Khi tuyển nhân viên mới, điều đầu tiên doanh nghiệp cần xác định không phải là “tháng này có đóng luôn không”, mà là nhân viên đó có thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hay chưa, mức lương nào dùng để đóng và hồ sơ phải nộp trong bao lâu.
Bài viết này tập trung vào những nội dung đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên: ai phải tham gia, tỷ lệ đóng bao nhiêu, mức lương đóng BHXH tính thế nào, hồ sơ gồm gì, nộp qua đâu và hạn đóng hàng tháng ra sao. Nếu bạn đang onboarding nhân sự mới, chỉ cần đi đúng theo trình tự trong bài là có thể xử lý tương đối trọn quy trình.
Cơ sở pháp lý
- Luật số 41/2024/QH15 – hiệu lực từ 01/07/2025, quy định mới về BHXH bắt buộc, đối tượng tham gia, tiền lương làm căn cứ đóng và thời hạn đóng.
- Luật số 51/2024/QH15 – hiệu lực từ 01/07/2025, sửa đổi Luật Bảo hiểm y tế, liên quan mức đóng BHYT.
- Nghị định số 58/2020/NĐ-CP – quy định mức đóng vào Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; nội dung mức đóng được sử dụng theo văn bản đang áp dụng.
- Nghị định số 158/2025/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết một số nội dung liên quan đến BHXH bắt buộc và thời hạn đóng.
- Nghị định số 161/2026/NĐ-CP – hiệu lực từ 01/07/2026, điều chỉnh mức lương cơ sở lên 2.530.000 đồng/tháng.
- Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 và Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020 – quy định hồ sơ, biểu mẫu tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
I. Bảng tra cứu nhanh khi đóng BHXH cho nhân viên mới
Với nhân viên mới thuộc diện tham gia, doanh nghiệp cần xác định đúng 4 việc: đối tượng, lương đóng, tỷ lệ đóng và hạn nộp hồ sơ.
| Nội dung | Thông tin cần nhớ |
|---|---|
| Ai thuộc diện tham gia | Người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên; người làm việc không trọn thời gian có lương tháng bằng hoặc cao hơn mức tham chiếu; người làm việc theo hợp đồng không mang tên hợp đồng lao động nhưng có nội dung thể hiện có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát. |
| Tỷ lệ đóng thông thường | Tổng 32% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng, gồm doanh nghiệp 21,5% và người lao động 10,5%. |
| Cơ cấu chi tiết | BHXH 25% (doanh nghiệp 17% + người lao động 8%); BHYT 4,5% (3% + 1,5%); BHTN 2% (1% + 1%); BHTNLĐ-BNN 0,5% do doanh nghiệp đóng. |
| Lương làm căn cứ đóng | Gồm mức lương theo công việc/chức danh + phụ cấp lương + khoản bổ sung khác trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ lương. |
| Mức tối thiểu | Bằng mức tham chiếu tại thời điểm đóng. |
| Mức tối đa | 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. |
| Từ 01/07/2026 | Mức lương cơ sở là 2.530.000 đồng/tháng; khi mức tham chiếu đang bằng lương cơ sở thì trần tiền lương đóng BHXH là 50.600.000 đồng/tháng. |
| Hạn nộp hồ sơ đăng ký | Trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia. |
| Hạn đóng hàng tháng | Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. |
Lưu ý: từ 01/07/2026, mức lương cơ sở là 2.530.000 đồng/tháng. Doanh nghiệp đang lấy mốc cũ để làm sàn hoặc trần đóng BHXH cần rà soát lại ngay.
Nhiều công ty nghĩ chỉ cần đóng sau khi nhân viên ký hợp đồng chính thức lâu dài. Điểm cốt lõi là xét theo đối tượng tham gia thực tế và nội dung quan hệ lao động, không chỉ nhìn vào tên gọi của hợp đồng.
II. Nhân viên nào thuộc diện đóng BHXH bắt buộc
Muốn đóng đúng, bước đầu tiên là phân loại đúng người. Nếu xác định sai đối tượng thì kéo theo sai cả hồ sơ, thời điểm báo tăng và số tiền phải đóng.
1. Các trường hợp thuộc diện tham gia
- Người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên. Đây là nhóm doanh nghiệp gặp thường xuyên nhất khi tuyển mới.
- Người làm việc không trọn thời gian nhưng tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức tham chiếu.
- Người làm việc theo hợp đồng không mang tên hợp đồng lao động nhưng nội dung thể hiện có việc làm được trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát từ một bên.
Cần lưu ý nhóm cộng tác viên, nhân sự part-time hoặc hợp đồng dịch vụ nhưng cách làm việc lại giống quan hệ lao động. Nếu bản chất là làm việc có trả lương và chịu quản lý, doanh nghiệp nên rà soát kỹ thay vì chỉ nhìn tên hợp đồng.
2. Những nhầm lẫn doanh nghiệp hay gặp khi xác định đối tượng
- Chỉ nghĩ hợp đồng không xác định thời hạn mới phải đóng. Thực tế ngưỡng cần chú ý là hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên.
- Nghĩ đang thử việc thì không cần xem xét. Khi xử lý onboarding, điều quan trọng là xem thời điểm nào người lao động đã thuộc diện tham gia theo quan hệ lao động thực tế để báo tăng kịp hồ sơ.
Ví dụ: doanh nghiệp ký với nhân sự mới một hợp đồng không ghi tên là “hợp đồng lao động”, nhưng mô tả rõ công việc, lương hàng tháng, thời gian làm việc, người quản lý trực tiếp và quy chế chấm công. Trường hợp này thường được xem là thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Đây là lỗi nhiều doanh nghiệp gặp khi muốn linh hoạt giấy tờ lúc đầu vào.
III. Mức đóng BHXH cho nhân viên mới hiện nay là bao nhiêu
Sau khi xác định người lao động thuộc diện tham gia, bước tiếp theo là tính đúng tỷ lệ đóng. Với nhân viên làm việc tại doanh nghiệp, cần tách đúng từng quỹ.
1. Tổng tỷ lệ đóng doanh nghiệp cần ghi nhớ
| Khoản đóng | Doanh nghiệp | Người lao động | Tổng |
|---|---|---|---|
| BHXH | 17% | 8% | 25% |
| BHYT | 3% | 1,5% | 4,5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| BHTNLĐ-BNN | 0,5% | 0% | 0,5% |
| Tổng cộng | 21,5% | 10,5% | 32% |
Tỷ lệ đóng thông thường với lao động Việt Nam trong doanh nghiệp: doanh nghiệp 21,5%, người lao động 10,5%, tổng cộng 32% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng.
Khi lập bảng lương, nên tách sẵn 2 cột: phần doanh nghiệp chịu và phần khấu trừ vào lương người lao động. Làm rõ ngay từ đầu sẽ tránh tranh cãi khi nhân viên hỏi vì sao lương thực nhận thấp hơn lương gross.
2. Cách tính nhanh số tiền phải đóng
- Phần doanh nghiệp đóng = tiền lương làm căn cứ đóng x 21,5%.
- Phần người lao động đóng = tiền lương làm căn cứ đóng x 10,5%.
Ví dụ, nếu tiền lương làm căn cứ đóng là 10.000.000 đồng/tháng thì:
- Doanh nghiệp đóng: 10.000.000 x 21,5% = 2.150.000 đồng.
- Người lao động đóng: 10.000.000 x 10,5% = 1.050.000 đồng.
- Tổng các khoản bảo hiểm: 3.200.000 đồng.
Cần lưu ý: doanh nghiệp đã khấu trừ phần 10,5% của nhân viên nhưng báo tăng hoặc nộp chưa đúng kỳ. Vì vậy bảng lương, quyết định lương và dữ liệu khai BHXH nên khớp nhau ngay từ đầu.
IV. Mức lương đóng BHXH cho nhân viên mới tính thế nào
Đây là phần doanh nghiệp thường bỏ qua. Không ít nơi chỉ lấy “lương cơ bản” để đóng, trong khi quy định hiện hành yêu cầu tính tổng tiền lương tháng làm căn cứ đóng, không phải chỉ một con số ghi cho gọn trên hợp đồng.
1. Các khoản được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh.
- Phụ cấp lương.
- Các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Nói ngắn gọn, nếu khoản tiền đó được trả đều đặn, ổn định và gắn với công việc theo thỏa thuận, doanh nghiệp cần đưa vào căn cứ đóng. Nhiều công ty tách lương thành nhiều dòng nhỏ để giảm phần bảo hiểm.
2. Mức sàn và mức trần cần áp dụng
| Nội dung | Mức áp dụng |
|---|---|
| Mức thấp nhất | Bằng mức tham chiếu |
| Mức cao nhất | 20 lần mức tham chiếu |
| Khi chưa bãi bỏ lương cơ sở | Mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở |
| Từ 01/07/2026 | Mức lương cơ sở là 2.530.000 đồng/tháng |
| Trần tiền lương đóng từ 01/07/2026 | 50.600.000 đồng/tháng |
Từ 01/07/2026: mức tham chiếu đang bằng lương cơ sở 2.530.000 đồng/tháng, nên trần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là 50.600.000 đồng/tháng.
Ví dụ: nhân viên có thu nhập thỏa thuận 55.000.000 đồng/tháng, trong đó các khoản mang tính ổn định được tính vào căn cứ đóng. Khi đó, phần tiền lương tính đóng BHXH không vượt quá 50.600.000 đồng/tháng theo trần hiện hành từ 01/07/2026.
Cần lưu ý: vẫn dùng mốc 2.340.000 đồng/tháng để suy ra trần đóng. Nếu phần mềm lương hoặc phần mềm BHXH điện tử chưa cập nhật, kế toán cần kiểm tra lại công thức trước kỳ lương tháng 7/2026.
V. Hồ sơ đăng ký BHXH cho nhân viên mới gồm những gì
Sau khi xác định đúng người và đúng mức đóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ báo tăng. Phần này không phức tạp, nhưng hồ sơ có thể bị trả lại nếu thiếu biểu mẫu hoặc thông tin mã số BHXH chưa đủ.
1. Hồ sơ lõi cần chuẩn bị
| Chủ thể | Biểu mẫu/hồ sơ | Lưu ý |
|---|---|---|
| Người lao động | Mẫu TK1-TS | Dùng cho người tham gia lần đầu hoặc đã có mã số BHXH nhưng thông tin chưa đầy đủ. |
| Đơn vị sử dụng lao động | Mẫu TK3-TS | Tờ khai đơn vị khi đăng ký tham gia. |
| Đơn vị sử dụng lao động | Mẫu D02-LT | Báo cáo tình hình sử dụng lao động, danh sách lao động tham gia. |
Nếu nhân viên mới đã từng làm ở nơi khác và có mã số BHXH rồi, bạn vẫn nên kiểm tra lại thông tin cá nhân trước khi báo tăng. Họ tên, ngày sinh, số CCCD lệch một ký tự cũng đủ làm phát sinh bước điều chỉnh sau đó.
2. Những giấy tờ nên kiểm tra kèm trước khi nộp
- Thông tin định danh của nhân viên trên TK1-TS phải khớp với hồ sơ nhân sự nội bộ.
- Mức lương và thời điểm bắt đầu tham gia trên danh sách báo tăng cần khớp với hợp đồng và bảng lương.
Nhiều đơn vị chỉ phát hiện ngày hiệu lực hợp đồng và ngày báo tăng không trùng nhau sau khi nộp hồ sơ. Lúc đó, truy đóng hoặc điều chỉnh sẽ mất thêm thời gian.
VI. Quy trình đăng ký đóng BHXH cho nhân viên mới theo từng bước
Nếu bạn là HR hoặc kế toán mới nhận việc, chỉ cần đi theo 5 bước dưới đây là đủ để xử lý phần lớn hồ sơ báo tăng cho nhân viên mới.
1. Các bước thực hiện
- Kiểm tra nhân viên có thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hay không. Xem loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng, mức lương và bản chất quan hệ lao động.
- Xác định tiền lương làm căn cứ đóng. Không chỉ nhìn lương cơ bản, mà rà cả phụ cấp và khoản bổ sung trả thường xuyên, ổn định.
- Lập hồ sơ báo tăng. Chuẩn bị TK1-TS, TK3-TS và D02-LT theo tình huống cụ thể.
- Nộp hồ sơ qua kênh phù hợp. Có thể nộp trực tuyến hoặc theo phương thức truyền thống.
- Theo dõi kết quả và đóng tiền đúng hạn. Sau khi báo tăng, cần kiểm tra trạng thái hồ sơ và kỳ đóng phát sinh.
Trước khi bấm nộp, đối chiếu 4 dòng dữ liệu quan trọng là họ tên, mã số BHXH, ngày bắt đầu tham gia và mức lương đóng. Chỉ cần sai một trong bốn mục này là hồ sơ sẽ phải sửa.
2. Có thể nộp hồ sơ qua những kênh nào
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Nộp thông qua tổ chức I-VAN.
Doanh nghiệp đang dùng phần mềm BHXH điện tử thường chọn kênh trực tuyến hoặc I-VAN để xử lý nhanh hơn. Lưu ý: dữ liệu từ phần mềm nhân sự, bảng lương và hồ sơ điện tử phải đồng bộ, nếu không sẽ phát sinh chênh lệch ngay từ tháng đầu tiên.
VII. Thời hạn đăng ký và thời hạn đóng hàng tháng
Biết hồ sơ cần gì là một chuyện, nộp đúng hạn lại là chuyện khác. Nhiều đơn vị báo tăng đúng người nhưng để quá hạn, sau đó phải giải trình vì sao phát sinh truy đóng.
1. Hạn nộp hồ sơ tham gia cho nhân viên mới
- Người sử dụng lao động kê khai và nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
- Mốc tính 30 ngày cần được theo dõi từ thời điểm người lao động thực sự thuộc diện tham gia, không nên để dồn hồ sơ cuối quý mới làm.
Hạn nộp hồ sơ: trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
2. Hạn đóng BHXH hàng tháng
- Với phương thức đóng hằng tháng, hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
- Doanh nghiệp không nên hiểu đây là quyền được chậm nộp tùy ý; đây là mốc cuối cùng được áp dụng cho phương thức đóng theo tháng.
Ví dụ, tiền bảo hiểm của tháng 8 thì hạn cuối cùng là ngày cuối cùng của tháng 9. Nếu nội bộ đã chốt lương sớm, nên bố trí đóng ngay trong chu kỳ quản trị thông thường để tránh dồn việc.
VIII. Những lưu ý thực tế khi đóng BHXH cho nhân viên mới
1. Các lỗi doanh nghiệp hay gặp
- Đóng theo mức thấp hơn lương thực tế thỏa thuận. Nếu phụ cấp và khoản bổ sung trả đều, ổn định mà không đưa vào căn cứ đóng, rủi ro điều chỉnh là khá rõ.
- Nhầm BHXH bắt buộc với BHXH tự nguyện. Với nhân viên doanh nghiệp, không dùng tỷ lệ 22% của BHXH tự nguyện để thay thế.
- Dùng mốc lương cơ sở cũ khi xác định sàn hoặc trần đóng sau 01/07/2026.
- Báo tăng muộn vì cho rằng chờ hết thử việc hoặc chờ ký lại hợp đồng mới tính.
Khi xử lý hồ sơ, lỗi nặng nhất không phải là thiếu một mẫu biểu, mà là xác định sai bản chất quan hệ lao động và sai tiền lương làm căn cứ đóng. Vì hai lỗi này thường kéo theo truy đóng nhiều tháng.
2. Checklist rà soát trước khi báo tăng
- Đã xác định đúng nhân viên thuộc diện tham gia hay chưa.
- Tiền lương làm căn cứ đóng đã gồm đủ các khoản trả thường xuyên, ổn định chưa.
- Đã kiểm tra mức sàn, mức trần theo mốc hiện hành chưa.
- Biểu mẫu TK1-TS, TK3-TS, D02-LT đã đúng và đủ thông tin chưa.
- Ngày hiệu lực hợp đồng, ngày báo tăng và kỳ lương có khớp nhau không.
Nếu doanh nghiệp mới lần đầu báo tăng lao động, nên lập một file theo dõi riêng cho từng nhân viên mới gồm: ngày vào làm, ngày thuộc diện tham gia, ngày nộp hồ sơ, mức lương đóng, kết quả phản hồi từ cơ quan BHXH. Cách này rất hữu ích khi đối chiếu về sau.
IX. Tóm tắt hướng dẫn đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới nhất
Để đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới đúng quy định, doanh nghiệp nên đi theo đúng thứ tự: xác định đúng đối tượng tham gia, xác định đúng tiền lương làm căn cứ đóng, tính đúng tỷ lệ, chuẩn bị đủ hồ sơ và nộp trong hạn 30 ngày. Với lao động Việt Nam trong doanh nghiệp, mức đóng thông thường là 32%, trong đó doanh nghiệp chịu 21,5% và người lao động chịu 10,5%.
Điểm cần nhớ nhất hiện nay là tiền lương đóng BHXH không chỉ là lương cơ bản, mà còn bao gồm phụ cấp và các khoản bổ sung khác trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ lương. Từ 01/07/2026, mức lương cơ sở là 2.530.000 đồng/tháng, nên khi mức tham chiếu đang bằng lương cơ sở thì trần tiền lương đóng BHXH là 50.600.000 đồng/tháng.
Người phụ trách HR, kế toán hoặc chủ doanh nghiệp tự xử lý hồ sơ chỉ cần kiểm soát chặt 4 điểm là giảm được phần lớn sai sót: đúng người, đúng lương, đúng hồ sơ, đúng hạn. Đây là cách gọn để bảo vệ quyền lợi người lao động và tránh phát sinh điều chỉnh về sau.
