Có. Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ hoặc doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động vẫn có nghĩa vụ xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Nhiều đơn vị nhầm lẫn với thủ tục nộp cho cơ quan nhà nước. Trên thực tế, doanh nghiệp thường nghĩ ít lao động thì không cần làm, nhưng nghĩa vụ xây dựng và công khai nội bộ vẫn áp dụng.
I. Thông tin quan trọng nhất
| Nội dung | Kết luận |
|---|---|
| Doanh nghiệp nhỏ có phải lập thang bảng lương không? | Có, áp dụng chung cho mọi người sử dụng lao động |
| Doanh nghiệp dưới 10 lao động có được miễn không? | Không được miễn nghĩa vụ xây dựng |
| Có còn phải gửi hoặc đăng ký với cơ quan nhà nước không? | Hiện nay không còn thủ tục bắt buộc phải gửi hoặc đăng ký |
| Có phải công khai tại nơi làm việc không? | Có, phải công bố công khai trước khi thực hiện |
| Mức lương thấp nhất trong thang lương | Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng |
Không còn thủ tục bắt buộc phải gửi hoặc đăng ký thang lương, bảng lương với cơ quan nhà nước, nhưng doanh nghiệp vẫn phải tự xây dựng, công khai và lưu nội bộ.
II. Phạm vi nghĩa vụ và cách hiểu đúng
1. Doanh nghiệp nhỏ vẫn thuộc diện áp dụng
Thang lương, bảng lương được xây dựng làm căn cứ để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động. Nghĩa vụ này áp dụng chung, không phân biệt doanh nghiệp nhỏ hay lớn.
Nhiều doanh nghiệp chỉ lập hợp đồng lao động và bảng lương trả thực tế, nhưng lại không có hệ thống thang bảng lương nội bộ. Khi thanh tra, đây thường là nhóm hồ sơ bị hỏi khá sớm.
2. Công khai và tham khảo ý kiến
- Khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động, người sử dụng lao động cần tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu nơi làm việc có tổ chức này.
- Thang lương, bảng lương và định mức lao động cần được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Lưu ý quan trọng
Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp mắc phải: có làm hồ sơ nhưng không công khai tại nơi làm việc, hoặc không lưu được bằng chứng đã ban hành nội bộ.
III. Nguyên tắc khi xây dựng thang bảng lương
1. Mức lương và cấu trúc thang lương
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.
- Doanh nghiệp được tự chủ về số bậc lương và cấu trúc thang, bảng lương phù hợp với tổ chức lao động của mình.
- Pháp luật hiện hành không còn bắt buộc khoảng cách 5% giữa hai bậc lương liền kề như quy định cũ.
- Pháp luật hiện hành cũng không còn quy định bắt buộc cộng thêm 7% đối với công việc đòi hỏi lao động qua đào tạo như cách hiểu từ quy định cũ.
Hai điểm hay bị nhầm là 5% giữa bậc lương liền kề và 7% cho lao động qua đào tạo. Đây là cách hiểu từ quy định cũ, không còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định hiện hành.
2. Doanh nghiệp dưới 10 lao động hay nhầm ở điểm nào?
Trước đây, doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động chỉ được miễn thủ tục gửi thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý lao động theo quy định cũ. Hiện nay, không còn thủ tục bắt buộc phải gửi hoặc đăng ký với cơ quan nhà nước; tuy nhiên nghĩa vụ tự xây dựng và công khai nội bộ vẫn giữ nguyên.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp nhỏ có ít hơn 10 lao động vẫn có thể xây dựng thang bảng lương theo nhóm chức danh hoặc vị trí công việc với nhiều bậc lương. Mức lương bậc 1 cần bảo đảm bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng. Mẫu thang bảng lương thường thể hiện các cột như nhóm chức danh, bậc lương và mức lương tương ứng. Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng cấu trúc lương 3P hoặc thang lương đơn giản theo vị trí.
IV. Rủi ro thường gặp và điểm cần kiểm tra
Nếu người sử dụng lao động không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Việc xử phạt không phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp. Cơ quan quản lý thường kiểm tra kỹ hồ sơ lương vì đây là nền tảng liên quan đến hợp đồng lao động, trả lương và các hồ sơ nhân sự khác.
- Không xây dựng thang bảng lương.
- Không công khai trước khi thực hiện.
- Mức lương bậc 1 thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
- Không rà soát khi mức lương tối thiểu vùng thay đổi.
- Không lưu trữ hồ sơ lương chính xác.
- Tính sai phụ cấp, làm thêm giờ.
- Khấu trừ thuế không đúng.
Lưu ý quan trọng
Nếu bạn đang rà soát hồ sơ nội bộ, Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra tối thiểu 3 điểm: đã có quyết định ban hành thang bảng lương chưa, đã công khai tại nơi làm việc chưa, và mức lương thấp nhất có đang bám đúng mức lương tối thiểu vùng hiện hành hay không.
