Cuối năm đến, xử lý ngày nghỉ phép năm chưa dùng hết như thế nào cho đúng luật? Bài viết này tổng hợp 5 phương án xử lý và 8 lưu ý pháp lý quan trọng nhất.

Tóm tắt các ý chính

  • Chỉ thanh toán tiền phép chưa nghỉ khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm.
  • Người lao động có thể thỏa thuận gộp phép tối đa 03 năm một lần, đây không phải là quyền mặc định.
  • Doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành lịch nghỉ phép sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước.
  • Thời gian thử việc, học nghề (nếu làm tiếp), nghỉ thai sản, ốm đau… vẫn được tính là thời gian làm việc để hưởng phép năm.
  • Không thanh toán tiền phép năm chưa nghỉ khi người lao động thôi việc có thể bị phạt tiền lên đến 100.000.000 đồng (với doanh nghiệp, tùy số lượng NLĐ) và bị buộc trả đủ tiền lương cộng lãi.
  • Tiền phép năm được thanh toán khi nghỉ việc vẫn phải chịu thuế thu nhập cá nhân.

Nhiều người lao động đến cuối năm vẫn còn ngày phép chưa sử dụng và băn khoăn không biết xử lý thế nào cho đúng luật. Việc hiểu rõ quy định về nghỉ phép năm chưa dùng hết không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi của mình mà còn tránh được những thiệt thòi không đáng có. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ phân tích chi tiết các phương án xử lý hợp pháp, quyền lợi của người lao động và trách nhiệm của doanh nghiệp dựa trên quy định mới nhất.

Cơ sở pháp lý

I. Quy định pháp lý về nghỉ phép năm

1. Số ngày nghỉ phép năm của người lao động

Theo quy định tại Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động với mức cụ thể như sau:

  • Nghỉ 12 ngày làm việc: Áp dụng đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường.
  • Nghỉ 14 ngày làm việc: Áp dụng cho người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, và người làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
  • Nghỉ 16 ngày làm việc: Dành cho người làm nghề hoặc công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Đối với người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ phép năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc thực tế. Công thức tính theo Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP là: Số ngày nghỉ phép năm = [(Số ngày nghỉ hàng năm + Số ngày nghỉ tăng theo thâm niên) ÷ 12 tháng] × Số tháng làm việc thực tế.

2. Ngày nghỉ phép tăng thêm theo thâm niên

Điều 114 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ: cứ đủ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm của người lao động được tăng thêm tương ứng 01 ngày. Quy định này khuyến khích sự gắn bó lâu dài của người lao động với doanh nghiệp.

Ví dụ: Một nhân viên làm công việc bình thường, sau 5 năm làm việc sẽ có 13 ngày phép (12 + 1), sau 10 năm sẽ có 14 ngày phép (12 + 2).

3. Thời gian được tính để hưởng phép năm

Theo Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các khoảng thời gian sau đây được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm:

  • Thời gian học nghề, tập nghề nếu sau đó người lao động làm việc cho người sử dụng lao động.
  • Thời gian thử việc nếu người lao động tiếp tục làm việc sau khi hết thời gian thử việc.
  • Thời gian nghỉ việc riêng có hưởng lương (kết hôn, con kết hôn, cha mẹ đẻ/vợ/chồng mất,…).
  • Thời gian nghỉ việc không hưởng lương nếu được người sử dụng lao động đồng ý nhưng cộng dồn không quá 01 tháng/năm.
  • Thời gian nghỉ do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp nhưng cộng dồn không quá 6 tháng.
  • Thời gian nghỉ do ốm đau nhưng cộng dồn không quá 02 tháng/năm.
  • Thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản theo quy định.
  • Thời gian thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
  • Thời gian phải ngừng việc, nghỉ việc không do lỗi của người lao động.
  • Thời gian bị tạm đình chỉ công việc nhưng sau đó được kết luận là không vi phạm hoặc không bị xử lý kỷ luật lao động.

II. 5 phương án xử lý khi nghỉ phép năm chưa dùng hết

1. Thỏa thuận nghỉ gộp phép sang năm sau (tối đa 03 năm)

Theo khoản 4 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần. Đây là phương án linh hoạt, cho phép người lao động tích lũy ngày phép cho một kỳ nghỉ dài hơn.

Lưu ý quan trọng: Việc chuyển ngày phép này hoàn toàn dựa trên sự thỏa thuận giữa hai bên, không phải là quyền mặc định của người lao động. Doanh nghiệp cần quy định rõ ràng về cơ chế này trong nội quy lao động để tránh tranh chấp.

2. Dồn phép vào các kỳ nghỉ lễ, Tết

Người lao động có thể thỏa thuận với công ty để cộng dồn những ngày phép chưa nghỉ vào dịp nghỉ Tết Dương lịch hoặc Tết Âm lịch để có một kỳ nghỉ dài hơn. Phương án này rất phổ biến vì phù hợp với văn hóa và nhu cầu về quê, nghỉ ngơi của người lao động Việt Nam, đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp nhân sự hơn.

3. Thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ (chỉ khi thôi việc, mất việc)

Đây là phương án bắt buộc theo quy định pháp luật trong hai trường hợp cụ thể. Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ: “Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ”.

Điểm cần nhấn mạnh: Quy định này chỉ áp dụng khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động. Nếu bạn vẫn đang tiếp tục làm việc tại công ty thì sẽ không được thanh toán tiền cho những ngày nghỉ phép năm chưa dùng hết, trừ khi có chính sách phúc lợi riêng của doanh nghiệp.

  • Cách tính tiền lương ngày phép chưa nghỉ: Căn cứ khoản 3 Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc, bị mất việc làm.
    Công thức: Tiền thanh toán = (Tiền lương tháng trước liền kề ÷ Số ngày làm việc bình thường của tháng đó) × Số ngày phép chưa nghỉ.
  • Thời hạn thanh toán: Trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong một số trường hợp đặc biệt (doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thiên tai, dịch bệnh…).

4. Người lao động tự nguyện không sử dụng quyền nghỉ phép

Nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc, không có nhu cầu nghỉ phép và cũng không có thỏa thuận chuyển phép sang năm sau, thì khi hết năm, những ngày phép chưa sử dụng sẽ không còn giá trị. Về nguyên tắc, phép năm là quyền của người lao động, nếu người lao động không sử dụng thì sẽ tự mất quyền. Doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho những ngày phép đó trong trường hợp này.

5. Người sử dụng lao động sắp xếp lịch nghỉ bắt buộc

Khoản 4 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và phải thông báo trước. Nếu công ty đã bố trí lịch nghỉ và thông báo nhưng người lao động không có nhu cầu nghỉ, tự nguyện đi làm vào những ngày này, thì công ty chỉ cần trả nguyên lương cho những ngày làm việc đó.

Nghỉ phép năm cũng là một phần quyền lợi quan trọng được pháp luật bảo vệ
Nghỉ phép năm cũng là một phần quyền lợi quan trọng được pháp luật bảo vệ

III. 8 lưu ý pháp lý quan trọng cần biết

1. Quy định về tạm ứng tiền lương khi nghỉ phép

Khi nghỉ hằng năm mà chưa đến kỳ trả lương, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ (Khoản 3 Điều 101 BLLĐ 2019). Quy định này đảm bảo người lao động có tài chính để chi tiêu trong kỳ nghỉ.

2. Hỗ trợ tiền tàu xe và thời gian đi đường

Khi nghỉ hằng năm, nếu người lao động đi bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm. Các bên có thể thỏa thuận thêm về việc hỗ trợ tiền tàu xe.

3. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

Doanh nghiệp có trách nhiệm phải quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và phải thông báo trước. Doanh nghiệp không được cản trở hoặc từ chối vô lý khi người lao động xin nghỉ phép, và phải thanh toán đầy đủ tiền phép khi người lao động nghỉ việc.

4. Tiền phép năm có phải chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không?

Có. Khoản tiền lương được thanh toán cho những ngày phép chưa nghỉ khi thôi việc vẫn được xem là thu nhập từ tiền lương, tiền công và là khoản thu nhập chịu thuế TNCN theo điểm a khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

5. Không được thỏa thuận giảm số ngày nghỉ phép

Số ngày nghỉ phép năm là quyền lợi tối thiểu được pháp luật bảo vệ. Người sử dụng lao động và người lao động không được thỏa thuận để giảm số ngày nghỉ phép xuống dưới mức quy định của pháp luật. Tuy nhiên, các thỏa thuận mang lại điều kiện thuận lợi hơn cho người lao động luôn được khuyến khích.

6. Hậu quả pháp lý và mức phạt khi vi phạm

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi vi phạm quy định về nghỉ phép năm sẽ bị xử phạt như sau:

  • Không cho người lao động nghỉ hằng năm: Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng (đối với cá nhân) và 20 – 40 triệu đồng (đối với tổ chức).
  • Không trả hoặc trả không đủ tiền phép khi người lao động thôi việc, mất việc: Phạt tiền từ 5 triệu đến 100 triệu đồng tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị buộc trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền trả thiếu.

7. Lưu ý về thời hiệu khởi kiện

Trong các tranh chấp liên quan đến tiền phép năm, người lao động cần chủ động yêu cầu quyền lợi của mình kịp thời. Nếu để quá lâu, yêu cầu thanh toán tiền nghỉ phép của những năm trước đó có thể không được Tòa án giải quyết do đã hết thời hiệu khởi kiện.

8. Cách hiểu về quy định gộp phép 3 năm

Trên thực tế, quy định gộp phép tối đa 3 năm một lần có thể được doanh nghiệp áp dụng linh hoạt để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người lao động. Ví dụ, cho phép chuyển số ngày phép còn lại của năm trước sang năm sau và phải sử dụng hết trong năm sau đó, hoặc cho phép tích lũy tối đa 3 năm và sử dụng một lần. Điều này cần được quy định rõ trong chính sách của công ty.

IV. Quy định riêng và các tình huống đặc biệt

1. Quy định đối với viên chức và cán bộ công chức

Khoản 1 Điều 13 Luật Viên chức 2010 quy định: “Do yêu cầu công việc, viên chức không sử dụng hoặc sử dụng không hết số ngày nghỉ hằng năm thì được thanh toán một khoản tiền cho những ngày không nghỉ”. Tuy nhiên, do Bộ luật Lao động 2019 được ban hành sau, theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, việc thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ hiện nay cũng áp dụng tương tự như người lao động trong doanh nghiệp, tức là chỉ thanh toán trong trường hợp thôi việc, bị mất việc làm.

2. Trường hợp người lao động xin nghỉ dồn phép trước khi thôi việc

Pháp luật cho phép người lao động thỏa thuận nghỉ gộp phép. Do đó, việc xin nghỉ dồn các ngày phép còn lại trước khi chính thức nghỉ việc là hợp pháp. Doanh nghiệp nên có quy chế nội bộ rõ ràng về việc yêu cầu người lao động phải thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý để tránh ảnh hưởng đến hoạt động.

3. Trường hợp làm việc không có hợp đồng lao động

Đối với trường hợp làm việc nhưng không ký hợp đồng lao động, khi thôi việc, người lao động vẫn có quyền yêu cầu thanh toán tiền nghỉ phép năm chưa dùng hết cho toàn bộ thời gian làm việc thực tế. Tòa án sẽ căn cứ vào các bằng chứng về thời gian làm việc để tính toán quyền lợi cho người lao động.

V. Khuyến nghị cho doanh nghiệp và người lao động

1. Đối với doanh nghiệp

  • Xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng: Cần có quy trình đăng ký, phê duyệt và xử lý nghỉ phép minh bạch.
  • Theo dõi chính xác: Thiết lập hệ thống theo dõi số ngày phép của từng nhân viên để quản lý hiệu quả và thanh toán đúng khi cần.
  • Chủ động nhắc nhở: Khuyến khích và tạo điều kiện để người lao động sử dụng hết phép trong năm, giúp họ tái tạo sức lao động và tránh dồn gánh nặng tài chính cho công ty khi có nhiều người nghỉ việc cùng lúc.

2. Đối với người lao động

  • Chủ động lên kế hoạch: Sử dụng quyền nghỉ phép của mình một cách hợp lý, không để tồn đọng quá nhiều ngày phép cuối năm.
  • Thỏa thuận bằng văn bản: Khi muốn chuyển phép sang năm sau, nên có văn bản xác nhận (email, đơn từ) để bảo vệ quyền lợi.
  • Yêu cầu quyền lợi khi nghỉ việc: Đừng quên yêu cầu công ty thanh toán đầy đủ tiền phép chưa nghỉ trong thời hạn luật định.
  • Lưu giữ chứng từ: Giữ lại các giấy tờ liên quan như đơn xin nghỉ phép, bảng chấm công để làm bằng chứng khi cần.

VI. Tóm tắt Nghỉ phép năm chưa dùng hết: 5 phương án xử lý và 8 lưu ý pháp lý quan trọng

Tóm lại, việc quản lý và xử lý nghỉ phép năm chưa dùng hết là vấn đề quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp. Hiểu rõ các phương án như thỏa thuận gộp phép, thanh toán khi nghỉ việc hay các lưu ý về pháp lý sẽ giúp cả hai bên xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định và tuân thủ đúng pháp luật. Hy vọng những thông tin Thuận Thiên cung cấp sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về vấn đề này.

Câu Hỏi Thường Gặp

Không. Theo Bộ luật Lao động 2019, công ty chỉ bắt buộc phải thanh toán tiền phép chưa nghỉ trong hai trường hợp: người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm. Nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc và không nghỉ hết phép, công ty không có nghĩa vụ phải thanh toán tiền, trừ khi có thỏa thuận hoặc chính sách phúc lợi riêng.

Theo khoản 4 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần. Việc chuyển phép sang năm sau phải dựa trên thỏa thuận giữa hai bên, không phải là quyền mặc định.

Có. Người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng vẫn được nghỉ phép năm theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc thực tế. Công thức tính: Số ngày nghỉ phép = [(Số ngày nghỉ cơ bản + Phép thâm niên nếu có) ÷ 12] × Số tháng làm việc thực tế.

Không. Theo quy định hiện hành, người lao động chỉ được thanh toán tiền lương cho những ngày phép chưa nghỉ khi thôi việc hoặc bị mất việc làm. Người lao động đang còn làm việc sẽ không được đổi phép lấy tiền, trừ khi doanh nghiệp có chính sách phúc lợi riêng và hai bên có thỏa thuận.

Có. Theo khoản 2 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm và các quyền lợi khác của người lao động (bao gồm cả tiền phép năm chưa nghỉ) được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể hoặc phá sản.