Mua hàng (tài sản) trả góp, trả chậm về nguyên tắc được kê khai khấu trừ VAT đầu vào một lần ngay tại kỳ phát sinh hóa đơn, nếu có hợp đồng bằng văn bản và hóa đơn GTGT hợp pháp. Việc phát sinh ở nhiều kỳ thường nằm ở khâu theo dõi điều chỉnh giảm khi đến hạn thanh toán mà chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với phần giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Cách kê khai VAT đầu vào | Điểm cần theo dõi |
|---|---|---|
| Mua trả góp, trả chậm có hợp đồng bằng văn bản và hóa đơn GTGT hợp pháp | Kê khai khấu trừ một lần tại kỳ phát sinh hóa đơn | Không chia theo từng đợt thanh toán |
| Chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng | Vẫn được khấu trừ VAT đầu vào | Chưa cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt ở thời điểm này |
| Đến hạn thanh toán, giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nhưng chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng | Kê khai tại kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán |
| Hợp đồng có nhiều mốc thanh toán | Ban đầu vẫn khấu trừ một lần | Có thể phải theo dõi điều chỉnh ở nhiều kỳ khác nhau |
Lưu ý: kê khai ban đầu là một lần; “nhiều lần” chỉ xuất hiện khi đến từng hạn thanh toán mà hồ sơ thanh toán không đáp ứng điều kiện.
II. Điều kiện để được khấu trừ một lần
1. Hồ sơ cần có
- Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, thể hiện rõ việc trả góp hoặc trả chậm và thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.
- Hóa đơn GTGT hợp pháp.
- Đối với khoản mua trả chậm, trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để giữ nguyên số thuế đã khấu trừ.
2. Cách hiểu đúng
Nhiều doanh nghiệp thấy hợp đồng thanh toán nhiều đợt nên tự chia VAT đầu vào ra kê khai theo từng lần trả tiền. Tuy nhiên, cách làm đó không đúng với bản chất của mua trả góp, trả chậm. Nếu hồ sơ ban đầu đã đủ, phần VAT đầu vào được kê khai ngay ở kỳ có hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp mua tài sản theo phương thức trả chậm, hợp đồng ghi thanh toán thành nhiều mốc. Khi nhận hóa đơn GTGT hợp pháp, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ toàn bộ VAT đầu vào ngay kỳ phát sinh hóa đơn, không chờ đến từng đợt trả tiền.
III. Khi nào phải điều chỉnh giảm VAT đã khấu trừ?
1. Trường hợp phải điều chỉnh
Phần chứng từ thanh toán ở các hợp đồng trả chậm, trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên là nội dung thường được kiểm tra kỹ. Nếu đến hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng mà chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ cần điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng với phần giá trị chưa đáp ứng điều kiện.
2. Điều chỉnh ở kỳ nào?
Việc điều chỉnh giảm được thực hiện tại kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Nếu hợp đồng có nhiều mốc thanh toán, mỗi mốc đều cần được rà soát riêng.
| Nội dung | Thời điểm xử lý |
|---|---|
| Kê khai khấu trừ ban đầu | Kỳ tính thuế GTGT phát sinh hóa đơn |
| Điều chỉnh giảm nếu thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục |
| Chỉ tiêu kê khai điều chỉnh | Chỉ tiêu số 37 trên mẫu 01/GTGT |
Lưu ý quan trọng
- Nếu hợp đồng có nhiều đợt thanh toán, từng mốc đều cần được theo dõi.
- Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại bất kỳ hạn nào cũng có thể dẫn đến truy thu thuế.
IV. Hồ sơ kê khai và điểm cần kiểm tra
1. Hồ sơ, biểu mẫu
- Hợp đồng mua hàng bằng văn bản có điều khoản trả góp, trả chậm.
- Hóa đơn GTGT hợp lệ.
- Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT để kê khai khấu trừ.
- Nếu có điều chỉnh giảm sau đó, thực hiện trên mẫu 01/GTGT tại chỉ tiêu số 37.
2. Checklist ngắn để tránh sai
- Kiểm tra hợp đồng có ghi rõ mốc thanh toán hay chưa.
- Đối chiếu hóa đơn GTGT với hợp đồng.
- Theo dõi riêng các khoản từ 05 triệu đồng trở lên.
- Rà soát chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại từng hạn thanh toán.
- Xác định đúng phần VAT đầu vào gắn với giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả góp, lãi trả chậm.
Cần lưu ý: VAT đầu vào được khấu trừ gắn với giá bán trả một lần chưa có thuế GTGT, do đó không bao gồm lãi trả góp, lãi trả chậm. Đây là lỗi thường gặp khi hạch toán và kê khai.
Có thể hiểu theo 2 bước: kê khai một lần lúc có hóa đơn, sau đó theo dõi từng kỳ thanh toán để điều chỉnh giảm nếu thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
