Doanh nghiệp không còn được hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót theo quy định mới từ ngày 01/06/2025, mà phải xử lý sai sót bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, chỉ có một trường hợp ngoại lệ được phép hủy.
I. Quy định xử lý từ ngày 01/06/2025
- Không được hủy hóa đơn: Quy định về việc hủy hóa đơn điện tử do có sai sót đã được bãi bỏ.
- Hình thức xử lý: Bắt buộc phải xử lý bằng một trong hai hình thức là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Trường hợp ngoại lệ được phép hủy: Doanh nghiệp vẫn được phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trong trường hợp đã lập hóa đơn thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ. Khi đó, người bán thực hiện hủy hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế.
II. Quy định trước ngày 01/06/2025 (Để tham khảo)
- Phát hiện hóa đơn có sai sót khi chưa gửi cho người mua.
- Đã lập hóa đơn thu tiền trước nhưng sau đó hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ.
Ví dụ thực tế
Công ty A lập hóa đơn điện tử ngày 15/6/2025 nhưng ghi sai mã số thuế người mua. Thay vì hủy, công ty sẽ:
- Lập hóa đơn điều chỉnh kèm biên bản thỏa thuận với khách hàng.
- Gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế trong 5 ngày.
Lưu ý quan trọng
- Cập nhật quy trình: Doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật quy trình kế toán để tuân thủ quy định mới, tránh hủy hóa đơn sai quy định dẫn đến xử phạt.
- Thông báo sai sót: Khi xử lý sai sót bằng hóa đơn điều chỉnh/thay thế hoặc khi hủy hóa đơn trong trường hợp ngoại lệ, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo cho cơ quan thuế (ví dụ: theo mẫu 04/SS-HĐĐT).
- Phân biệt “hủy hóa đơn” và “ngừng sử dụng”: Cần phân biệt rõ việc bãi bỏ “hủy hóa đơn do sai sót” với các trường hợp “ngừng sử dụng hóa đơn” khi doanh nghiệp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động… theo quy định.
- Xử lý hóa đơn đã hủy trước 01/06/2025: Đối với các hóa đơn đã có trạng thái “hủy” trước ngày 01/06/2025, một số hướng dẫn yêu cầu doanh nghiệp khôi phục và xử lý theo quy định mới (điều chỉnh hoặc thay thế).
