Hướng dẫn chi tiết cách lập báo cáo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ mới nhất. Bao gồm các bước kê khai, hồ sơ cần chuẩn bị và lưu ý quan trọng.

Tóm tắt các ý chính

  • Phương pháp khấu trừ thuế GTGT: Số thuế GTGT phải nộp được tính bằng thuế GTGT đầu ra trừ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, với kết quả dương phải nộp ngân sách, kết quả âm được chuyển sang kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu đủ điều kiện.
  • Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên hoặc tự nguyện đăng ký, thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định.
  • Hồ sơ cần chuẩn bị: Hóa đơn GTGT hợp lệ, bảng kê hóa đơn mua vào/bán ra, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên), sổ sách kế toán và các chứng từ liên quan.
  • Quy trình kê khai: Thu thập, kiểm tra hóa đơn, hạch toán, lập bảng kê, điền tờ khai Mẫu 01/GTGT trên phần mềm HTKK, nộp qua cổng eTax trước ngày 20 tháng sau (theo tháng) hoặc cuối tháng đầu quý sau (theo quý).
  • Lưu ý quan trọng: Tránh kê khai khống, sử dụng hóa đơn không hợp lệ, chậm nộp tờ khai/thuế, và phải lưu trữ chứng từ tối thiểu 10 năm để tránh xử phạt và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

Việc lập báo cáo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ là một nghiệp vụ quen thuộc nhưng luôn đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác tuyệt đối từ bộ phận kế toán. Kê khai sai sót không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính mà còn ảnh hưởng đến dòng tiền và uy tín của doanh nghiệp.

Để giúp bạn tự tin hơn trong quá trình này, trong bài viết này Thuận Thiên sẽ tổng hợp và hướng dẫn chi tiết từng bước lập báo cáo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, cập nhật những quy định mới nhất.

Căn cứ pháp lý:

I. Giới thiệu về phương pháp khấu trừ thuế GTGT

Phương pháp khấu trừ thuế GTGT là phương thức xác định số thuế giá trị gia tăng phải nộp vào ngân sách nhà nước dựa trên kết quả của việc lấy tổng số thuế GTGT đầu ra trừ đi tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ tính thuế.

  • Thuế GTGT đầu ra: Là tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp bán ra, được ghi trên hóa đơn GTGT.
  • Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Là tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định mà doanh nghiệp mua vào để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.

Công thức tính cơ bản như sau:

Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

  • Nếu kết quả là số dương (đầu ra > đầu vào), doanh nghiệp phải nộp phần chênh lệch này vào ngân sách nhà nước.
  • Nếu kết quả là số âm (đầu ra < đầu vào), doanh nghiệp sẽ được chuyển số thuế chưa khấu trừ hết sang kỳ tiếp theo hoặc được hoàn thuế nếu đủ điều kiện theo quy định.

II. Đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ

Theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng, các đối tượng được áp dụng phương pháp khấu trừ bao gồm:

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang hoạt động

Doanh thu hàng năm từ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ một tỷ đồng trở lên và thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, sổ sách, hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ (trừ hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán).

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký tự nguyện

Áp dụng phương pháp khấu trừ, bao gồm:

  • Doanh nghiệp, hợp tác xã mới thành lập từ dự án đầu tư.
  • Tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam theo hợp đồng nhà thầu, nhà thầu phụ.
  • Tổ chức kinh tế khác (bao gồm cả nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài) thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, sổ sách, hóa đơn, chứng từ.

III. Hồ sơ và chứng từ cần chuẩn bị

Để quá trình lập báo cáo thuế GTGT diễn ra thuận lợi và chính xác, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ, chứng từ sau:

  • Hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra: Phải là hóa đơn hợp lệ (hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC hoặc hóa đơn giấy còn được phép sử dụng), có đầy đủ thông tin, chữ ký số của người bán.
  • Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (Mẫu số 01-2/GTGT) và bán ra (Mẫu số 01-1/GTGT): Mặc dù không bắt buộc nộp kèm tờ khai nhưng doanh nghiệp phải lập và lưu trữ để phục vụ cho việc giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
  • Sổ sách kế toán liên quan: Sổ chi tiết thuế GTGT đầu vào, đầu ra; sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan (133, 3331)…
  • Các chứng từ khác: Hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho, tờ khai hải quan (đối với hàng hóa xuất nhập khẩu)…
Tránh kê khai khống, sử dụng hóa đơn không hợp lệ, chậm nộp tờ khaithuế, và phải lưu trữ chứng từ tối thiểu 10 năm để tránh xử phạt và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
Tránh kê khai khống, sử dụng hóa đơn không hợp lệ, chậm nộp tờ khai thuế, và phải lưu trữ chứng từ tối thiểu 10 năm để tránh xử phạt và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

IV. Quy trình các bước lập tờ khai thuế GTGT khấu trừ (Mẫu 01/GTGT)

Quy trình kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thường được thực hiện trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc các dịch vụ T-VAN và nộp qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (eTax).

1. Thu thập và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ

  • Tập hợp toàn bộ hóa đơn, chứng từ phát sinh trong kỳ kê khai.
  • Kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn: tên, địa chỉ, mã số thuế người mua và người bán, tên hàng hóa dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất, chữ ký số… Bạn có thể tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
  • Phân loại hóa đơn đầu vào đủ điều kiện khấu trừ và không đủ điều kiện khấu trừ.

2. Hạch toán và lập bảng kê

  • Dựa trên chứng từ đã kiểm tra, tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán.
  • Lập bảng kê chi tiết hóa đơn mua vào và bán ra để tổng hợp số liệu.

3. Kê khai trên tờ khai Mẫu số 01/GTGT

Sau khi có số liệu tổng hợp, kế toán viên tiến hành điền vào các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai Mẫu 01/GTGT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Dưới đây là các chỉ tiêu quan trọng cần lưu ý:

  • [22] – Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang: Lấy số liệu từ chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước.
  • [23], [24] – Giá trị và Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ: Nhập tổng giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào (chưa thuế) và tổng số tiền thuế GTGT tương ứng trên các hóa đơn đầu vào đủ điều kiện khấu trừ.
  • [25] – Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này: Bằng tổng thuế GTGT ở chỉ tiêu [24] cộng với các điều chỉnh (nếu có).
  • [26], [29], [30], [31], [32], [33] – Doanh thu và Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ: Phân loại doanh thu và thuế GTGT đầu ra tương ứng theo từng mức thuế suất (0%, 5%, 10%, và không chịu thuế).
  • [34] – Tổng doanh thu và [35] – Tổng thuế GTGT của HHDV bán ra: Phần mềm sẽ tự động tổng hợp từ các chỉ tiêu trên.
  • [40] – Số thuế GTGT phải nộp trong kỳ: Được tính theo công thức [40] = [35] – [22] – [25] + [37] – [38]. Nếu kết quả > 0, đây là số thuế phải nộp.
  • [41] – Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này: Nếu kết quả phép tính trên < 0, giá trị tuyệt đối của nó sẽ được ghi vào chỉ tiêu này.
  • [43] – Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau: Bằng giá trị ở chỉ tiêu [41] trừ đi số thuế đề nghị hoàn ở chỉ tiêu [42].

V. Quy trình nộp tờ khai và nộp thuế

Sau khi hoàn tất việc lập tờ khai trên phần mềm HTKK, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cuối cùng:

  1. Kết xuất tờ khai: Kết xuất tờ khai dưới định dạng file XML.
  2. Đăng nhập vào hệ thống eTax: Sử dụng tài khoản và chữ ký số của doanh nghiệp để đăng nhập vào trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
  3. Nộp tờ khai: Chọn mục “Khai thuế”, tải file XML lên hệ thống và ký điện tử để nộp.
  4. Nộp tiền thuế (nếu có): Nếu phát sinh số thuế phải nộp (chỉ tiêu [40] > 0), doanh nghiệp tiến hành lập giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước và thực hiện thanh toán qua ngân hàng hoặc trực tiếp trên cổng eTax.

Lưu ý về thời hạn: Thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo đối với kỳ kê khai theo tháng, và là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo đối với kỳ kê khai theo quý.

VI. Những lưu ý quan trọng và sai lầm thường gặp

  • Kê khai khống, thiếu hóa đơn: Đây là hành vi gian lận và sẽ bị xử phạt rất nặng theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
  • Sử dụng hóa đơn đầu vào không hợp lệ: Cần kiểm tra kỹ tính hợp pháp của hóa đơn trước khi kê khai để tránh bị loại trừ thuế GTGT được khấu trừ và bị phạt.
  • Không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Với các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, việc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ khiến doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
  • Chậm nộp tờ khai, chậm nộp thuế: Doanh nghiệp sẽ bị phạt vi phạm hành chính về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số tiền thuế nộp chậm.
  • Lưu trữ chứng từ: Toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

VII. Tóm tắt Hướng dẫn lập báo cáo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về cách lập báo cáo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Việc nắm vững quy trình, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và tuân thủ các quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ với nhà nước mà còn bảo vệ quyền lợi, tránh các rủi ro không đáng có. Hy vọng những chia sẻ từ Thuận Thiên sẽ giúp ích cho công việc kế toán của bạn.

Câu Hỏi Thường Gặp

Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT. Phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ. Trường hợp không hạch toán riêng được thì thuế đầu vào được khấu trừ theo tỷ lệ (%) giữa doanh thu chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu của hàng hóa, dịch vụ bán ra.

Có. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mới thành lập nếu thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định và đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thì sẽ được cơ quan thuế chấp thuận.

Khi phát hiện sai sót, bạn cần lập tờ khai bổ sung, điều chỉnh theo Mẫu 01/KHBS và nộp lại cho cơ quan thuế. Nếu việc điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp đủ số thuế chênh lệch và tiền chậm nộp (nếu có) vào ngân sách nhà nước.

Có. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo, tiêu dùng nội bộ (không phục vụ sản xuất kinh doanh), doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và kê khai, tính nộp thuế GTGT đầu ra như bán hàng hóa cho khách hàng, trừ các trường hợp được xem là chi phí hợp lý theo quy định của thuế TNDN.

Thời hạn nộp tờ khai có sự khác biệt rõ ràng: Đối với tờ khai theo tháng, hạn chót là ngày 20 của tháng tiếp theo. Đối với tờ khai theo quý, hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo (ví dụ: hạn nộp tờ khai Quý 1 là ngày 30/04).