹ dự phòng tiền lương là một biện pháp tài chính giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn chi trả lương không bị gián đoạn.

1. Khái niệm và mục đích

Đây là một khoản dự phòng nợ phải trả cho người lao động, được trích từ lợi nhuận trước thuế TNDN để bổ sung vào nguồn chi trả lương của năm sau. Mục đích là đảm bảo việc trả lương, đặc biệt khi doanh nghiệp gặp khó khăn về dòng tiền hoặc có doanh thu không đều.

2. Điều kiện và mức trích lập

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được trích lập quỹ dự phòng với các điều kiện sau:

  • Tỷ lệ trích lập: Mức trích lập do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. Đối với doanh nghiệp có tính mùa vụ (như chế biến nông, lâm, thủy sản), mức trích lập không vượt quá 20% quỹ tiền lương thực hiện.
  • Điều kiện về lợi nhuận: Việc trích lập phải đảm bảo sau khi trích, doanh nghiệp không bị lỗ. Nếu doanh nghiệp lỗ thì không được trích đủ mức tối đa.
  • Thời hạn sử dụng: Quỹ dự phòng phải được sử dụng hết trước ngày 30/06 của năm sau. Nếu sau 6 tháng mà chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết, doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.
  • Hồ sơ chứng từ: Việc trích lập phải được quy định rõ trong Quy chế tài chính hoặc Quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.

3. Hạch toán quỹ dự phòng tiền lương

Việc hạch toán được thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

  • Khi trích lập quỹ: Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642 / Có TK 352 (3524).
  • Khi chi trả lương từ quỹ dự phòng: Nợ TK 352 (3524) / Có TK 334.
  • Khi hoàn nhập phần chưa sử dụng hết: Nợ TK 352 (3524) / Có TK 711.

VII. Quản lý và sử dụng quỹ lương hiệu quả

Quản lý quỹ lương không chỉ là tính toán và chi trả mà còn là kiểm soát chi phí, tuân thủ pháp luật và tạo động lực cho nhân viên.

1. Nguyên tắc quản lý quỹ lương

  • Chi đúng mục đích: Quỹ lương chỉ được dùng để trả lương, công và các khoản phụ cấp cho người lao động.
  • Gắn với hiệu quả kinh doanh: Việc tăng giảm quỹ lương phải gắn với năng suất lao động và lợi nhuận thực hiện.
  • Tuân thủ chế độ: Nếu doanh nghiệp chưa có lãi, tổng quỹ lương không được vượt quá tiền lương cơ bản.

2. Trách nhiệm quản lý (đối với DNNN)

  • Tổng giám đốc/Giám đốc: Xây dựng kế hoạch lao động và quỹ tiền lương, quyết định việc trích lập quỹ dự phòng.
  • Kiểm soát viên: Rà soát, thẩm định việc xác định quỹ tiền lương thực hiện và báo cáo cơ quan đại diện chủ sở hữu.
  • Cơ quan đại diện chủ sở hữu: Tiếp nhận, rà soát báo cáo và tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện.

3. Các lưu ý quan trọng khác

  • Tránh các sai phạm về tiền lương: Trả lương đúng hạn, đủ số tiền, trả đủ lương làm thêm giờ… để tránh bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
  • Xây dựng chính sách lương minh bạch: Xây dựng quy chế lương thưởng rõ ràng, công khai để nhân viên dễ hiểu, dễ tiếp cận.
  • Ghi nhận góp ý từ nhân viên: Phản hồi từ nhân viên giúp phát hiện và điều chỉnh kịp thời các vấn đề trong quy trình trả lương.
  • Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý tiền lương để tự động hóa, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

VIII. Nguyên tắc và kỳ hạn trả lương theo Bộ luật lao động 2019

Mọi doanh nghiệp đều phải tuân thủ các nguyên tắc chung về trả lương theo Bộ luật Lao động 2019.

1. Nguyên tắc trả lương (Điều 94)

Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Doanh nghiệp không được hạn chế hay can thiệp vào quyền tự quyết chi tiêu lương của họ.

2. Kỳ hạn trả lương (Điều 97)

  • Lương theo giờ, ngày, tuần: Được trả sau từng giờ, ngày, tuần làm việc hoặc trả gộp (không quá 15 ngày/lần).
  • Lương theo tháng: Trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần.
  • Lương theo sản phẩm, khoán: Trả theo thỏa thuận; nếu công việc kéo dài nhiều tháng thì được tạm ứng lương hàng tháng.

IX. Tóm tắt về quỹ lương trong doanh nghiệp: Hướng dẫn toàn diện từ A-Z

Quỹ lương trong doanh nghiệp là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự và tài chính, có vai trò quyết định đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc nắm vững các quy định pháp luật, xây dựng và quản lý quỹ lương một cách khoa học, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tạo động lực thúc đẩy năng suất lao động. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới của pháp luật lao động và thuế để đảm bảo tuân thủ đầy đủ, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí nhân sự.

Câu Hỏi Thường Gặp

Có, quỹ dự phòng tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: mức trích lập không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện, sau khi trích lập doanh nghiệp không bị lỗ, và phải sử dụng hết trong vòng 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Nếu sau 6 tháng chưa sử dụng hết thì phải tính giảm chi phí của năm sau.

Không. Nghị định 44/2025/NĐ-CP chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% hoặc trên 50% vốn điều lệ. Doanh nghiệp tư nhân tự xây dựng thang bảng lương, quy chế trả lương phù hợp với điều kiện của mình nhưng phải tuân thủ các quy định chung của Bộ luật Lao động 2019 và đảm bảo lương không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Doanh nghiệp cần điều chỉnh quỹ lương kế hoạch khi có sự thay đổi lớn về kế hoạch sản xuất kinh doanh, thay đổi số lượng lao động, hoặc khi có các yếu tố khách quan (như nhà nước điều chỉnh chính sách, thiên tai, dịch bệnh) ảnh hưởng trọng yếu đến hoạt động và năng suất lao động của doanh nghiệp.

Có, tiền ăn trưa, ăn ca được tính vào quỹ lương nếu đây là một khoản phụ cấp được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp. Nếu khoản tiền này là khoản hỗ trợ phúc lợi không mang tính chất tiền lương, không thường xuyên thì có thể không được tính vào quỹ lương.

Không. Quỹ tiền lương của người lao động không được sử dụng để chi trả cho các chức danh quản lý như Thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Kiểm soát viên… Các chức danh này có quy chế riêng về tiền lương, thù lao và tiền thưởng. Việc sử dụng sai mục đích quỹ tiền lương là vi phạm pháp luật.