Sinh viên đi thực tập có hưởng lương tại công ty không phải lúc nào cũng thuộc diện đóng BHXH. Điểm cần nhìn là bản chất thỏa thuận có phải quan hệ lao động hay không. Với thuế TNCN, không được miễn thuế chỉ vì đang là sinh viên, mà sẽ xét theo loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng và mức chi trả thực tế.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | BHXH | Thuế TNCN |
|---|---|---|
| Chỉ là thực tập, học việc, hỗ trợ phụ cấp, không có đầy đủ dấu hiệu của quan hệ lao động | Không thuộc đối tượng BHXH bắt buộc | Xét theo mức chi trả và hình thức trả thu nhập |
| Thỏa thuận mang tên thực tập nhưng thực tế có việc làm, có trả công/tiền lương, có quản lý, điều hành, giám sát | Nếu thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thì thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc | Xét theo thời hạn hợp đồng và mức chi trả |
| Hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên | Xem bản chất quan hệ và thời hạn tham gia | Tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần |
| Không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng, trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên | Không kết luận riêng chỉ theo tên hợp đồng, phải xem bản chất | Khấu trừ 10% trước khi trả, trừ trường hợp đủ điều kiện làm cam kết 08/CK-TNCN |
Điểm cần phân biệt: quan hệ mang tên “thực tập” nhưng nếu có đủ dấu hiệu của hợp đồng lao động và thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thì có thể thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
II. Khi nào sinh viên thực tập có thể thuộc diện BHXH và thuế TNCN?
1. Trường hợp về BHXH
Tên gọi “hợp đồng thực tập” chưa phản ánh hết bản chất quan hệ. Để xác định, cần nhìn vào cách tổ chức công việc và các điều kiện thực tế.
- Nếu chỉ là chương trình thực tập hoặc học việc, mục đích chính là học nghề, thực hành, chỉ có phụ cấp hoặc khoản hỗ trợ và không có đầy đủ dấu hiệu của quan hệ lao động, thì thường không thuộc đối tượng BHXH bắt buộc.
- Nếu thỏa thuận tuy mang tên khác nhưng có đủ các yếu tố: có việc làm, có trả công/tiền lương, có sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp và thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, thì được xem theo bản chất là hợp đồng lao động; khi đó thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
2. Trường hợp về thuế TNCN
Khoản chi trả tiền công cho thực tập sinh thường được kiểm tra kỹ, vì nhiều đơn vị cho rằng sinh viên không phải khấu trừ thuế.
- Nếu sinh viên ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Chỉ khi thu nhập tính thuế sau giảm trừ còn dương mới phát sinh số thuế phải nộp.
- Nếu không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng, và tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, tổ chức trả thu nhập sẽ khấu trừ 10% trước khi trả.
- Nếu cá nhân chỉ có thu nhập thuộc diện bị khấu trừ 10% này và ước tính tổng thu nhập năm chưa đến mức phải nộp thuế, có thể làm cam kết mẫu 08/CK-TNCN để tạm thời chưa bị khấu trừ, nếu đáp ứng đủ điều kiện.
Ví dụ thực tế
Sinh viên ký “hợp đồng thực tập” 02 tháng, có lương, làm việc theo ca và chịu phân công trực tiếp từ quản lý. Trường hợp này thường bị nhầm. Nếu nội dung thể hiện rõ việc làm có trả lương và có quản lý, điều hành, hồ sơ có thể bị xem xét theo bản chất quan hệ lao động.
III. Mức xử lý, thời hạn và hồ sơ cần lưu ý
1. Xử lý khi doanh nghiệp không đóng BHXH đúng diện
Nếu doanh nghiệp giao kết thỏa thuận mang tên thực tập nhưng thực chất là hợp đồng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc mà không đóng, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Trường hợp chậm đóng BHXH: mức phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính.
- Mức phạt tối đa: không quá 75.000.000 đồng.
- Kèm biện pháp buộc nộp lãi 0,03%/ngày.
- Ngoài ra còn có thể bị truy đóng số tiền bảo hiểm chưa đóng; trường hợp nghiêm trọng có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý cao hơn.
2. Thời hạn kê khai, nộp tiền
| Nội dung | Thời hạn |
|---|---|
| Đóng BHXH bắt buộc theo tháng | Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo |
| Đóng BHXH theo quý | Áp dụng nếu thuộc trường hợp được đóng theo quý |
| Khai thuế TNCN theo tháng | Chậm nhất ngày 20 của tháng sau |
| Khai thuế TNCN theo quý | Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau |
Lưu ý: doanh nghiệp không khấu trừ 10% với khoản trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên trong trường hợp không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng có thể bị truy thu.
3. Hồ sơ, biểu mẫu hay phải kiểm tra
- Đăng ký BHXH bắt buộc: TK1-TS, TK3-TS, D02-TS, D01-TS.
- Đăng ký thuế TNCN: 05-ĐK-TCT hoặc thực hiện qua tổ chức chi trả thu nhập theo mẫu 41/UQ-ĐKT nếu ủy quyền.
Lưu ý quan trọng
- Một lỗi phổ biến là mặc định mọi thực tập sinh đều không thuộc diện BHXH.
- Khi thanh tra, hồ sơ thể hiện công việc thực tế, cách trả lương và mức độ quản lý của doanh nghiệp thường được xem xét đầu tiên.
- Khi rà soát hồ sơ thực tập sinh, cần kiểm tra đồng thời ba điểm: nội dung thỏa thuận, thời hạn làm việc, cách chi trả thu nhập.
- Với thuế TNCN, việc là sinh viên không làm thay đổi nghĩa vụ khấu trừ nếu khoản chi trả thuộc diện phải khấu trừ.
