Có. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện có thể thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Phạm vi giao dịch gồm đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, đóng BHXH, nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, giải quyết và chi trả chế độ BHXH cùng các hoạt động khác trong lĩnh vực BHXH. Lưu ý: giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử được công nhận tương đương hồ sơ giấy khi sử dụng chữ ký số theo quy định, nhưng thời hạn xử lý không giống nhau cho mọi thủ tục.
I. Thông tin quan trọng nhất
| Nội dung | Thông tin cần nắm |
|---|---|
| Có được giao dịch điện tử không | Có, nếu cơ quan, tổ chức, cá nhân đủ điều kiện |
| Thực hiện qua đâu | Cổng Dịch vụ công BHXH, VssID, VNeID; doanh nghiệp thường qua đăng ký giao dịch điện tử, chữ ký số, I-VAN |
| Giá trị pháp lý | Hồ sơ điện tử dùng chữ ký số có giá trị tương đương bản giấy |
| Phạm vi giao dịch | Đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, đóng BHXH, điều chỉnh thông tin, giải quyết chế độ, chi trả chế độ, tra cứu thông tin |
| Lưu ý dễ nhầm | Không nên gộp tất cả thủ tục thành một quy trình hoặc một thời hạn chung |
Không có căn cứ để hiểu rằng mọi hồ sơ BHXH điện tử đều được xử lý trong 03 ngày làm việc. Mỗi thủ tục có thời hạn riêng.
II. Những giao dịch BHXH có thể làm điện tử
1. Nhóm thủ tục phổ biến
- Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện.
- Cấp sổ BHXH.
- Đóng BHXH, điều chỉnh thông tin đóng.
- Nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính về BHXH.
- Giải quyết, chi trả các chế độ BHXH.
- Tra cứu thông tin, theo dõi quá trình tham gia và thụ hưởng.
2. Hình thức thực hiện theo từng đối tượng
- Cá nhân có thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công BHXH, ứng dụng VssID và phương thức xác thực điện tử phù hợp như VNeID.
- Doanh nghiệp, tổ chức thường thực hiện qua đăng ký giao dịch điện tử, chữ ký số và hệ thống I-VAN.
Ví dụ thực tế
Nhiều đơn vị đã đăng ký giao dịch điện tử nhưng hồ sơ vẫn chậm do thiếu bước ký số hoặc gửi sai biểu mẫu.
III. Hồ sơ, biểu mẫu và dữ liệu điện tử cần lưu ý
1. Biểu mẫu thường gặp
Các giao dịch điện tử BHXH thường thực hiện qua Cổng Dịch vụ công BHXH, VssID, VNeID. Một số biểu mẫu chính gồm:
- TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- D02-LT: Danh sách lao động tham gia.
- TK3-TS: Tờ khai đơn vị.
- Các biểu mẫu khác theo Quyết định của BHXH Việt Nam.
2. Giá trị sử dụng của dữ liệu điện tử
- Dữ liệu, giấy tờ đã số hóa và đã tích hợp trên Cổng DVC hoặc cơ sở dữ liệu có thể được tái sử dụng.
- Người thực hiện giao dịch không phải nộp lại giấy tờ đối với thông tin đã có sẵn theo quy định.
- Giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH không phụ thuộc địa giới hành chính theo nguyên tắc hướng dẫn.
Lưu ý quan trọng
Một điểm cần lưu ý: có dữ liệu đã đồng bộ trên hệ thống nhưng người nộp vẫn tải lại đủ bộ giấy tờ như hồ sơ giấy, làm hồ sơ dài hơn và dễ sai hơn.
IV. Mốc thời gian và sổ BHXH điện tử
1. Thời hạn giải quyết một số thủ tục
| Thủ tục | Thời hạn |
|---|---|
| Đăng ký tham gia/cấp sổ mới | Không quá 05 ngày |
| Một số trường hợp cũ | 07-20 ngày |
| Điều chỉnh đóng | 03-05 ngày |
| Giải quyết chế độ hưu trí | 20 ngày |
| BHXH một lần | 07 ngày làm việc |
| Xác nhận sổ | 05 ngày |
Chậm nhất đến ngày 01/01/2026, việc cấp sổ BHXH được thực hiện bằng bản điện tử.
2. Sổ BHXH điện tử
- Sổ BHXH điện tử đã được quy định chính thức.
- Sổ giấy không phải là hình thức duy nhất; bản giấy được cấp theo trường hợp hoặc nhu cầu phù hợp với hướng dẫn áp dụng.
