Thang bảng lương là công cụ quản lý nhân sự thiết yếu mà mọi doanh nghiệp tại Việt Nam đều phải xây dựng theo quy định của pháp luật. Việc xây dựng một hệ thống thang bảng lương không chỉ đảm bảo tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 mà còn tạo ra nền tảng minh bạch, công bằng trong việc trả lương, giữ chân nhân tài.
Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách xây dựng thang bảng lương đúng quy định và cập nhật những thay đổi mới nhất.
Căn cứ pháp lý:
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 – Điều 90, 91, 93 về quy định tiền lương và xây dựng thang bảng lương
- Nghị định số 74/2024/NĐ-CP
- Nghị định số 12/2022/NĐ-CP
- Nghị định số 145/2020/NĐ-CP
I. Thang bảng lương là gì?
Để hiểu rõ, chúng ta cần phân biệt hai khái niệm cốt lõi là thang lương và bảng lương.
1. Khái niệm thang lương
Thang lương là một hệ thống được cấu thành từ các ngạch lương, bậc lương và nhóm lương được quy định sẵn. Đây là căn cứ để doanh nghiệp phân loại năng lực lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng, trả lương và thực hiện xét nâng lương định kỳ cho người lao động, đảm bảo tính công bằng và minh bạch.
2. Khái niệm bảng lương
Bảng lương là bảng tổng hợp số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong một kỳ nhất định (thường là hàng tháng). Bảng lương bao gồm các khoản chi tiết như: lương cơ bản theo thang lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, và các khoản khấu trừ (bảo hiểm xã hội, thuế TNCN…).
3. Vai trò và tầm quan trọng của thang bảng lương
Việc xây dựng thang bảng lương đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp:
- Là cơ sở pháp lý để tuyển dụng, sử dụng lao động và thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động.
- Đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong chính sách đãi ngộ, giúp người lao động hiểu rõ lộ trình thu nhập của mình.
- Tạo động lực cho người lao động phấn đấu, nỗ lực nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng để được nâng bậc lương, tăng thu nhập.
- Giúp doanh nghiệp quản lý chi phí tiền lương một cách hiệu quả, chặt chẽ và có hệ thống.
II. Quy định pháp luật về thang bảng lương theo bộ luật lao động 2019
Pháp luật hiện hành có những quy định rất rõ ràng về việc xây dựng và áp dụng thang bảng lương tại doanh nghiệp.
1. Điều 93 bộ luật lao động 2019
Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, quy định về xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động như sau:
- Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương và trả lương cho người lao động.
- Mức lao động phải là mức trung bình, đảm bảo số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
- Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) khi xây dựng thang lương, bảng lương.
2. Mức lương tối thiểu vùng theo nghị định 74/2024/NĐ-CP
Một trong những căn cứ quan trọng nhất khi xây dựng thang bảng lương là mức lương tối thiểu vùng. Theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2024, mức lương tối thiểu vùng được quy định như sau:
| Vùng | Mức lương tối thiểu (đồng/tháng) | Mức lương tối thiểu (đồng/giờ) |
|---|---|---|
| Vùng I | 4.960.000 | 23.800 |
| Vùng II | 4.410.000 | 21.200 |
| Vùng III | 3.860.000 | 18.600 |
| Vùng IV | 3.450.000 | 16.600 |
Lưu ý quan trọng: Mức lương thấp nhất (Bậc 1) trong thang bảng lương của doanh nghiệp không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa bàn doanh nghiệp hoạt động.
3. Xử phạt vi phạm theo nghị định 12/2022/NĐ-CP
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu có một trong các hành vi sau:
- Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động.
- Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương.
- Không công bố công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
III. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương
Để xây dựng thang bảng lương chuẩn pháp luật, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Bắt buộc xây dựng thang bảng lương: Theo quy định mới nhất, mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương. Tuy nhiên, một thay đổi quan trọng là doanh nghiệp không cần đăng ký hệ thống thang bảng lương với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội như trước đây, nhưng phải lưu trữ tại doanh nghiệp để xuất trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.
Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động: Khi xây dựng thang bảng lương, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Việc này nhằm đảm bảo quyền lợi, sự dân chủ và đồng thuận của tập thể người lao động.
Công bố công khai tại nơi làm việc: Thang lương, bảng lương và định mức lao động phải được công bố công khai, minh bạch tại nơi làm việc trước khi chính thức áp dụng. Điều này đảm bảo quyền được biết và giám sát của người lao động.
IV. Hướng dẫn cách xây dựng thang bảng lương chi tiết
Quy trình xây dựng thang bảng lương thường bao gồm 4 bước cơ bản sau:
1. Bước 1: Xác định hệ thống chức danh công việc
Đầu tiên, doanh nghiệp cần phân tích cơ cấu tổ chức để xác định đầy đủ các vị trí, chức danh công việc.
- Thống kê các chức danh: Liệt kê tất cả các vị trí công việc hiện có, từ cấp quản lý cao nhất đến nhân viên thực thi.
- Phân loại theo nhóm: Sắp xếp các chức danh vào các nhóm tương đồng về tính chất công việc, ví dụ: nhóm quản lý, nhóm chuyên môn – kỹ thuật, nhóm nhân viên văn phòng, nhóm công nhân sản xuất…
- Xác định yêu cầu công việc: Mô tả rõ các yêu cầu về trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí.
2. Bước 2: Xây dựng các bậc lương
Mỗi chức danh hoặc nhóm chức danh sẽ có nhiều bậc lương khác nhau để thể hiện sự tiến bộ về năng lực và kinh nghiệm.
- Theo quy định, doanh nghiệp phải xây dựng ít nhất 2 bậc lương để tạo động lực cho người lao động. Thông thường, các doanh nghiệp xây dựng từ 5 đến 15 bậc lương cho mỗi ngạch.
- Lưu ý quan trọng: Kể từ năm 2021, pháp luật đã bãi bỏ quy định khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải tối thiểu là 5%. Doanh nghiệp được toàn quyền quyết định mức chênh lệch này sao cho phù hợp với chính sách của mình.
3. Bước 3: Xác định mức lương cho từng bậc
Đây là bước quan trọng nhất, quyết định mức thu nhập của người lao động.
- Xác định mức lương tối thiểu: Mức lương ở Bậc 1 của vị trí công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
- Xây dựng mức lương cho các bậc còn lại: Dựa trên mức lương Bậc 1 và tỷ lệ chênh lệch đã quyết định ở Bước 2, doanh nghiệp tính toán mức lương cho các bậc tiếp theo.
4. Bước 4: Hoàn thiện, ban hành và công bố
Sau khi đã có dự thảo, doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục cuối cùng.
- Lập hồ sơ: Soạn thảo bộ hồ sơ hoàn chỉnh, bao gồm: Quyết định ban hành thang bảng lương, bản chi tiết hệ thống thang bảng lương, và biên bản thông qua ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu có).
- Tham khảo ý kiến: Gửi dự thảo để lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động.
- Ban hành và công bố: Sau khi tiếp thu ý kiến, ban hành quyết định chính thức và công bố công khai thang bảng lương tại nơi làm việc để toàn thể người lao động được biết trước khi áp dụng.
V. Mẫu thang bảng lương chuẩn 2025
Dưới đây là một ví dụ minh họa về thang bảng lương mà bạn có thể tham khảo:
1. MỨC LƯƠNG TỐI THIỂU DOANH NGHIỆP ÁP DỤNG:
- Mức lương tối thiểu: 4.960.000 đồng/tháng (Áp dụng cho doanh nghiệp hoạt động tại Vùng I)
2. HỆ THỐNG THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG:
Thang bảng lương theo vị trí việc làm:
| Chức danh | Bậc 1 | Bậc 2 | Bậc 3 | Bậc 4 | Bậc 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Nhân viên | 4.960.000 | 5.210.000 | 5.470.000 | 5.740.000 | 6.030.000 |
| Chuyên viên | 6.500.000 | 6.830.000 | 7.170.000 | 7.530.000 | 7.910.000 |
| Trưởng phòng | 8.500.000 | 8.930.000 | 9.380.000 | 9.850.000 | 10.340.000 |
| Phó giám đốc | 12.000.000 | 12.600.000 | 13.230.000 | 13.890.000 | 14.580.000 |
(Đơn vị tính: Việt Nam đồng)
VI. Tóm tắt thang bảng lương là gì? Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương chuẩn pháp luật 2025
Xây dựng thang bảng lương là một nhiệm vụ pháp lý bắt buộc và là nền tảng cho một chính sách nhân sự minh bạch, công bằng. Bằng cách tuân thủ các quy định của Bộ luật Lao động 2019, cập nhật mức lương tối thiểu vùng mới nhất, và thực hiện đúng quy trình 4 bước, doanh nghiệp có thể tạo ra một hệ thống lương không chỉ đúng luật mà còn hiệu quả trong việc thu hút, giữ chân và tạo động lực cho người lao động. Việc đầu tư thời gian và công sức để xây dựng một thang bảng lương chuyên nghiệp chính là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
