Có. Người tham gia hoặc người hưởng chế độ BHXH có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác làm thủ tục BHXH. Cần phân biệt rõ: ủy quyền làm thủ tục và ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp BHXH, các chế độ khác là hai nhóm khác nhau, không nên gộp thành một điều kiện chung nếu muốn chuẩn bị hồ sơ chính xác.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Có thể ủy quyền | Lưu ý chính |
|---|---|---|
| Ủy quyền thực hiện thủ tục BHXH | Có | Thực hiện bằng văn bản theo quy định của pháp luật dân sự và pháp luật BHXH |
| Ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp BHXH và chế độ khác | Có | Văn bản ủy quyền cần được chứng thực và có hiệu lực tối đa 12 tháng kể từ ngày xác lập |
| Giấy tờ thường dùng | Áp dụng | Thường dùng Giấy ủy quyền mẫu 13-HSB hoặc Hợp đồng ủy quyền |
| Giấy ủy quyền cũ còn hiệu lực | Tiếp tục dùng | Nếu lập theo quy định cũ và vẫn còn hiệu lực thì được tiếp tục sử dụng nhưng không quá 30/06/2026 |
Mốc dễ nhầm: thời hạn tối đa 12 tháng chỉ áp dụng riêng với trường hợp ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp BHXH và các chế độ khác, không phải áp cho mọi loại ủy quyền BHXH.
II. Các trường hợp ủy quyền thường gặp
1. Ủy quyền để làm thủ tục BHXH
Trường hợp này được thực hiện bằng văn bản. Nhiều người chỉ nói miệng hoặc nhờ người thân nộp hộ hồ sơ mà không chuẩn bị văn bản ủy quyền, nên khi làm việc với cơ quan BHXH dễ bị yêu cầu bổ sung.
Việc ủy quyền có thể áp dụng cho nhiều thủ tục BHXH như:
- Lĩnh thay chế độ BHXH hàng tháng
- Nhận BHXH một lần
- Nhận chế độ ốm đau
- Nhận chế độ thai sản
- Nhận chế độ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe
- Lấy sổ BHXH
- Nộp hồ sơ hoặc nhận hồ sơ theo thủ tục cụ thể của cơ quan BHXH
2. Ủy quyền để nhận lương hưu, trợ cấp BHXH và chế độ khác
Nhóm này có điều kiện chặt hơn. Văn bản ủy quyền cần được chứng thực theo quy định về chứng thực và chỉ có hiệu lực tối đa 12 tháng kể từ ngày xác lập việc ủy quyền. Hồ sơ thường gặp vấn đề khi văn bản ủy quyền không được chứng thực hoặc đã quá thời hạn hiệu lực.
Ví dụ thực tế
Một người đang hưởng lương hưu nhờ người thân nhận thay. Nếu văn bản ủy quyền không được chứng thực hoặc đã quá thời hạn 12 tháng, hồ sơ nhận thay rất dễ bị yêu cầu lập lại từ đầu.
III. Hồ sơ và điểm cần kiểm tra khi đi làm
Hồ sơ thực hiện thường sử dụng một trong các giấy tờ sau:
- Giấy ủy quyền mẫu 13-HSB
- Hợp đồng ủy quyền theo quy định của pháp luật
Theo dữ liệu hiện hành, mẫu 13-HSB được quy định tại Quyết định 2222/QĐ-BHXH ngày 29/07/2025. Khi làm thủ tục hoặc nhận thay, người được ủy quyền thường cần xuất trình giấy tờ tùy thân theo hướng dẫn thủ tục hành chính của cơ quan BHXH.
| Nội dung kiểm tra | Điểm cần chú ý |
|---|---|
| Loại văn bản | Dùng mẫu 13-HSB hoặc hợp đồng ủy quyền phù hợp |
| Phạm vi ủy quyền | Ghi rõ là làm thủ tục hay nhận tiền/chế độ |
| Chứng thực | Cần kiểm tra riêng với trường hợp nhận lương hưu, trợ cấp BHXH và chế độ khác |
| Thời hạn | Rà lại mốc 12 tháng nếu thuộc trường hợp nhận chế độ |
| Giấy tờ người được ủy quyền | Mang theo giấy tờ tùy thân khi nộp hoặc nhận hồ sơ |
Lưu ý quan trọng
Một điểm thường bị thiếu là ghi rõ phạm vi công việc trong giấy ủy quyền. Người dân thường không ghi rõ người được ủy quyền có được nộp hồ sơ, nhận kết quả hay nhận tiền thay, dẫn đến cơ quan tiếp nhận khó xác định.
Về chứng thực văn bản ủy quyền, ngoài UBND cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện cũng có thẩm quyền chứng thực chữ ký theo phạm vi pháp luật cho phép. Người dân thường nhầm lẫn về thẩm quyền này khi đi chứng thực hồ sơ.
IV. Trường hợp giấy ủy quyền cũ và trách nhiệm của người được ủy quyền
Đối với văn bản hoặc giấy ủy quyền đã lập theo quy định cũ mà vẫn còn hiệu lực, vẫn có thể tiếp tục sử dụng nhưng không quá ngày 30/06/2026. Sau mốc này, việc dùng giấy ủy quyền cần theo khung pháp lý mới và biểu mẫu, hướng dẫn hiện hành.
Mốc cần nhớ: giấy ủy quyền cũ còn hiệu lực được tiếp tục dùng nhưng không quá 30/06/2026.
Người được ủy quyền cũng có trách nhiệm báo giảm kịp thời khi người hưởng từ trần hoặc bị tạm dừng hưởng chế độ BHXH hàng tháng. Nếu thực hiện không đúng cam kết thì ngoài việc hoàn trả số tiền đã nhận không đúng quy định, còn có thể bị xử lý theo pháp luật hành chính hoặc hình sự tùy hậu quả.
Khi chuẩn bị hồ sơ, cần kiểm tra 4 điểm: đúng mẫu, đúng phạm vi ủy quyền, đúng yêu cầu chứng thực, đúng thời hạn hiệu lực. Nếu thiếu một trong các điểm này, thủ tục có thể bị kéo dài.
