Nếu sai thông tin trên sổ BHXH, cần làm hồ sơ điều chỉnh kèm giấy tờ chứng minh. Tùy lỗi cụ thể, cơ quan BHXH sẽ điều chỉnh dữ liệu hoặc cấp lại sổ BHXH. Về nguyên tắc, mã số BHXH vẫn giữ nguyên. Chẳng hạn, khi sai số CCCD, nhiều người nghĩ ngay phải đổi cả sổ, nhưng không phải trường hợp nào cũng cần cấp lại bìa sổ.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp sai thông tin | Cách xử lý | Hồ sơ cơ bản |
|---|---|---|
| Sai hoặc thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; hoặc nội dung nhân thân cốt lõi đã ghi trên sổ BHXH | Làm thủ tục cấp lại sổ BHXH | Mẫu TK1-TS kèm giấy tờ chứng minh thông tin đúng |
| Sai hoặc thay đổi số CCCD/CMND/hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân tương tự | Điều chỉnh dữ liệu trên hệ thống; thường không nhất thiết phải cấp lại bìa sổ nếu không thuộc diện cấp lại | Mẫu TK1-TS kèm bản sao giấy tờ tùy thân mới hoặc bản sao giấy tờ hợp lệ |
| Mất hoặc hỏng sổ BHXH | Làm thủ tục cấp lại sổ theo hồ sơ tương ứng | Hồ sơ theo thủ tục cấp lại |
| Đang sử dụng sổ BHXH điện tử | Vẫn áp dụng nguyên tắc tương tự: sai thông tin nhân thân thì đề nghị điều chỉnh hoặc cấp lại dữ liệu sổ điện tử | Mẫu TK1-TS và giấy tờ chứng minh |
Mốc thời gian cần nhớ: điều chỉnh thông tin tham gia BHXH không quá 05 ngày làm việc; cấp lại sổ BHXH thông thường không quá 10 ngày làm việc; nếu cần xác minh thì tối đa 45 ngày.
II. Hồ sơ và nơi nộp
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Hồ sơ chung: Tờ khai tham gia/điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT – Mẫu TK1-TS.
- Nếu sai họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch hoặc thông tin nhân thân thuộc diện cấp lại sổ: nộp TK1-TS kèm giấy tờ chứng minh như giấy khai sinh, trích lục khai sinh, CCCD hoặc giấy tờ hộ tịch liên quan.
- Nếu sai số CCCD/CMND/hộ chiếu: nộp TK1-TS kèm bản sao giấy tờ tùy thân mới hoặc bản sao giấy tờ hợp lệ.
- Giấy tờ chứng minh nên là bản gốc hoặc bản sao hợp lệ để tránh hồ sơ bị chậm do thiếu căn cứ đối chiếu.
2. Nơi nộp và cách nộp
- Nếu đang làm việc tại đơn vị sử dụng lao động: có thể nộp hồ sơ cho đơn vị để đơn vị làm thủ tục gửi cơ quan BHXH; hoặc nộp cho cơ quan BHXH theo kênh phù hợp.
- Nếu đang bảo lưu thời gian đóng, đã nghỉ việc, tham gia BHXH tự nguyện hoặc không còn làm việc tại đơn vị: nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH.
- Phạm vi nộp: cơ quan BHXH trên toàn quốc theo thủ tục hành chính đã công bố.
- Hình thức nộp: trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam/VssID nếu thủ tục điện tử có hỗ trợ.
Ví dụ thực tế
Nếu bị sai ngày sinh trên sổ BHXH nhưng CCCD và giấy khai sinh đã đúng, hồ sơ thường sẽ yêu cầu cấp lại sổ BHXH, chứ không chỉ cập nhật dữ liệu đơn thuần. Một thiếu sót phổ biến là người nộp chỉ gửi CCCD mà thiếu giấy tờ hộ tịch, trong khi thông tin gốc cần đối chiếu sâu hơn.
III. Thời hạn giải quyết và lưu ý kiểm tra
| Nội dung | Thời hạn |
|---|---|
| Điều chỉnh thông tin tham gia BHXH | Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ |
| Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin nhân thân, mất hoặc hỏng sổ | Thông thường không quá 10 ngày làm việc |
| Hồ sơ cần xác minh quá trình đóng ở nhiều nơi hoặc có tình tiết phức tạp | Tối đa không quá 45 ngày, cơ quan BHXH có thông báo lý do |
| Chi phí | Không thu phí |
Sau khi điều chỉnh, hãy kiểm tra lại thông tin trên VssID hoặc sổ BHXH (kể cả sổ điện tử) để đảm bảo dữ liệu chính xác. Có trường hợp dù đã nộp hồ sơ, sai sót vẫn còn và chỉ phát hiện khi làm chế độ.
Lưu ý quan trọng
- Mã số BHXH được giữ nguyên, cơ quan BHXH xử lý theo hướng điều chỉnh dữ liệu hoặc cấp lại sổ tùy trường hợp.
- Từ 01/01/2026, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý tương đương sổ giấy, nhưng nếu thông tin sai thì vẫn cần làm thủ tục điều chỉnh theo quy định.
- Nếu hồ sơ liên quan đến nhiều nơi đã từng đóng BHXH, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn do cần xác minh. Do đó, nên soát lại toàn bộ giấy tờ nhân thân trước khi nộp để tránh phải bổ sung nhiều lần.
