Hai vợ chồng cùng làm một công ty vẫn chỉ được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho mỗi người con 01 lần trong 01 người nộp thuế trong cùng năm tính thuế. Tức là, hai bên cần tự thỏa thuận để chỉ một người đứng tên đăng ký. Việc cùng làm chung công ty không làm thay đổi nguyên tắc này – đây là điểm cần tuân thủ khi thực hiện quyết toán thuế.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Cách áp dụng |
|---|---|
| Hai vợ chồng cùng làm một công ty | Vẫn chỉ 01 người được đăng ký giảm trừ cho 01 người con trong cùng năm tính thuế |
| Có được cả hai cùng đăng ký một con không | Không tính trùng cho cùng một người con trong cùng năm tính thuế |
| Ai được đứng tên đăng ký | Người mà hai vợ chồng thỏa thuận |
| Nơi đăng ký | Thông qua tổ chức trả thu nhập (công ty) |
| Mẫu đăng ký | Mẫu theo Thông tư 86/2024/TT-BTC như 20-ĐK-TCT, 20-ĐK-TH-TCT tùy trường hợp |
| Rủi ro nếu đăng ký trùng | Có thể phải điều chỉnh hồ sơ, nộp đủ thuế thiếu và bị xử phạt 20% trên số thuế khai thiếu nếu khai sai làm thiếu thuế |
Điểm mấu chốt: mỗi người phụ thuộc là con chỉ được tính giảm trừ gia cảnh 01 lần vào 01 người nộp thuế trong cùng năm tính thuế.
II. Cách đăng ký đúng trong thực tế
1. Nguyên tắc cần hiểu đúng
Bản chất của giảm trừ gia cảnh là một người phụ thuộc chỉ gắn với một người nộp thuế trong cùng năm. Vì vậy, nếu vợ chồng cùng có nghĩa vụ nuôi dưỡng con, hãy xử lý ngay từ đầu bằng cách thống nhất một người đăng ký để tránh sai sót trong hồ sơ.
Hai vợ chồng đều nộp hồ sơ cho bộ phận nhân sự do nghĩ rằng cùng làm một công ty thì công ty tự đối chiếu được. Cách hiểu này có thể dẫn đến đăng ký trùng.
2. Thủ tục đăng ký qua công ty
- Hai vợ chồng thống nhất 01 người đứng tên giảm trừ cho con.
- Người đó nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc qua công ty.
- Công ty tiếp nhận hồ sơ, thực hiện kê khai đăng ký thuế người phụ thuộc và khấu trừ thuế theo hồ sơ hợp lệ.
- Sau khi đăng ký, người nộp thuế được tạm tính giảm trừ gia cảnh từ thời điểm đáp ứng điều kiện và thực hiện đăng ký theo quy định.
Cần lưu ý: công ty chỉ là đơn vị tiếp nhận và kê khai theo hồ sơ người lao động. Nếu cả hai cùng kê khai, rủi ro vẫn thuộc về người nộp thuế khi quyết toán.
Ví dụ thực tế
Vợ và chồng cùng làm tại một doanh nghiệp, có 01 con chung. Nếu người vợ đã đăng ký giảm trừ gia cảnh cho con từ đầu năm, thì người chồng không nên tiếp tục đăng ký cùng người con đó trong năm tính thuế đó.
III. Khi nào con được tính là người phụ thuộc
- Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng.
- Con dưới 18 tuổi: được tính theo tháng.
- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động: có thể đăng ký là người phụ thuộc.
- Con đang theo học tại các bậc học theo quy định: cần đồng thời không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt quá 1.000.000 đồng.
Mốc cần nhớ: với con đang học, ngưỡng thu nhập bình quân tháng trong năm là 1.000.000 đồng.
Một điểm cần kiểm tra: người nộp thuế thường chỉ nộp giấy tờ chứng minh đang học mà không rà lại điều kiện thu nhập của con. Nếu kê khai không đúng, hồ sơ có thể bị truy thu.
Lưu ý quan trọng
Thông tin về mức giảm trừ cho người phụ thuộc từ thời gian tới hoặc các đề xuất nâng ngưỡng thu nhập chỉ nên xem là nội dung cập nhật, không làm thay đổi nguyên tắc đang áp dụng cho câu hỏi này: mỗi người phụ thuộc chỉ được giảm trừ 01 lần vào 01 người nộp thuế trong năm tính thuế.
IV. Hồ sơ, thời hạn và rủi ro khi khai sai
1. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc
| Trường hợp | Hồ sơ thường dùng |
|---|---|
| Con thông thường | Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp CMND/CCCD nếu có |
| Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật | Thêm Giấy xác nhận khuyết tật |
| Con đang học | Giấy xác nhận đang học hoặc thẻ sinh viên |
Hồ sơ được nộp kèm theo tờ khai đăng ký và tích hợp vào thủ tục đăng ký thuế người phụ thuộc. Hồ sơ chứng minh quan hệ và điều kiện thực tế của người phụ thuộc là một trong những nội dung được kiểm tra. Do đó, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi gửi công ty.
2. Thời hạn cần chú ý
| Trường hợp đăng ký | Thời hạn |
|---|---|
| Ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập | Chậm nhất ngày 31/3 năm liền kề năm nộp thuế |
| Trực tiếp đăng ký | Chậm nhất ngày 30/4 năm liền kề |
| Người phụ thuộc khác | Chậm nhất ngày 31/12 năm tính thuế |
| Đăng ký thuế lần đầu từ thời điểm tích hợp | Từ 2026 |
Các mốc dễ nhớ: 31/3, 30/4, 31/12.
3. Rủi ro nếu đăng ký trùng hoặc khai sai
- Nếu cả hai vợ chồng cùng đăng ký giảm trừ cho cùng một người con trong cùng năm tính thuế thì hồ sơ rơi vào tình trạng đăng ký trùng.
- Nếu khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, có thể bị xử phạt 20% trên số tiền thuế khai thiếu.
- Đồng thời cần điều chỉnh lại hồ sơ thuế và nộp đủ phần thuế còn thiếu theo quy định.
Cùng làm một công ty không tạo ra ngoại lệ để cả hai cùng đứng tên cho một con. Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ khi tiếp nhận hồ sơ từ nhiều lao động trong cùng gia đình để tránh trùng lặp.
