Hướng dẫn toàn diện cách xử lý chi phí dịch vụ mua của cá nhân, quy định về hóa đơn bán lẻ, chứng từ thay thế và bảng kê 01/TNDN để đảm bảo chi phí hợp lệ.

Tóm tắt các ý chính

  • Chi phí từ cá nhân không kinh doanh: Phải lập Bảng kê 01/TNDN kèm hợp đồng, chứng từ thanh toán để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
  • Hộ kinh doanh >100tr/năm: Bắt buộc phải yêu cầu xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho mọi giao dịch.
  • Hóa đơn bán lẻ: Chỉ có giá trị chứng minh giao dịch nội bộ, không có giá trị khấu trừ thuế GTGT và không phải là chi phí hợp lệ nếu đứng một mình.
  • Sai sót trên hóa đơn điện tử: Phải lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không được hủy hóa đơn đã phát hành.
  • Thanh toán > 5 triệu: Khoản chi theo Bảng kê 01/TNDN không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt để được tính là chi phí hợp lệ.

Trong hoạt động kinh doanh, việc mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân là tình huống thường gặp. Tuy nhiên, làm thế nào để các chi phí dịch vụ mua của cá nhân này được công nhận hợp lệ khi tính thuế TNDN là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn bạn toàn diện về cách xử lý chi phí, quy định về hóa đơn bán lẻ và chứng từ thay thế để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Cơ sở pháp lý

I. Quy định về chi phí mua hàng của cá nhân không có hóa đơn

Để chi phí dịch vụ mua của cá nhân được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp lý, đặc biệt là khi giao dịch không có hóa đơn điện tử chính thức.

1. Phân loại đối tượng bán hàng

Việc xử lý chi phí phụ thuộc vào tính chất kinh doanh của người bán. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ 3 nhóm đối tượng sau:

  • Cá nhân không kinh doanh: Bao gồm người dân tự sản xuất, đánh bắt, khai thác hoặc các hộ gia đình không đăng ký kinh doanh. Khi mua hàng từ nhóm này, doanh nghiệp có thể lập Bảng kê 01/TNDN để ghi nhận chi phí.
  • Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm: Nhóm này không thuộc diện nộp thuế GTGT và không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Bảng kê 01/TNDN kèm các chứng từ cần thiết.
  • Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên: Nhóm này bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp phải yêu cầu người bán xuất hóa đơn hợp lệ.

2. Các trường hợp được lập Bảng kê thu mua hàng hóa (Mẫu 01/TNDN)

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được phép lập bảng kê thay thế hóa đơn khi mua các loại hàng hóa, dịch vụ sau từ các đối tượng phù hợp (chủ yếu là cá nhân không kinh doanh):

  • Nông sản, lâm sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
  • Sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa…
  • Đất, đá, cát, sỏi do hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
  • Phế liệu do người trực tiếp thu nhặt bán ra.
  • Tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.

3. Điều kiện để chi phí được ghi nhận hợp lệ

Để các khoản chi phí này được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:

  • Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu 01/TNDN): Phải được lập đúng quy định, ghi rõ thông tin người bán và có chữ ký của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
  • Hợp đồng mua bán: Hoặc biên bản thỏa thuận chi tiết về hàng hóa, dịch vụ, đơn giá.
  • Chứng từ thanh toán: Có thể là phiếu chi tiền mặt hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng.
  • Biên bản bàn giao hàng hóa: Có chữ ký xác nhận của cả bên mua và bên bán.

II. Hóa đơn bán lẻ và giá trị pháp lý

1. Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là chứng từ do người bán tự lập để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Loại hóa đơn này thường được các hộ kinh doanh nhỏ, cá nhân sử dụng trong các giao dịch nhỏ lẻ. Hóa đơn bán lẻ phải có các chỉ tiêu cơ bản như tên, địa chỉ người bán; ngày tháng; tên hàng hóa, dịch vụ và đơn giá.

Hóa đơn bán lẻ.
Hóa đơn bán lẻ – Nguồn: Internet

2. Quy định về ngưỡng xuất hóa đơn

Kể từ ngày 01/07/2022, theo quy định về hóa đơn điện tử, mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn điện tử, không phân biệt giá trị giao dịch. Quy định cũ về việc không cần xuất hóa đơn cho giao dịch dưới 200.000 đồng đã chính thức hết hiệu lực.

3. Giá trị pháp lý trong kế toán và thuế

Hóa đơn bán lẻ chỉ có giá trị chứng nhận doanh thu cho người bán và là chứng từ tham khảo cho người mua. Về mặt pháp lý thuế, nó không có giá trị khấu trừ thuế GTGT và không được xem là chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, trừ trường hợp nó đi kèm với bộ hồ sơ hợp lệ như Bảng kê 01/TNDN khi mua hàng của cá nhân không kinh doanh.

III. Chứng từ thay thế khi hóa đơn có sai sót

1. Khi nào cần lập hóa đơn/chứng từ thay thế?

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nghiêm trọng, doanh nghiệp cần lập chứng từ thay thế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

  • Sai mã số thuế, tên, địa chỉ của người mua hoặc người bán.
  • Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc tổng tiền thanh toán.
  • Ghi sai quy cách, chất lượng, đơn vị tính của hàng hóa, dịch vụ.
  • Hóa đơn gốc bị mất, cháy, hỏng không thể sử dụng.

2. Quy trình lập hóa đơn điện tử thay thế

Quy trình lập hóa đơn thay thế được thực hiện như sau:

  • Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc bên bán thông báo về việc hóa đơn có sai sót cho bên mua.
  • Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới. Trên hóa đơn mới phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  • Bước 3: Bên bán ký số trên hóa đơn điện tử mới và gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn thay thế.
  • Bước 4: Sau khi được cấp mã, bên bán gửi hóa đơn thay thế cho người mua. Hóa đơn đã bị thay thế sẽ không còn giá trị sử dụng.
Hộ kinh doanh >100tr/năm: Bắt buộc phải yêu cầu xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho mọi giao dịch.
Hộ kinh doanh >100tr/năm: Bắt buộc phải yêu cầu xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho mọi giao dịch.

IV. Hướng dẫn xử lý kế toán và thuế

1. Hạch toán chi phí hợp lý

Khi có đầy đủ chứng từ theo quy định, kế toán có thể hạch toán chi phí dịch vụ mua của cá nhân vào các tài khoản phù hợp để theo dõi. Ví dụ:

  • Sử dụng tài khoản 152 (Nguyên liệu, vật liệu) nếu mua vật tư để sản xuất.
  • Sử dụng tài khoản 156 (Hàng hóa) nếu mua hàng hóa về để kinh doanh, buôn bán.

2. Quy định về chứng từ thanh toán

Từ 01/10/2025, theo quy định về quản lý thuế, các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ…) nếu giá trị giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (bao gồm VAT) để được công nhận là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.

V. Kinh nghiệm kiểm soát và tối ưu chi phí

1. Yêu cầu và kiểm tra chứng từ

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu.

  • Yêu cầu cá nhân, nhà cung cấp cung cấp đầy đủ chứng từ hợp lệ trước khi tiến hành thanh toán.
  • Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn, chứng từ ngay khi nhận để phát hiện sai sót và yêu cầu xử lý kịp thời.

2. Lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ là yếu tố quyết định khi giải trình với cơ quan thuế.

  • Lưu trữ hồ sơ điện tử song song với bản giấy (nếu có) để thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu.
  • Sắp xếp hồ sơ khoa học theo từng giao dịch, nhà cung cấp để phục vụ cho công tác kiểm toán, quyết toán thuế sau này.

3. Đào tạo nhân sự

Nhân viên kế toán và bộ phận mua hàng cần được đào tạo kỹ lưỡng về các quy định pháp lý liên quan. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa các loại chứng từ, quy trình xử lý sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tuân thủ pháp luật tốt hơn.

4. Các thay đổi về hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực đã mang đến những thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử :

  • Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Mở rộng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ… có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
  • Không bắt buộc chữ ký số: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.

VI. Tóm tắt hướng dẫn cách xử lý chi phí dịch vụ mua của cá nhân

Tóm lại, chi phí dịch vụ mua của cá nhân, hóa đơn bán lẻ và chứng từ thay thế là những vấn đề phức tạp nhưng không thể bỏ qua trong quản trị tài chính doanh nghiệp. Việc nắm vững các quy định pháp lý hiện hành, xây dựng quy trình làm việc chặt chẽ và chuẩn bị hồ sơ chứng từ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hạch toán chi phí hợp lệ, tối ưu hóa số thuế phải nộp và tránh các rủi ro không đáng có khi quyết toán.

Câu Hỏi Thường Gặp

Được, nếu chi phí đó đáp ứng đủ điều kiện của chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN và có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Tùy thuộc vào đối tượng bán là ai (cá nhân không kinh doanh, hộ kinh doanh…), chứng từ yêu cầu có thể là hóa đơn điện tử hợp pháp hoặc bộ hồ sơ gồm Bảng kê 01/TNDN, hợp đồng, chứng từ thanh toán.

Không. Hóa đơn bán lẻ chỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch và doanh thu nội bộ, không phải hóa đơn GTGT hợp pháp theo quy định của cơ quan thuế. Do đó, hóa đơn bán lẻ không đủ điều kiện để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Khi mua hàng hóa, dịch vụ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải yêu cầu người bán xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp lệ cho khoản chi phí.

Phiếu thu không thể thay thế hóa đơn hợp pháp. Tuy nhiên, khi mua hàng từ cá nhân không kinh doanh thuộc diện được miễn hóa đơn, doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu thu như một chứng từ thanh toán đi kèm với Bảng kê 01/TNDN và các chứng từ bổ trợ khác (hợp đồng, biên bản bàn giao) để hợp thức hóa chi phí.

Pháp luật hiện hành không quy định một thời hạn cụ thể (vd: 3 ngày, 5 ngày). Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lập hóa đơn thay thế ngay khi phát hiện sai sót và phải hoàn thành trước thời điểm nộp tờ khai thuế của kỳ phát hiện sai sót để đảm bảo dữ liệu kê khai chính xác và thống nhất.