Khi một doanh nghiệp mới được thành lập, việc khai thuế ban đầu là thủ tục bắt buộc và quan trọng để tuân thủ pháp luật cũng như thiết lập nền tảng cho hệ thống kế toán và quản lý thuế. Với những cập nhật mới trong chính sách thuế năm 2025, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về hồ sơ, thủ tục và các bước cần thực hiện để khai thuế ban đầu một cách dễ hiểu và hiệu quả.
Cơ Sở Pháp Lý
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Quy định chung về quản lý thuế, bao gồm khai thuế ban đầu.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế.
- Thông tư 105/2020/TT-BTC: Hướng dẫn thủ tục đăng ký thuế.
- Thông tư 19/2021/TT-BTC: Hướng dẫn nộp hồ sơ khai thuế điện tử.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.
- Nghị định 180/2024/NĐ-CP (hoặc văn bản mới nhất) về việc giảm thuế Giá trị gia tăng năm 2025: Quy định chi tiết về việc tiếp tục giảm thuế GTGT trong năm 2025.
- Thông tư 45/2013/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung): Hướng dẫn về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
I. Khai thuế ban đầu là gì?
Khai thuế ban đầu là bước đầu tiên mà doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện để đăng ký với cơ quan thuế tại địa phương nơi đặt trụ sở chính. Đây là nghĩa vụ pháp lý giúp doanh nghiệp chính thức tham gia vào hệ thống quản lý thuế.
Mục đích của khai thuế ban đầu:
- Thông báo với cơ quan thuế về việc doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.
- Đăng ký hình thức kế toán và phương pháp tính thuế phù hợp.
- Xác nhận mã số thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn.
- Đặt nền tảng cho việc kê khai, nộp thuế định kỳ sau này.
II. Hồ sơ khai thuế ban đầu gồm những gì?
Để khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau đây. Bộ hồ sơ này cần được làm thành 2 bản: 1 bản nộp cho cơ quan thuế, 1 bản doanh nghiệp giữ lại sau khi được đóng dấu xác nhận.
1. Giấy tờ cơ bản
- Tờ khai đăng ký thuế: Sử dụng mẫu 01-ĐK-TCT (cho doanh nghiệp mới) hoặc 02-ĐK-TCT (cho chi nhánh, văn phòng đại diện), điền đầy đủ thông tin như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh.
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Xác nhận thông tin pháp lý của doanh nghiệp.
- Bản sao công chứng CCCD/CMND/Hộ chiếu: Của người đại diện theo pháp luật.
- Giấy ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật.
2. Giấy tờ bổ sung (tùy trường hợp)
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng: Nếu doanh nghiệp đã bổ nhiệm các vị trí này.
- Mẫu 06/GTGT: Đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (khấu trừ hoặc trực tiếp).
- Mẫu đăng ký khấu hao tài sản cố định: Nếu doanh nghiệp sở hữu tài sản cố định.
- Công văn đăng ký hình thức kế toán và hóa đơn: Chọn kế toán Việt Nam hoặc quốc tế, hóa đơn điện tử hoặc giấy (nếu được phép).
- Tờ khai lệ phí môn bài: Kê khai mức lệ phí dựa trên vốn điều lệ.
Cập nhật năm 2025:
- Tất cả hồ sơ khai thuế ban đầu phải nộp qua hình thức điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn/).
- Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để xác thực hồ sơ.
III. Quy trình khai thuế ban đầu
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện các bước sau để hoàn tất thủ tục khai thuế ban đầu:
1. Chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ
- Treo biển hiệu tại trụ sở: Biển hiệu ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ để cơ quan thuế kiểm tra.
- Mua chữ ký số: Đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để nộp hồ sơ và giao dịch thuế điện tử.
- Mở tài khoản ngân hàng: Đăng ký tài khoản với Sở Kế hoạch và Đầu tư trong vòng 10 ngày kể từ ngày mở.
2. Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
- Nộp trực tiếp: Mang hồ sơ đến Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế quản lý nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Nộp trực tuyến: Sử dụng chữ ký số để nộp qua hệ thống eTax tại https://thuedientu.gdt.gov.vn/. Kiểm tra cơ quan thuế quản lý tại http://tracuunnt.gdt.gov.vn/.
3. Nhận kết quả
- Nộp trực tiếp: Nhận kết quả ngay sau khi cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ.
- Nộp trực tuyến: Kết quả được gửi qua eTax hoặc email trong 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
4. Kê khai thuế ban đầu
Sau khi được cấp mã số thuế, doanh nghiệp cần kê khai các loại thuế như:
- Thuế GTGT: Chọn kỳ kê khai tháng hoặc quý (quý thường áp dụng cho doanh nghiệp mới).
- Thuế TNDN: Tạm tính theo quý, quyết toán cuối năm.
- Thuế TNCN: Nộp thay cho người lao động (nếu có).
- Lệ phí môn bài: Miễn năm đầu, nộp trước 30/01 năm sau.
IV. Các lưu ý và chính sách mới năm 2025
1. Lưu ý quan trọng
- Hoàn tất thủ tục trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Đảm bảo thông tin khai báo chính xác để tránh phạt vi phạm hành chính.
- Lưu trữ hồ sơ đã được xác nhận để đối chiếu khi cần.
2. Chính sách mới năm 2025
- Giảm 2% thuế GTGT: Từ 01/01/2025 đến 30/06/2025, áp dụng mức thuế 8% cho phương pháp khấu trừ hoặc giảm 20% tỷ lệ thuế trực tiếp (Nghị định 180/2024/NĐ-CP). Sau đó thuế GTGT sẽ trở lại 10% như bình thường.
- Gia hạn nộp thuế: Thuế GTGT gia hạn 5-6 tháng, thuế TNDN gia hạn 5 tháng cho quý I, II năm 2025.
- Hóa đơn điện tử bắt buộc: Doanh nghiệp mới phải đăng ký và sử dụng ngay từ khi hoạt động.
V. Sau khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký thuế: Xác nhận doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục.
- Đăng ký hóa đơn điện tử: Liên hệ nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công nhận.
- Kê khai thuế định kỳ: Thực hiện đúng kỳ đã đăng ký (tháng/quý).
VI. Lưu ý quan trọng và các sai sót thường gặp
Lưu ý quan trọng:
- Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ và các loại tờ khai.
- Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin khai báo.
- Lưu trữ cẩn thận bản hồ sơ đã được cơ quan thuế xác nhận.
Các sai sót thường gặp:
- Khai thiếu thông tin trong hồ sơ.
- Lựa chọn phương pháp khấu hao không phù hợp.
- Không cập nhật các quy định thuế mới.
- Khai sai mã ngành nghề kinh doanh.
Việc khai thuế ban đầu không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống thuế minh bạch, tránh rủi ro pháp lý. Nếu gặp khó khăn, bạn có thể liên hệ cơ quan thuế hoặc tham khảo thêm tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
