Với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), nếu thanh toán theo kiểu trả trước một phần, trả sau một phần, doanh nghiệp cần lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tương ứng từng lần thanh toán. Sai sót thường gặp là chỉ chuyển khoản một phần, phần còn lại trả tiền mặt hoặc nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán – khi đó hồ sơ khấu trừ thuế GTGT đầu vào dễ bị vướng.
Mốc cần nhớ: từ 01/07/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
I. Bảng tra nhanh để tránh sai chứng từ
| Tình huống | Điểm cần lưu ý |
|---|---|
| Hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên | Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. |
| Thanh toán nhiều đợt | Cần có chứng từ hợp lệ tương ứng với từng lần thanh toán. |
| Trả trước một phần, trả sau một phần | Tổng chứng từ cần khớp với giá trị hóa đơn, hợp đồng và lịch thanh toán. |
| Mua trả chậm, trả góp | Ngoài chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt còn cần hợp đồng mua bán bằng văn bản và hóa đơn GTGT. |
| Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán | Không được tính là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. |
| Đến hạn thanh toán nhưng chưa có chứng từ hợp lệ | Cần kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng; khi có chứng từ hợp lệ thì được kê khai khấu trừ lại. |
| Mua nhiều lần trong cùng một ngày | Nếu tổng giá trị trong ngày từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn áp dụng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. |
II. Cần lưu ý gì khi trả trước một phần, trả sau một phần?
1. Chứng từ phải đi theo từng lần thanh toán
Với một hóa đơn trên 05 triệu đồng mà thanh toán nhiều lần, từng khoản trả trước và từng khoản trả sau nên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ việc đối chiếu giữa hóa đơn, hợp đồng, phụ lục và lịch thanh toán, nên phần này dễ bị bỏ sót nếu doanh nghiệp thanh toán không nhất quán.
2. Không dùng chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán để thay thế
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải là chứng từ theo pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt. Không bao gồm trường hợp bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì nghĩ chỉ cần tiền vào tài khoản người bán là đủ.
3. Phần còn lại nếu thanh toán bằng tiền từ 05 triệu đồng trở lên thì cần đặc biệt cẩn trọng
Nếu sau các lần thanh toán trước đó mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, thì chỉ phần nào có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới có cơ sở để khấu trừ thuế. Doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này khi chỉ kiểm tra lần thanh toán đầu mà quên rà soát lần cuối.
Ví dụ thực tế
Một hóa đơn trên 05 triệu đồng được chia làm 2 đợt thanh toán: đợt 1 trả trước bằng chuyển khoản, đợt 2 thanh toán phần còn lại bằng tiền mặt. Nếu phần thanh toán bằng tiền mặt thuộc ngưỡng từ 05 triệu đồng trở lên thì hồ sơ khấu trừ sẽ phát sinh rủi ro ở phần chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
III. Trường hợp trả chậm, trả góp và thời điểm điều chỉnh thuế
1. Hồ sơ không chỉ có chứng từ chuyển khoản
Nếu mua hàng hóa, dịch vụ theo hình thức trả chậm, trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, hồ sơ dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm:
- Hợp đồng mua bán bằng văn bản
- Hóa đơn GTGT
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Sai sót thường gặp là chỉ lưu ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng mà thiếu hợp đồng hoặc phụ lục trả chậm, trả góp.
2. Chưa đến hạn thanh toán và đến hạn nhưng chưa có chứng từ
Nếu chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng thì vẫn được khấu trừ tạm thời theo hồ sơ hiện có. Nhưng nếu đến hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục mà chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với phần phải thanh toán, thì cần kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng vào kỳ phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Sau khi có chứng từ hợp lệ, được kê khai khấu trừ lại vào kỳ phát sinh chứng từ.
Lưu ý quan trọng
Khi thanh tra, vấn đề đầu tiên thường được hỏi là đến hạn thanh toán đã có chứng từ hay chưa, và chứng từ đó có khớp đúng số tiền, thời điểm, bên chuyển tiền hay không. Phần đối chiếu này nên được kiểm tra trước khi kê khai điều chỉnh.
IV. Các điểm dễ nhầm khác cần kiểm tra lại hồ sơ
1. Mua nhiều lần trong cùng một ngày vẫn có thể bị cộng gộp
Nếu mua nhiều lần của cùng một người nộp thuế trong cùng một ngày mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vẫn áp dụng theo tổng giá trị trong ngày. Doanh nghiệp cần tránh chia nhỏ giao dịch bản chất vẫn là cùng ngày, cùng nhà cung cấp để giảm rủi ro bị truy thu.
2. Có ngoại lệ nhưng không nên tự suy diễn
Một số trường hợp đặc thù có thể thuộc ngoại lệ theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, nếu hồ sơ của bạn không thuộc trường hợp ngoại lệ rõ ràng thì nên áp dụng đầy đủ yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để tránh rủi ro khi quyết toán.
Lưu ý quan trọng
- Đối chiếu tổng tiền trên hóa đơn với tổng chứng từ thanh toán.
- Kiểm tra từng đợt trả trước, trả sau có chứng từ hợp lệ tương ứng.
- Không dùng chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán để thay thế.
- Với hợp đồng trả chậm, trả góp, cần lưu đủ hợp đồng, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán.
- Nếu đã đến hạn thanh toán mà thiếu chứng từ, cần rà lại kê khai để điều chỉnh kịp thời.
Khi xử lý hóa đơn thanh toán nhiều lần, cách an toàn nhất là giữ hồ sơ theo từng đợt và đối chiếu xuyên suốt từ hợp đồng đến chứng từ ngân hàng, thay vì chỉ nhìn riêng từng lần chuyển khoản.
