Khi hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất, người bán có thể chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ có thể hủy hóa đơn, nhưng với sai thuế suất, hướng xử lý là điều chỉnh hoặc thay thế, áp dụng theo quy định mới từ 01/06/2025.
I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý
| Trường hợp | Cách xử lý | Điểm cần thể hiện trên hóa đơn |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tử đã lập bị sai thuế suất | Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế | Hóa đơn điều chỉnh ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” |
| Chọn phương án thay thế | Lập hóa đơn điện tử mới thay thế toàn bộ hóa đơn sai | Hóa đơn thay thế ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” |
| Nhiều hóa đơn cùng sai trong cùng tháng, cùng một người mua | Được lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế | Kèm bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT |
Mốc cần chú ý: Từ 01/06/2025, trường hợp sai thuế suất xử lý theo hướng điều chỉnh hoặc thay thế, không xử lý theo cách hủy hóa đơn.
II. Cách làm đúng để hồ sơ không bị vênh
1. Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Khi xử lý gấp, cần phân biệt người mua là ai để chuẩn bị hồ sơ đi kèm cho đúng:
- Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
- Nếu người mua là cá nhân: người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
2. Lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế
Cần phân biệt rõ bản chất từng cách xử lý:
- Hóa đơn điều chỉnh: dùng khi muốn điều chỉnh phần sai về thuế suất, có thể kéo theo sai tiền thuế. Nội dung điều chỉnh cần thể hiện đúng phần chênh lệch tăng hoặc giảm.
- Hóa đơn thay thế: dùng khi lập lại hóa đơn mới để thay thế toàn bộ hóa đơn sai trước đó.
Sau khi lập, người bán ký số và gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã tùy loại hóa đơn.
Ví dụ minh họa
Một hóa đơn đã xuất áp dụng sai thuế suất, dẫn đến tiền thuế GTGT trên hóa đơn cũng sai. Nếu chỉ cần sửa phần chênh lệch, có thể chọn hóa đơn điều chỉnh. Nếu muốn thay lại toàn bộ nội dung của hóa đơn cũ cho gọn hồ sơ, có thể chọn hóa đơn thay thế.
III. Một số tình huống dễ gặp khi xử lý sai thuế suất
1. Chưa gửi cho người mua hoặc chưa gửi dữ liệu đến cơ quan thuế
Khi phát hiện sai sót trước khi hoàn tất việc gửi hóa đơn cho người mua hoặc trước khi truyền dữ liệu đến cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo sai sót theo mẫu tương ứng rồi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng loại sai sót. Với lỗi sai thuế suất, hướng xử lý vẫn là điều chỉnh hoặc thay thế, không chuyển sang cơ chế hủy chỉ vì phát hiện sớm.
2. Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Khi thanh tra, việc xử lý sai sót đúng mẫu thường được kiểm tra trước tiên. Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để rà soát. Sau khi kiểm tra, người bán tiếp tục xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đối với lỗi sai thuế suất.
IV. Kê khai thuế và hồ sơ nên giữ lại
Việc kê khai bổ sung cần được thực hiện chính xác khi hóa đơn gốc đã vào tờ khai. Doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để kê khai. Nếu hóa đơn gốc đã kê khai, doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung theo quy định về thuế.
- Bên bán và bên mua căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT đầu ra và đầu vào.
- Người mua thực hiện khấu trừ thuế theo hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hợp lệ.
Lưu ý quan trọng
- Thời điểm xử lý là ngay khi phát hiện sai sót.
- Nếu nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng với cùng một người mua, có thể lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
- Nên lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản thỏa thuận hoặc thông báo, và bảng kê kèm theo nếu có để thuận tiện đối chiếu hồ sơ.
Khi xử lý sai thuế suất, hãy kiểm tra ba điểm: loại người mua, cách xử lý (điều chỉnh hay thay thế), và tình trạng kê khai của hóa đơn gốc.
