Nếu hợp đồng khoán dịch vụ chỉ là quan hệ dân sự thuần túy thì khi chấm dứt trước thời hạn không phát sinh thủ tục báo giảm BHXH. Ngược lại, nếu hợp đồng này mang bản chất quan hệ lao động và đơn vị đang tham gia BHXH cho người đó, thì khi chấm dứt trước thời hạn sẽ có thủ tục báo giảm BHXH. Quan trọng: không nhìn tên hợp đồng, mà nhìn bản chất thực tế của quan hệ.
Nguyên tắc: chỉ báo giảm đối với người đang tham gia BHXH. Nếu chưa từng tham gia thì không có thủ tục báo giảm.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Có báo giảm BHXH không? | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Hợp đồng khoán dịch vụ là quan hệ dân sự thuần túy | Không | Người nhận khoán tự chủ cách làm, không bị quản lý/giám sát hằng ngày, không ràng buộc chấm công – giờ giấc, thường thanh toán theo kết quả hoặc khối lượng |
| Hợp đồng mang bản chất quan hệ lao động | Có, nếu đơn vị đã đăng ký tham gia BHXH cho người đó | Có trả công hoặc tiền lương, có sự quản lý, điều hành, giám sát, có thể kèm chấm công, giờ làm cố định, trả lương định kỳ |
| Người đó chưa từng tham gia BHXH tại đơn vị | Không | Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa chấm dứt hợp đồng và báo giảm BHXH |
| Người đó đang tham gia theo diện phù hợp khác và đơn vị đã đăng ký tham gia | Có | Khi chấm dứt quan hệ thuộc diện đóng thì cần thực hiện báo giảm theo quy trình hiện hành |
II. Cách xác định có phải báo giảm hay không
1. Trường hợp không phát sinh báo giảm
Nếu hợp đồng khoán dịch vụ là hợp đồng dân sự thuần túy, bên nhận khoán tự quyết cách thực hiện công việc, không chịu sự điều hành như lao động thông thường, thì trường hợp này không thuộc BHXH bắt buộc. Vì vậy, khi chấm dứt trước thời hạn sẽ không có bước báo giảm BHXH.
2. Trường hợp có phát sinh báo giảm
Nếu hợp đồng dù mang tên là khoán dịch vụ nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên, thì từ 01/07/2025 người thực hiện thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Thực tế, nhiều doanh nghiệp đặt tên hợp đồng là khoán để nghĩ rằng không phải tham gia, nhưng nếu hồ sơ thể hiện rõ cách quản lý như chấm công, giờ làm cố định, trả lương định kỳ thì vẫn bị nhìn theo bản chất quan hệ.
Ví dụ thực tế
Một cá nhân ký “hợp đồng khoán dịch vụ” nhưng làm việc hằng ngày tại công ty, có người quản lý giao việc, chấm công và trả tiền theo tháng. Nếu đơn vị đã đăng ký BHXH cho cá nhân này, khi chấm dứt trước thời hạn thì cần làm thủ tục báo giảm trong tháng phát sinh giảm.
III. Hồ sơ và thời hạn báo giảm khi thuộc diện thực hiện
Khi người đang tham gia BHXH chấm dứt quan hệ thuộc diện đóng, đơn vị cần lập hồ sơ báo giảm gửi cơ quan BHXH. Nhiều đơn vị vẫn quen dùng biểu mẫu cũ, nên cần kiểm tra kỹ.
- Hồ sơ ưu tiên theo mẫu hiện hành gồm Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS) và Tờ khai TK1-TS nếu cần điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin.
- Không dùng mẫu biểu cũ như Phiếu 600a nếu đã được thay thế trong quy trình hiện hành.
- Thời hạn thực hiện là trong tháng phát sinh giảm, tính đến ngày cuối cùng của tháng đó.
Lưu ý: nếu báo giảm chậm sau ngày cuối tháng, đơn vị sẽ phải đóng BHYT bổ sung cho các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT vẫn có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
Lưu ý quan trọng
Lúc thanh tra thường bị hỏi đầu tiên là người này có thực sự là hợp đồng khoán dân sự hay đang làm việc như lao động thông thường. Thuận Thiên lưu ý bạn nên kiểm tra lại bộ hồ sơ gồm hợp đồng, cách trả tiền, bảng chấm công, email giao việc và cơ chế quản lý thực tế trước khi kết luận có cần báo giảm hay không.
IV. Rủi ro khi chậm báo giảm
Đơn vị có thể phải đóng bổ sung BHYT cho các tháng báo giảm chậm. Nếu chậm báo giảm dẫn đến chậm đóng BHXH bắt buộc hoặc BHTN, có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.
| Nội dung | Rủi ro |
|---|---|
| Chậm báo giảm sau ngày cuối tháng | Đóng bổ sung BHYT cho các tháng báo giảm chậm |
| Chậm báo giảm kéo theo chậm đóng BHXH bắt buộc hoặc BHTN | Mức phạt đối với tổ chức từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản, tối đa không quá 75.000.000 đồng |
Như vậy, bạn cần thực hiện theo 2 bước: xác định bản chất hợp đồng, rồi kiểm tra người đó có đang tham gia BHXH hay không. Nếu là quan hệ dân sự thuần túy thì không cần báo giảm. Nếu là quan hệ thuộc diện đóng và đơn vị đã tham gia, khi chấm dứt trước thời hạn cần làm báo giảm đúng tháng để tránh phát sinh chi phí và rủi ro.
