Khi hai vợ chồng cùng làm việc tại một công ty, chỉ một người được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho cùng một người con trong một năm tính thuế. Hai vợ chồng phải tự thỏa thuận để xác định người đăng ký, tránh trường hợp đăng ký trùng lặp dẫn đến vi phạm quy định pháp luật.
I. Quy định về nguyên tắc đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Mỗi người phụ thuộc (con) chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế.
- Trường hợp hai vợ chồng làm cùng một công ty và có chung người phụ thuộc, bắt buộc phải thỏa thuận để chỉ một người đứng tên đăng ký giảm trừ.
- Tuyệt đối không đăng ký trùng người phụ thuộc cho cả hai vợ chồng trong cùng một kỳ tính thuế.
II. Điều kiện để con được tính là người phụ thuộc
- Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).
- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
- Con đang theo học tại các bậc học (đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề…) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không quá 1.000.000 đồng (Lưu ý: Luật hiện hành không giới hạn độ tuổi tối đa là 25 tuổi, chỉ cần chứng minh đang đi học và không có thu nhập).
III. Thủ tục và hồ sơ đăng ký
1. Hồ sơ cá nhân cần chuẩn bị
- Tờ khai đăng ký người phụ thuộc: Mẫu 20-ĐK-TCT (Ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC).
- Bản sao Giấy khai sinh của con.
- Giấy tờ chứng minh khác (nếu có): Bản sao Thẻ sinh viên/Giấy xác nhận của nhà trường (với con trên 18 tuổi đang đi học), Giấy xác nhận khuyết tật…
2. Quy trình nộp tại doanh nghiệp
- Người lao động nộp Tờ khai và hồ sơ chứng minh cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán của công ty.
- Công ty tổng hợp thông tin vào Mẫu 20-ĐK-TH-TCT để gửi cơ quan thuế cấp Mã số thuế cho người phụ thuộc.
3. Thời hạn nộp hồ sơ
- Nên đăng ký ngay khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng để được tính giảm trừ hàng tháng.
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc phải nộp cho công ty trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký.
IV. Xử phạt vi phạm về khai thuế
- Nếu khai trùng người phụ thuộc giữa hai vợ/chồng dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, cá nhân sẽ bị phạt 20% số tiền thuế khai thiếu.
- Phải nộp đủ số tiền thuế nợ và tiền chậm nộp theo quy định.
Ví dụ thực tế
- Trường hợp sinh con trong năm: Hai vợ chồng cùng làm tại công ty A, sinh con ngày 25/7/2024. Hai người thỏa thuận để người vợ đăng ký giảm trừ từ tháng 7/2024. Người chồng không được đăng ký giảm trừ cho người con này trong suốt năm 2024.
- Trường hợp con đi học đại học: Con sinh năm 2003 (trên 18 tuổi), đang là sinh viên năm 3 và không đi làm thêm. Bố hoặc mẹ vẫn được đăng ký giảm trừ gia cảnh nếu cung cấp đủ Thẻ sinh viên và cam kết con không có thu nhập vượt mức quy định.
Lưu ý quan trọng
- Nguyên tắc bất di bất dịch: Một người con chỉ được giảm trừ cho một người nộp thuế trong một năm dương lịch.
- Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh: Quá thời hạn 03 tháng kể từ khi đăng ký mà không nộp đủ hồ sơ chứng minh (giấy khai sinh, thẻ sinh viên…), cơ quan thuế sẽ không chấp nhận khoản giảm trừ này.
- Khi thay đổi nơi làm việc: Nếu chuyển sang công ty mới hoặc muốn chuyển quyền giảm trừ từ vợ sang chồng, phải thực hiện thủ tục báo giảm ở nơi cũ và đăng ký mới lại từ đầu.
