Không áp dụng trong trường hợp chỉ bán hàng qua sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số. Điểm cần hiểu đúng là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được thiết kế chủ yếu cho hoạt động bán trực tiếp đến người tiêu dùng tại cửa hàng, quầy, siêu thị, nhà hàng hoặc điểm bán tương tự. Với bán hàng qua sàn, người bán thường dùng hóa đơn điện tử theo quy định chung, và trong một số trường hợp có thể ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử lập hóa đơn nếu đáp ứng điều kiện.
Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp dễ nhầm vì thấy giao dịch phát sinh với người mua cuối cùng, nên cho rằng có thể dùng hóa đơn từ máy tính tiền cho mọi kênh bán. Phần dễ sai ở đây là kênh bán trực tiếp và kênh bán qua sàn đang được nhìn theo hai cách áp dụng khác nhau. Nếu hồ sơ đang bán chủ yếu trên sàn, bạn cần rà lại cách lập hóa đơn ngay từ đầu để tránh lệch khi đối soát doanh thu và giải trình với cơ quan thuế.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Cách áp dụng hóa đơn |
|---|---|
| Bán trực tiếp tại cửa hàng, quầy, siêu thị, nhà hàng, điểm bán cho người tiêu dùng cuối cùng | Có thể thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền |
| Bán hàng qua sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số | Không áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo phạm vi loại trừ nêu trong quy định mới |
| Người bán qua sàn cần xuất hóa đơn | Sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định chung, hoặc ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn nếu đủ điều kiện |
| Sàn có chức năng thanh toán và đã khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay theo từng giao dịch | Người bán thường không tự lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho các giao dịch đó; nếu người mua yêu cầu hóa đơn thì sàn lập hóa đơn giao cho người mua |
Mốc cần lưu ý: phạm vi loại trừ đối với bán hàng qua sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số được nêu theo quy định mới có hiệu lực từ 01/06/2025.
II. Điểm dễ nhầm nhất khi bán hàng qua sàn
1. Không nên nhầm hóa đơn từ máy tính tiền với hóa đơn thương mại điện tử
Đây là chỗ doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hình thức áp dụng cho nhóm hoạt động bán trực tiếp đến người tiêu dùng. Còn hóa đơn thương mại điện tử theo quy định được bổ sung lại gắn với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, không phải cứ bán trên môi trường số là tự động chuyển sang loại hóa đơn này.
Nói ngắn gọn, nếu bạn bán hàng trên sàn thương mại điện tử nội địa thì không nên suy diễn rằng giao dịch online đồng nghĩa với việc dùng một loại hóa đơn thương mại điện tử riêng biệt.
2. Trách nhiệm của người bán và của sàn
Khi hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh bán qua sàn có chức năng thanh toán và sàn đã thực hiện khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay theo từng giao dịch, người bán thường không tự lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho các giao dịch đó. Nếu người mua yêu cầu hóa đơn, chủ quản sàn thương mại điện tử là bên có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử giao cho người mua theo cơ chế liên quan.
Ngoài ra, người bán có thể ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử lập hóa đơn. Khi có ủy nhiệm, việc lập và giao hóa đơn không chỉ là thao tác kỹ thuật trên hệ thống, mà còn liên quan đến trách nhiệm thông báo với cơ quan thuế.
III. Thời điểm lập hóa đơn và rủi ro hay bị hỏi
1. Thời điểm lập hóa đơn
Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Với dịch vụ thương mại điện tử, thời điểm này có thể là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau.
Hai mốc dễ bị soi: thời điểm chuyển giao hàng hóa và hạn ngày 07 tháng sau đối với trường hợp dịch vụ thương mại điện tử theo dữ kiện áp dụng.
Ví dụ thực tế
Một hộ kinh doanh bán qua sàn, đơn hàng đã giao cho người mua trong tháng này nhưng chờ đến kỳ đối soát mới lập chứng từ nội bộ. Khi thanh tra, thường bị hỏi trước tiên là thời điểm nào hàng đã chuyển giao và ai là bên lập hóa đơn cho người mua. Nếu không tách rõ vai trò giữa người bán và sàn, hồ sơ rất dễ bị đánh giá lập sai thời điểm.
2. Mức phạt liên quan đến hóa đơn
Thực tế dễ sai ở đây là nhiều đơn vị chỉ chú ý chuyện có xuất hóa đơn hay không, nhưng lại bỏ sót lỗi lập sai thời điểm hoặc không kết nối dữ liệu máy tính tiền trong trường hợp thuộc diện áp dụng. Khung xử phạt được nêu có mức từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho nhiều hành vi liên quan đến hóa đơn điện tử; mức phạt có thể cao hơn nếu số lượng vi phạm lớn hoặc thuộc trường hợp không lập hóa đơn.
Lưu ý quan trọng
- Nếu mô hình bán là qua sàn thương mại điện tử, nên kiểm tra lại ngay loại hóa đơn đang dùng có đúng bản chất giao dịch hay không.
- Nếu sàn lập hóa đơn thay, nên lưu rõ hồ sơ ủy nhiệm, đối soát giao dịch và trách nhiệm từng bên.
- Nếu vừa bán tại cửa hàng vừa bán qua sàn, cần tách từng kênh để áp dụng đúng, tránh dùng một cách cho toàn bộ doanh thu.
- Phần này hay bị bỏ sót khi rà hồ sơ là thời điểm lập hóa đơn và chứng từ chứng minh ai là bên xuất hóa đơn cho người mua.
