Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ bắt buộc đối với mỗi cá nhân có thu nhập chịu thuế. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ, chính xác và tránh các rủi ro pháp lý, việc chuẩn bị và lưu giữ hồ sơ cá nhân một cách đầy đủ, có hệ thống trong suốt cả năm là vô cùng quan trọng.
Nhiều người thường chỉ bắt đầu tìm kiếm chứng từ khi gần đến hạn, dẫn đến nhiều khó khăn và sai sót. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các loại hồ sơ cá nhân cần lưu giữ để phục vụ quyết toán thuế, cách tổ chức khoa học và những lưu ý quan trọng cần biết.
Cơ sở pháp lý:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP – Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP – Quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC – Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Thông tư 111/2013/TT-BTC – Hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân.
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Nghị định 41/2018/NĐ-CP – Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.
I. Tại sao cần lưu giữ hồ sơ cá nhân để quyết toán thuế?
Quá trình quyết toán thuế TNCN không chỉ là việc kê khai các con số. Đây là một quy trình pháp lý mà cơ quan thuế sẽ kiểm tra, đối chiếu toàn bộ thông tin về thu nhập, các khoản khấu trừ, giảm trừ của bạn trong suốt một năm dương lịch. Việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ mang lại các lợi ích sau:
- Là bằng chứng pháp lý: Hồ sơ, chứng từ là cơ sở để chứng minh tính trung thực và chính xác của các số liệu bạn kê khai trên tờ khai quyết toán thuế.
- Đảm bảo quyền lợi: Giúp bạn được hưởng đầy đủ các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, đóng góp từ thiện, các khoản bảo hiểm, từ đó giảm số thuế phải nộp.
- Tránh rủi ro bị xử phạt: Nếu không cung cấp đủ hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra, bạn có thể bị từ chối quyết toán, yêu cầu bổ sung, truy thu thuế và thậm chí bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Chuẩn bị hồ sơ từ đầu năm giúp bạn tránh được tình trạng cập rập, tìm kiếm khó khăn khi đến kỳ quyết toán.
II. Các loại hồ sơ cá nhân cần lưu giữ để quyết toán thuế TNCN
1. Chứng từ khấu trừ thuế và giấy xác nhận thu nhập
Đây là nhóm hồ sơ quan trọng nhất, trực tiếp chứng minh số thuế bạn đã nộp trong năm.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho bạn mỗi lần chi trả lương, tiền công và đã thực hiện khấu trừ thuế. Chứng từ này có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, cả hai đều có giá trị pháp lý như nhau. Bạn cần chủ động yêu cầu đơn vị trả thu nhập cấp chứng từ này, đặc biệt nếu bạn không ủy quyền cho họ quyết toán thay.
- Giấy chứng nhận khấu trừ thuế TNCN: Đây là chứng từ tổng hợp toàn bộ thu nhập và số thuế đã khấu trừ trong cả năm do một đơn vị trả thu nhập cấp. Giấy này là bằng chứng chính để bạn tự thực hiện quyết toán với cơ quan thuế.
- Tài liệu chứng minh thu nhập từ nước ngoài: Nếu có thu nhập từ nước ngoài, bạn cần lưu giữ các giấy tờ như giấy xác nhận thu nhập, sao kê tài khoản ngân hàng, hoặc chứng từ thuế đã nộp ở nước ngoài. Các tài liệu này là cơ sở để được trừ số thuế đã nộp ở nước ngoài vào số thuế phải nộp tại Việt Nam.
2. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
Để được hưởng chế độ giảm trừ gia cảnh, bạn phải đăng ký người phụ thuộc và lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh. Mỗi người phụ thuộc chỉ cần đăng ký một lần duy nhất trong suốt thời gian tính giảm trừ.
Hồ sơ cần thiết bao gồm:
- Bản sao các giấy tờ như Căn cước công dân hoặc Giấy khai sinh của người phụ thuộc.
- Các giấy tờ pháp lý khác để chứng minh mối quan hệ và điều kiện phụ thuộc: giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận của UBND xã/phường về việc người phụ thuộc đang sống cùng, giấy xác nhận của cơ sở giáo dục (đối với con trên 18 tuổi đang đi học), giấy xác nhận mức độ khuyết tật (đối với người không có khả năng lao động),…
3. Hóa đơn, chứng từ đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học
Các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật sẽ được trừ vào thu nhập chịu thuế. Để được chấp nhận, bạn phải lưu giữ các chứng từ hợp lệ.
Các chứng từ cần có:
- Biên lai thu tiền, hóa đơn do quỹ cấp.
- Ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng nếu chuyển khoản, kèm theo giấy xác nhận của quỹ về khoản đóng góp đó.
4. Hồ sơ liên quan đến bảo hiểm và các khoản giảm trừ khác
- Chứng từ đóng bảo hiểm bắt buộc: Các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp là khoản được trừ khỏi thu nhập tính thuế. Bạn cần lưu giữ sổ bảo hiểm xã hội hoặc các giấy tờ xác nhận từ cơ quan bảo hiểm, bảng lương có ghi rõ khoản trừ này.
- Chứng từ đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện: Bạn được giảm trừ tối đa 1 triệu đồng/tháng cho các khoản này. Hãy lưu giữ hóa đơn, chứng từ nộp tiền do doanh nghiệp bảo hiểm hoặc công ty quản lý quỹ cấp.
III. Hồ sơ đối với cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh
Nếu bạn có thu nhập từ hoạt động kinh doanh, ngoài các hồ sơ cá nhân nêu trên, bạn cần lưu giữ thêm các tài liệu sau:
1. Hóa đơn, chứng từ chi phí kinh doanh
Để được trừ các chi phí hợp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh (tiền thuê mặt bằng, nguyên vật liệu, quảng cáo, vận chuyển…), bạn phải lưu giữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ chứng minh cho các khoản chi đó. Hóa đơn phải hợp lệ, có đầy đủ thông tin theo quy định.
2. Sổ sách kế toán và báo cáo tài chính
Đối với cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai, việc lập và lưu giữ sổ sách kế toán là bắt buộc. Các loại sổ sách cần lưu giữ bao gồm sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản và báo cáo tài chính năm. Những tài liệu này phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
3. Tờ khai và chứng từ nộp thuế
Bạn cần lưu giữ các tờ khai thuế đã nộp (thuế GTGT, thuế TNDN hoặc thuế của hộ kinh doanh) và các chứng từ chứng minh đã tạm nộp thuế theo quý để làm cơ sở đối chiếu khi quyết toán cuối năm.
IV. Tài liệu liên quan đến hợp đồng lao động
1. Bản sao hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm
Hợp đồng lao động là cơ sở pháp lý xác định mối quan hệ lao động, mức lương, và các chế độ đãi ngộ. Cơ quan thuế có thể yêu cầu tài liệu này để xác minh thu nhập của bạn. Các quyết định bổ nhiệm, tăng lương cũng cần được lưu giữ cẩn thận.
2. Tài liệu về tăng ca, phụ cấp, và các khoản thưởng
Các khoản thu nhập bổ sung như tiền thưởng, phụ cấp, tiền làm thêm giờ cần có giấy tờ chứng minh đi kèm như quyết định thưởng, bảng chấm công, lệnh thanh toán… để chứng minh tính hợp pháp của khoản thu nhập, tránh bị coi là thu nhập không rõ nguồn gốc.
V. Quy định về thời hạn và cách thức lưu giữ hồ sơ
1. Thời hạn lưu giữ hồ sơ, chứng từ
Theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, thời hạn lưu trữ hồ sơ được quy định như sau:
- Tối thiểu 10 năm: Áp dụng cho các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…), báo cáo quyết toán thuế và các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản.
- Tối thiểu 5 năm: Áp dụng cho các chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán (phiếu nhập kho, xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế toán…) và hợp đồng lao động sau khi chấm dứt.
2. Cách tổ chức, lưu trữ hồ sơ hiệu quả
- Phân loại hồ sơ: Sắp xếp chứng từ theo từng nhóm chủ đề (thu nhập, giảm trừ gia cảnh, từ thiện…) và theo thứ tự thời gian (tháng, quý, năm) để dễ dàng tra cứu.
- Lựa chọn hình thức lưu trữ:
- Lưu trữ giấy: Để ở nơi khô ráo, an toàn, sắp xếp trong các bìa hồ sơ có dán nhãn rõ ràng.
- Lưu trữ điện tử: Sao lưu dữ liệu định kỳ, đặt mật khẩu bảo vệ, mã hóa các tệp quan trọng và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
- Lập danh mục hồ sơ: Tạo một file excel hoặc sổ ghi chép để liệt kê tất cả các tài liệu bạn đang lưu giữ, giúp kiểm soát và theo dõi dễ dàng hơn.
VI. Những sai lầm thường gặp và mức phạt vi phạm
1. Các lỗi phổ biến khi lưu giữ hồ sơ
- Không lưu giữ đầy đủ: Chỉ giữ chứng từ khấu trừ mà quên các giấy tờ chứng minh khoản giảm trừ, hoặc làm mất hóa đơn, chứng từ gốc.
- Không cập nhật thông tin: Khi có thay đổi về người phụ thuộc (sinh con, kết hôn…) nhưng không cập nhật hồ sơ kịp thời, dẫn đến tính sai mức giảm trừ.
- Bảo quản kém: Để hồ sơ bị hư hỏng, rách nát, mờ chữ do ẩm mốc, côn trùng.
- Tiêu hủy hồ sơ trước thời hạn: Hủy chứng từ khi chưa hết thời hạn lưu trữ bắt buộc theo quy định pháp luật.
2. Mức phạt khi vi phạm quy định lưu trữ
Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán có thể bị xử phạt như sau:
- Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng: Nếu lưu trữ tài liệu không đầy đủ hoặc làm hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời gian lưu trữ.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng: Nếu tự ý hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn.
VII. Tóm tắt về hồ sơ cá nhân cần lưu giữ để quyết toán thuế
Việc lưu giữ hồ sơ cá nhân để phục vụ quyết toán thuế là một thói quen tài chính quan trọng, không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là cách để bạn bảo vệ quyền lợi của chính mình. Thay vì đợi đến cuối năm, hãy bắt đầu xây dựng một hệ thống lưu trữ khoa học ngay từ đầu năm. Bằng cách này, bạn sẽ luôn chủ động, tự tin khi thực hiện nghĩa vụ thuế, tối ưu hóa số thuế phải nộp và sẵn sàng cho mọi cuộc kiểm tra từ cơ quan thuế. Đây chính là chìa khóa cho một kỳ quyết toán thuế nhẹ nhàng và thành công.
