Từ ngày 01/07/2025, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện chuyển khoản hoặc các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên để được khấu trừ thuế GTGT, theo quy định mới.
I. Phạm vi và điều kiện áp dụng
- Đối tượng áp dụng: Mọi hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả hàng nhập khẩu) có giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
- Phương thức thanh toán hợp lệ: Sử dụng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử, séc, lệnh chi… theo quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP. Lưu ý: Việc nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được coi là hình thức thanh toán hợp lệ.
- Quy tắc cộng dồn: Nếu trong cùng một ngày, doanh nghiệp mua hàng nhiều lần từ cùng một nhà cung cấp và tổng giá trị các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ giá trị này.
- Các trường hợp đặc biệt:
- Thanh toán trả chậm, trả góp: Vẫn được khấu trừ thuế nếu có hợp đồng quy định rõ hình thức, thời hạn thanh toán và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
- Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba: Được chấp nhận nếu có hợp đồng ủy quyền và chứng từ thanh toán thể hiện rõ thông tin giao dịch, không yêu cầu phải có văn bản ủy quyền cho từng lần thanh toán.
II. Hậu quả và chứng từ cần thiết
- Hậu quả vi phạm: Nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc không cung cấp được chứng từ phù hợp cho các hóa đơn từ 5 triệu đồng, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng.
- Yêu cầu về chứng từ: Chứng từ thanh toán (như giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi…) phải có đầy đủ thông tin, trùng khớp với hóa đơn (tên người bán, người mua, số tiền, nội dung giao dịch) để đảm bảo tính hợp lệ.
Ví dụ thực tế
Ngày 10/07/2025, Doanh nghiệp A mua hàng từ nhà cung cấp B hai lần: buổi sáng hóa đơn trị giá 3 triệu đồng, buổi chiều hóa đơn trị giá 2.5 triệu đồng. Tổng giá trị mua trong ngày là 5.5 triệu đồng. Để được khấu trừ thuế GTGT cho cả hai hóa đơn này, Doanh nghiệp A bắt buộc phải thanh toán toàn bộ 5.5 triệu đồng bằng hình thức chuyển khoản hoặc các phương thức không dùng tiền mặt khác.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn và chứng từ thanh toán để đảm bảo khớp nhau hoàn toàn.
- Tất cả chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra sau này.
- Hóa đơn dưới 5 triệu đồng (không thuộc trường hợp cộng dồn trong ngày) vẫn được thanh toán bằng tiền mặt và được khấu trừ thuế bình thường.
