Thủ tục đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh bao gồm hai hình thức chính: ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp) hoặc cá nhân tự đăng ký với cơ quan thuế. Từ ngày 01/07/2025, theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, mã số thuế của người phụ thuộc sẽ dần được thay thế bằng số định danh cá nhân để đơn giản hóa quản lý.
I. Người phụ thuộc hợp pháp gồm những ai?
- Con cái: Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ hoặc chồng.
- Vợ hoặc chồng: Đang trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động và không có thu nhập hoặc thu nhập thấp.
- Cha mẹ: Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp.
- Các cá nhân khác: Anh/chị/em ruột; ông/bà nội ngoại; cô/dì/chú/bác/cậu ruột; cháu ruột (con của anh/chị/em ruột). Điều kiện bắt buộc là các cá nhân này phải không nơi nương tựa và người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng.
II. Điều kiện bắt buộc về thu nhập và độ tuổi
- Về mức thu nhập chung: Tất cả người phụ thuộc (trừ con dưới 18 tuổi) phải có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 1.000.000 đồng.
- Đối với người trong độ tuổi lao động: Phải bị khuyết tật, không có khả năng lao động (bệnh hiểm nghèo, tàn tật…).
- Đối với con cái:
- Dưới 18 tuổi: Được tính mặc nhiên, không cần xét điều kiện thu nhập.
- Từ 18 tuổi trở lên: Phải đang theo học tại các bậc Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp, Dạy nghề và không có thu nhập hoặc thu nhập dưới 1 triệu đồng/tháng. Lưu ý: Không áp dụng cho bậc học Thạc sĩ, Tiến sĩ.
- Đối với nhóm “Các cá nhân khác” (cháu, anh chị em…): Ngoài điều kiện thu nhập và khả năng lao động, phải chứng minh được họ không còn người nuôi dưỡng (ví dụ: cháu ruột thì bố mẹ cháu phải đã mất hoặc mất khả năng lao động).
III. Hồ sơ và thủ tục đăng ký
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN).
- Bản sao Thẻ Căn cước công dân hoặc Giấy khai sinh (đối với trẻ em).
- Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, xác nhận cư trú…).
- Giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động (đối với người trong độ tuổi lao động).
- Giấy tờ chứng minh đang đi học (thẻ sinh viên, xác nhận của nhà trường) đối với con trên 18 tuổi.
2. Các phương thức nộp hồ sơ
- Ủy quyền cho doanh nghiệp (Khuyên dùng): Người lao động nộp toàn bộ hồ sơ giấy cho bộ phận kế toán/nhân sự. Doanh nghiệp sẽ tổng hợp và nộp qua hệ thống Thuedientu.gdt.gov.vn hoặc phần mềm HTKK.
- Cá nhân tự đăng ký: Đăng nhập tài khoản thuế điện tử cá nhân (eTax Mobile hoặc web thuedientu) để kê khai Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN và đính kèm hồ sơ, hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.
IV. Thời hạn đăng ký và quy định hiệu lực
- Đối với người thân (cha, mẹ, vợ, chồng, con): Thời hạn đăng ký chậm nhất là ngày 31/3 của năm liền kề năm phát sinh nghĩa vụ thuế (nếu ủy quyền) hoặc 30/4 (nếu cá nhân tự quyết toán).
- Đối với “Người phụ thuộc khác” (cháu, anh, chị, em…): Phải đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất vào ngày 31/12 của năm tính thuế. Nếu đăng ký quá thời hạn này thì không được giảm trừ cho năm đó.
- Hiệu lực giảm trừ: Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng (nếu đăng ký đúng hạn).
Ví dụ thực tế
- Trường hợp 1: Anh A đăng ký cho con trai 20 tuổi đang học Đại học. Anh A được giảm trừ nếu con trai không đi làm thêm hoặc thu nhập làm thêm dưới 1 triệu đồng/tháng. Nếu con trai học Thạc sĩ, anh A không được đăng ký.
- Trường hợp 2: Chị B muốn đăng ký cho cháu ruột (con của anh trai). Chị B chỉ được chấp nhận nếu chứng minh được anh trai và chị dâu của mình đã mất hoặc bị mất khả năng lao động hoàn toàn. Nếu bố mẹ cháu vẫn khỏe mạnh, chị B không được phép đăng ký dù có trực tiếp nuôi cháu.
Lưu ý quan trọng
- Nguyên tắc “độc nhất”: Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng một năm tính thuế.
- Lương hưu: Cha mẹ đã nghỉ hưu và có lương hưu trên 1.000.000 đồng/tháng thì không đủ điều kiện là người phụ thuộc.
- Số định danh cá nhân: Từ 01/07/2025, khi đăng ký người phụ thuộc là công dân Việt Nam, bắt buộc sử dụng số định danh cá nhân (số trên CCCD/Giấy khai sinh) thay cho việc cấp mã số thuế mới (theo Thông tư 86/2024/TT-BTC).
- Cập nhật mức giảm trừ: Theo nghị quyết mới nhất, mức giảm trừ gia cảnh cho mỗi người phụ thuộc sẽ tăng lên 6,2 triệu đồng/tháng áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.
