Có, các giao dịch Bảo hiểm xã hội (BHXH) hoàn toàn có thể thực hiện hợp pháp qua hình thức điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định pháp luật hiện hành.
I. Quy định chung về giao dịch điện tử
- Tính pháp lý: Hồ sơ, chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy khi đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và được ký số hợp lệ.
- Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho cả BHXH bắt buộc và tự nguyện, bao gồm các thủ tục như đăng ký tham gia, điều chỉnh thông tin, giải quyết các chế độ (ốm đau, thai sản, hưu trí…). Một số thủ tục đăng ký, điều chỉnh thông tin là bắt buộc thực hiện qua hình thức điện tử.
- Nền tảng thực hiện: Giao dịch được thực hiện qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc ứng dụng VssID.
II. Điều kiện và quy trình thực hiện
- Tài khoản giao dịch: Cá nhân và tổ chức phải đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH trước khi thực hiện.
- Xác thực: Cần có tài khoản định danh điện tử (ví dụ: VNeID mức 2 trở lên) và chữ ký số hợp lệ do tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép cung cấp. Các giao dịch quan trọng có thể yêu cầu xác thực đa yếu tố.
- Thời gian xử lý: Thời hạn giải quyết hồ sơ điện tử không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Tra cứu thông tin: Người dùng có thể tra cứu thông tin và tiến độ xử lý hồ sơ 24/7 qua ứng dụng VssID.
III. Lưu trữ và kết nối dữ liệu
- Lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu giao dịch điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.
- Kết nối hệ thống: Hệ thống giao dịch của BHXH Việt Nam được yêu cầu kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất.
- Dự kiến số hóa sổ BHXH: Từ 01/01/2026, sổ BHXH điện tử sẽ thay thế sổ giấy, liên kết với tài khoản định danh điện tử và đảm bảo giá trị pháp lý tương đương (theo đề xuất của Bộ Tài chính).
Ví dụ thực tế
- Doanh nghiệp A nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho nhân viên mới qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, sử dụng tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp và chữ ký số hợp lệ. Hồ sơ được hệ thống tiếp nhận và xử lý, trả kết quả trong vòng 02 ngày làm việc mà không cần nộp bất kỳ bản giấy nào.
Lưu ý quan trọng
- Người sử dụng chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong hồ sơ điện tử.
- Các hồ sơ giấy đã nộp trước thời điểm quy định mới có hiệu lực vẫn được giải quyết theo quy định cũ.
- Trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình giao dịch, đơn vị liên quan có trách nhiệm khắc phục trong vòng 24 giờ.
