Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh tại Việt Nam sẽ chính thức bước vào một kỷ nguyên quản lý thuế mới, chuyển đổi từ phương pháp tính thuế khoán sang tự kê khai và nộp thuế dựa trên doanh thu và chi phí thực tế. Sự thay đổi này đặt chi phí đầu vào vào vị trí trung tâm, trở thành yếu tố quyết định giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa số thuế phải nộp một cách hợp pháp.
Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn toàn diện về chi phí đầu vào cho hộ kinh doanh, giúp bạn nắm vững các quy định, điều kiện và những lưu ý quan trọng để tuân thủ pháp luật và kinh doanh hiệu quả.
Cơ sở pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
- Luật Thuế giá trị gia tăng (sửa đổi) và Luật Thuế thu nhập cá nhân (sửa đổi) dự kiến áp dụng từ 2026.
- Thông tư 40/2021/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT, thuế TNCN và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh.
- Thông tư 88/2021/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP (liên quan đến hóa đơn điện tử từ máy tính tiền).
I. Chi phí đầu vào hộ kinh doanh là gì và tại sao lại quan trọng?
Chi phí đầu vào, hay chi phí mua sắm, là toàn bộ các khoản chi tiêu mà hộ kinh doanh phải bỏ ra để mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, năng lượng, và các dịch vụ cần thiết khác nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây là các chi phí phát sinh trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được bán ra cho khách hàng.
Từ năm 2026, khi hộ kinh doanh chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai, chi phí đầu vào trở nên cực kỳ quan trọng vì những lý do sau:
- Giảm áp lực thuế TNCN: Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) sẽ được tính trên lợi nhuận (Doanh thu – Chi phí hợp lệ). Nếu bạn xác định và chứng minh được chi phí đầu vào một cách chính xác, số thuế TNCN phải nộp sẽ giảm đáng kể so với việc tính trên toàn bộ doanh thu.
- Khấu trừ thuế GTGT: Đối với các hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thường là các hộ có doanh thu lớn), hóa đơn đầu vào là cơ sở để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, giúp giảm số thuế GTGT phải nộp.
- Chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Hóa đơn, chứng từ đầu vào là bằng chứng pháp lý vững chắc để chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa khi có sự kiểm tra từ cơ quan chức năng, tránh nguy cơ bị xử phạt hoặc tịch thu hàng hóa.
- Tiếp cận nguồn vốn tín dụng: Sổ sách kế toán rõ ràng và hóa đơn đầu vào đầy đủ là cơ sở để ngân hàng và các tổ chức tín dụng đánh giá khả năng tài chính, giúp hộ kinh doanh dễ dàng tiếp cận các khoản vay vốn.
Ví dụ: Một hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống có doanh thu 1,2 tỷ đồng và chứng minh được chi phí đầu vào hợp lệ là 800 triệu đồng. Lợi nhuận tính thuế là 400 triệu đồng. Thuế TNCN phải nộp sẽ được tính trên 400 triệu này (theo thuế suất 15%), thay vì tính trên toàn bộ doanh thu (theo tỷ lệ 0.5% – 2%).
II. Phân loại hộ kinh doanh và phương pháp tính thuế từ 01/01/2026
Theo quy định mới dự kiến áp dụng từ năm 2026, hộ kinh doanh sẽ được phân loại thành 4 nhóm dựa trên mức doanh thu, với phương pháp tính thuế tương ứng như sau:
| Nhóm | Doanh Thu Hàng Năm | Phương Pháp Tính Thuế TNCN | Thuế Suất TNCN |
|---|---|---|---|
| Nhóm 1 | Dưới 500 triệu đồng | Miễn thuế | 0% |
| Nhóm 2 | Từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng | Được lựa chọn: 1. Theo lợi nhuận (Doanh thu – Chi phí) 2. Theo tỷ lệ % trên doanh thu |
1. 15% 2. 0,5% – 2% (tùy ngành nghề) |
| Nhóm 3 | Từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ đồng | Bắt buộc tính trên lợi nhuận | 15% |
| Nhóm 4 | Từ 50 tỷ đồng trở lên | Bắt buộc tính trên lợi nhuận | 17% – 20% (lũy tiến) |
1. Nhóm 1: Doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm
Các hộ kinh doanh thuộc nhóm này sẽ được miễn 100% thuế GTGT và thuế TNCN. Dù được miễn thuế, hộ kinh doanh vẫn cần thực hiện ghi chép doanh thu hàng ngày và kê khai 01 lần/năm. Việc lưu giữ hóa đơn đầu vào không bắt buộc về mặt thuế nhưng rất được khuyến khích để chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
2. Nhóm 2: Doanh thu từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng/năm
Đây là nhóm có sự linh hoạt cao nhất, được quyền lựa chọn giữa hai phương pháp tính thuế TNCN:
- Phương pháp A (Tính thuế theo lợi nhuận): Đây là phương pháp mới được khuyến khích. Hộ kinh doanh cần chứng minh chi phí đầu vào hợp lệ bằng hóa đơn, chứng từ. Thuế TNCN sẽ được tính bằng 15% trên lợi nhuận. Phương pháp này có lợi cho các hộ có tỷ lệ chi phí cao.
- Phương pháp B (Tính thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu): Đây là phương pháp truyền thống, không cần chứng minh chi phí. Thuế TNCN sẽ được tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định (từ 0,5% – 2% tùy ngành nghề) trên phần doanh thu vượt 500 triệu đồng.
3. Nhóm 3 và Nhóm 4: Doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên
Các hộ kinh doanh thuộc nhóm này bắt buộc phải tính thuế dựa trên lợi nhuận thực tế (Doanh thu trừ Chi phí hợp lệ) và áp dụng chế độ kế toán như doanh nghiệp. Cụ thể:
- Bắt buộc áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
- Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ để xác định chi phí.
- Bắt buộc mở tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh.
- Tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán theo quy định.
III. Điều kiện để chi phí đầu vào được công nhận và khấu trừ
Không phải mọi khoản chi đều được công nhận là chi phí hợp lệ. Để một khoản chi được trừ khi tính thuế, nó phải đáp ứng đồng thời cả ba điều kiện sau:
1. Chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động kinh doanh
Khoản chi phải là chi phí thực tế đã xảy ra, không phải chi phí dự kiến. Quan trọng hơn, nó phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh đã đăng ký của hộ. Các chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình (như mua sắm quần áo, ăn uống cá nhân, chi phí học tập cho con…) sẽ không được chấp nhận.
2. Phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Đây là điều kiện tiên quyết. Mọi khoản chi phải có bằng chứng pháp lý là hóa đơn hoặc các chứng từ hợp lệ khác theo quy định. Hóa đơn phải được lập bởi đơn vị kinh doanh hợp pháp, có đầy đủ thông tin, không giả mạo hay tẩy xóa.
Trong trường hợp mua hàng của cá nhân không kinh doanh và không có hóa đơn, hộ kinh doanh phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo mẫu quy định.
3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 5 triệu đồng
Theo quy định mới, đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm GTGT), hộ kinh doanh bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua ví điện tử, thẻ, bù trừ công nợ…) thì chi phí đó mới được khấu trừ. Quy định này nhằm tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch kinh tế.
IV. Danh sách chi phí đầu vào được trừ và không được trừ
1. Các khoản chi phí được trừ (chi phí hợp lệ)
Đây là những chi phí cần thiết, hợp lý và có đầy đủ chứng từ, liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh:
- Chi phí nguyên, vật liệu, nhiên liệu, hàng hóa: Chi phí mua hàng hóa để bán lại hoặc nguyên liệu để sản xuất.
- Chi phí tiền lương, tiền công: Các khoản chi trả cho người lao động, bao gồm cả phụ cấp và các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Chi phí hao mòn của máy móc, thiết bị, nhà xưởng… phục vụ kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, internet, chi phí thuê mặt bằng, thuê kho bãi, chi phí vận chuyển, quảng cáo, marketing…
- Chi phí trả lãi tiền vay: Lãi vay ngân hàng hoặc các tổ chức, cá nhân khác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (không vượt quá mức quy định).
- Các khoản chi khác: Chi phí sửa chữa tài sản, bảo hiểm kinh doanh và các chi phí khác có liên quan trực tiếp và có đủ chứng từ.
2. Các khoản chi phí không được trừ
Những khoản chi sau đây sẽ bị loại trừ, dù có hóa đơn:
- Chi phí không liên quan đến hoạt động kinh doanh: Bao gồm tất cả các chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình.
- Lương của chủ hộ kinh doanh: Theo các đề xuất gần đây, tiền lương, tiền công của chính chủ hộ kinh doanh không được tính là chi phí được trừ.
- Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Các khoản chi không có bằng chứng pháp lý hoặc hóa đơn không hợp lệ.
- Chi phí không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt: Các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên nhưng thanh toán bằng tiền mặt.
- Các khoản tiền phạt: Tiền phạt vi phạm hành chính, vi phạm hợp đồng.
- Phần chi phí vượt định mức: Chi phí khấu hao vượt mức quy định, chi phí lãi vay vượt trần…
V. Yêu cầu về hóa đơn đầu vào và quy định hóa đơn điện tử
1. Tiêu chí của một hóa đơn đầu vào hợp lệ
Một hóa đơn được xem là hợp lệ khi đáp ứng đủ 3 tiêu chí: Hợp pháp, Hợp lệ và Hợp lý.
- Hợp pháp: Hóa đơn được phát hành bởi đơn vị có đăng ký kinh doanh và mã số thuế hợp lệ, đúng mẫu quy định của cơ quan thuế.
- Hợp lệ: Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, MST của bên bán và bên mua; tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất, tiền thuế; ngày lập và chữ ký số (với hóa đơn điện tử).
- Hợp lý: Nội dung hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh đã đăng ký của hộ.
2. Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo quy định, các hộ kinh doanh trong lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (như bán lẻ, nhà hàng, khách sạn…) có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Đối với các hộ kinh doanh khác (doanh thu dưới 1 tỷ hoặc không cung cấp trực tiếp cho người tiêu dùng), vẫn có thể sử dụng hóa đơn điện tử thông thường hoặc hóa đơn giấy (trong trường hợp được phép). Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp tăng tính minh bạch và tự động hóa trong quản lý.
VI. Yêu cầu về sổ sách kế toán và tài khoản ngân hàng
1. Hệ thống sổ sách kế toán bắt buộc
Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (đặc biệt là nhóm 2, 3, 4) phải tổ chức công tác kế toán và lưu giữ chứng từ, sổ sách. Các mẫu sổ sách chính bao gồm:
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (S1-HKD).
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S2-HKD).
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (S3-HKD).
- Sổ quỹ tiền mặt (S4-HKD).
- Sổ tiền gửi ngân hàng (S5-HKD).
- Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN (S6-HKD).
- Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động (S7-HKD).
2. Quy định về tài khoản ngân hàng riêng
Các hộ kinh doanh thuộc nhóm 3, nhóm 4 và nhóm 2 (nếu chọn phương pháp tính thuế theo lợi nhuận) phải mở một tài khoản ngân hàng riêng biệt để phục vụ cho các giao dịch của hoạt động kinh doanh. Việc tách bạch tài khoản cá nhân và tài khoản kinh doanh giúp quản lý dòng tiền rõ ràng, minh bạch và là bằng chứng quan trọng khi làm việc với cơ quan thuế.
VII. Các lỗi sai thường gặp khi quản lý chi phí và cách khắc phục
Để tránh rủi ro pháp lý, Thuận Thiên khuyên bạn nên chú ý đến các lỗi phổ biến sau:
- Lỗi 1: Không lấy hóa đơn đầu vào: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất, dẫn đến không được công nhận chi phí và có nguy cơ bị xem là kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc. → Khắc phục: Yêu cầu hóa đơn cho mọi giao dịch mua vào.
- Lỗi 2: Sử dụng hóa đơn không hợp lệ: Hóa đơn thiếu thông tin, sai tên, sai MST… sẽ bị loại. → Khắc phục: Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn ngay khi nhận.
- Lỗi 3: Không lưu giữ hóa đơn, chứng từ: Hóa đơn, chứng từ kế toán phải được lưu giữ tối thiểu 5 năm. → Khắc phục: Sắp xếp, lưu trữ hóa đơn cẩn thận, nên sao lưu bản điện tử.
- Lỗi 4: Đưa chi phí cá nhân vào chi phí kinh doanh: Cố tình đưa chi phí không liên quan vào sẽ bị loại trừ và có thể bị phạt. → Khắc phục: Tách bạch rõ ràng chi tiêu cá nhân và kinh doanh.
- Lỗi 5: Kê khai chi phí không đúng thời điểm phát sinh: Chi phí phải được ghi nhận tại thời điểm phát sinh, không phải thời điểm thanh toán. → Khắc phục: Ghi chép sổ sách theo đúng nguyên tắc kế toán dồn tích.
VIII. Các bước chuẩn bị cho hộ kinh doanh từ nay đến 2026
Để chuẩn bị tốt nhất cho sự chuyển đổi, hộ kinh doanh nên thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Rà soát và xác định nhóm doanh thu: Ước tính doanh thu năm 2025 và 2026 để biết mình thuộc nhóm nào và có kế hoạch phù hợp.
- Bước 2: Lựa chọn phương pháp tính thuế (đối với nhóm 2): Cân nhắc giữa việc tính thuế theo lợi nhuận hay theo tỷ lệ % trên doanh thu để chọn phương án có lợi nhất.
- Bước 3: Tập hợp và chuẩn bị chứng từ: Bắt đầu thu thập, sắp xếp và lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ đầu vào cho mọi khoản chi phí.
- Bước 4: Mở tài khoản ngân hàng riêng: Nếu thuộc đối tượng bắt buộc, hãy chủ động mở và thông báo số tài khoản cho cơ quan thuế.
- Bước 5: Chuẩn bị hệ thống sổ sách kế toán: Làm quen với 7 mẫu sổ theo Thông tư 88 hoặc tìm hiểu các phần mềm kế toán dành cho hộ kinh doanh.
- Bước 6: Đăng ký hóa đơn điện tử: Nếu thuộc đối tượng bắt buộc, cần tìm hiểu và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
IX. Tóm tắt Hướng dẫn chi phí đầu vào cho hộ kinh doanh từ 2026 và các lưu ý quan trọng
Kể từ năm 2026, việc quản lý chi phí đầu vào không còn là lựa chọn mà đã trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với phần lớn hộ kinh doanh nếu muốn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Thay đổi lớn nhất là việc bãi bỏ thuế khoán và chuyển sang kê khai dựa trên lợi nhuận thực tế. Để thích ứng, hộ kinh doanh cần chủ động trang bị kiến thức, xây dựng thói quen lấy hóa đơn, ghi chép sổ sách đầy đủ và tuân thủ các quy định về thanh toán không dùng tiền mặt. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ bây giờ sẽ là chìa khóa giúp bạn kinh doanh một cách minh bạch, bền vững và tránh được những rủi ro không đáng có trong tương lai.
