Có thể nộp tờ khai, hồ sơ BHXH qua mạng bằng giao dịch điện tử trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc qua Tổ chức I-VAN. Trước khi nộp, cần chuẩn bị tài khoản định danh điện tử và chứng thư chữ ký số còn hiệu lực nếu thủ tục yêu cầu ký số.
I. Bảng tra cứu nhanh cách nộp tờ khai BHXH qua mạng
| Đối tượng | Kênh nộp | Cách thực hiện cơ bản |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp/đơn vị sử dụng lao động | Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Tổ chức I-VAN | Đăng ký giao dịch điện tử → đăng nhập hệ thống → kê khai hồ sơ điện tử → ký số/xác thực → gửi hồ sơ → theo dõi phản hồi |
| Cá nhân | Ứng dụng VssID, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, Cổng Dịch vụ công Quốc gia | Tạo/đăng ký tài khoản phù hợp → xác thực điện tử → chọn thủ tục → kê khai biểu mẫu → gửi hồ sơ → theo dõi kết quả |
Các kênh nộp trực tuyến:
Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Tổ chức I-VAN
Khi thông tin đã có và được tích hợp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, người nộp không phải cung cấp lại giấy tờ, tài liệu tương ứng. Giao dịch điện tử không phụ thuộc địa giới hành chính.
II. Cách thực hiện theo từng trường hợp
1. Đối với doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động
- Đăng ký giao dịch điện tử trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.
- Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật và pháp lý: tài khoản định danh điện tử và chứng thư chữ ký số còn hiệu lực.
- Đăng nhập hệ thống (thường gắn với thông tin đơn vị hoặc mã số thuế).
- Kê khai hồ sơ điện tử theo thủ tục tương ứng (đăng ký tham gia, báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin).
- Ký số và nộp hồ sơ điện tử.
- Theo dõi trạng thái xử lý, phản hồi hoặc yêu cầu bổ sung trên hệ thống.
Lỗi thường gặp: đơn vị đã có tài khoản nhưng chữ ký số hết hiệu lực hoặc đăng nhập sai thông tin, khiến hồ sơ không gửi được hoặc bị treo. Nên kiểm tra tài khoản và chứng thư số trước khi kê khai.
Đơn vị cũng có thể chọn nộp qua Tổ chức I-VAN thay vì thao tác trực tiếp trên cổng.
2. Đối với cá nhân
- Nộp qua ứng dụng VssID cho các thủ tục được hỗ trợ.
- Nộp qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.
- Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Cách thực hiện: đăng ký hoặc tạo tài khoản phù hợp, thực hiện xác thực điện tử theo yêu cầu, chọn thủ tục hành chính BHXH, kê khai biểu mẫu điện tử tương ứng, gửi hồ sơ và theo dõi kết quả.
Cá nhân thường dùng tài khoản VssID hoặc tài khoản trên Cổng Dịch vụ công BHXH có liên kết VNeID/định danh điện tử mức 2. Chữ ký số thường dùng cho doanh nghiệp; cá nhân có thể nộp hồ sơ qua ứng dụng hoặc cổng điện tử mà không nhất thiết phải có chữ ký số cá nhân nếu thủ tục cho phép xác thực theo cách khác.
Lưu ý quan trọng
Tùy từng thủ tục, cá nhân có thể phát sinh thêm bước đối chiếu, xác minh hoặc nộp bổ sung bản giấy, bản chụp hay xuất trình hồ sơ trực tiếp. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều người vẫn vướng vì tưởng nộp online là xong toàn bộ.
III. Điều kiện và biểu mẫu thường gặp
1. Điều kiện khi giao dịch BHXH điện tử
- Có tài khoản định danh điện tử theo quy định hiện hành.
- Nếu thuộc trường hợp phải ký điện tử thì cần có chứng thư chữ ký số còn hiệu lực.
- Hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy.
- Nếu là thủ tục lần đầu hoặc trường hợp đặc biệt, có thể phát sinh yêu cầu nộp trực tiếp hoặc bổ sung hồ sơ để xác minh.
2. Một số mẫu tờ khai BHXH điện tử hay gặp
| Mẫu | Nội dung |
|---|---|
| TK1-TS | Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT cho cá nhân/người tham gia |
| TK3-TS | Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT cho doanh nghiệp/đơn vị |
| D01-TS | Bảng kê thông tin |
| D05-TS | Danh sách người tham gia BHXH tự nguyện |
Chọn sai mẫu tờ khai là lỗi phổ biến. Nếu nộp cho cá nhân, thường dùng mẫu TK1-TS; cho đơn vị, liên quan TK3-TS.
IV. Mốc thời gian cần nhớ khi nộp và theo dõi hồ sơ
Một số mốc thời gian đáng chú ý:
Đóng hàng tháng: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
Đóng theo chu kỳ 03 hoặc 06 tháng: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo chu kỳ.
Kê khai tham gia ban đầu: 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng.
Chậm nộp: bị tính lãi 0,03%/ngày và có thể bị xử phạt hành chính.
Thời hạn nộp không cố định cho mọi loại tờ khai mà phụ thuộc vào từng thủ tục. Doanh nghiệp dễ nhầm giữa thời hạn đóng và thời hạn kê khai. Cần kiểm tra loại thủ tục để xác định hạn nộp chính xác.
