Không có quy định pháp luật nào đặt ra nghĩa vụ chung rằng cứ bán hàng qua sàn TMĐT thì người bán phải có chữ ký số. Điểm dễ nhầm nằm ở chỗ: bán hàng trên sàn và lập hóa đơn điện tử là hai việc khác nhau.
Trong thực tế, nếu bạn chỉ mở gian hàng, đăng bán, nhận đơn và giao dịch thông thường trên sàn thì chưa phát sinh yêu cầu có chữ ký số. Nhưng nếu thuộc trường hợp phải tự lập, phát hành hóa đơn điện tử hoặc thực hiện thủ tục điện tử khác theo quy định chuyên ngành thì cần xem tiếp quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử.
Điểm cốt lõi: Không suy diễn rằng cứ bán hàng qua sàn TMĐT là phải có chữ ký số. Nghĩa vụ này chỉ phát sinh theo từng tình huống cụ thể.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Có phát sinh yêu cầu về chữ ký số hay không | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Chỉ đăng bán, nhận đơn, giao dịch thông thường trên sàn | Thông thường chưa phát sinh yêu cầu chung | Sàn có thể yêu cầu xác thực nội bộ, nhưng đó là chính sách vận hành của sàn |
| Tự lập, phát hành hóa đơn điện tử | Cần thực hiện quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử | Doanh nghiệp, tổ chức dùng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; cá nhân dùng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền |
| Hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn và sàn khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay | Trong nhiều trường hợp không phát sinh nhu cầu có chữ ký số chỉ cho hoạt động bán hàng cơ bản | Phần này hay bị bỏ sót khi người bán nhầm giữa nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ ký hóa đơn |
| Hóa đơn điện tử thuộc trường hợp ngoại lệ theo quy định | Không phải lúc nào cũng nhất thiết có chữ ký số của người bán và/hoặc người mua | Đây là điểm nhiều người đọc luật lướt rất dễ hiểu sai |
II. Khi nào người bán trên sàn cần chú ý đến chữ ký số?
1. Trường hợp chỉ bán hàng thông thường trên sàn
Pháp luật về thương mại điện tử yêu cầu người bán cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và tuân thủ nghĩa vụ công khai, nhưng không có quy định riêng buộc người bán trên sàn TMĐT phải có chữ ký số chỉ để mở gian hàng hoặc đăng bán hàng hóa, dịch vụ.
Nhiều người thấy sàn yêu cầu xác thực tài khoản, OTP, tài khoản định danh hoặc thủ tục xác minh nội bộ rồi cho rằng đó là nghĩa vụ pháp lý về chữ ký số. Hai việc này không giống nhau.
2. Trường hợp có lập hóa đơn điện tử
Nếu người bán thuộc diện phải lập hóa đơn điện tử thì cần áp dụng quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Người bán là doanh nghiệp, tổ chức: dùng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Người bán là cá nhân: dùng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
- Một số trường hợp ngoại lệ: hóa đơn điện tử theo quy định có thể không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và/hoặc người mua.
Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ phần này khi rà soát tính hợp lệ của hóa đơn. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì cho rằng chỉ cần phát hành hóa đơn là xong, trong khi nội dung chữ ký lại không đúng đối tượng sử dụng.
Ví dụ thực tế: Người bán là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh trên sàn TMĐT, nếu tự xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng trong trường hợp cần lập hóa đơn, thì phải tuân thủ quy định về chữ ký số của người bán theo pháp luật về hóa đơn điện tử.
III. Hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn có phải chuẩn bị chữ ký số không?
Với hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn, từ thời điểm quy định mới có hiệu lực, tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử có chức năng thanh toán có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay theo phạm vi luật định. Điều này làm giảm nghĩa vụ tự kê khai thuế của hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn.
Vì vậy, trong nhiều trường hợp, hộ hoặc cá nhân bán hàng nhỏ lẻ trên sàn không phát sinh nhu cầu phải có chữ ký số chỉ để bán hàng cơ bản, trừ khi vẫn thuộc trường hợp phải tự lập, phát hành hóa đơn điện tử hoặc thực hiện thủ tục điện tử khác theo quy định chuyên ngành.
Lưu ý quan trọng:
- Nếu sàn đã thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay, không nên tự suy luận rằng mọi nghĩa vụ điện tử đều tự động chấm dứt.
- Nếu bạn vẫn tự xuất hóa đơn điện tử, cần kiểm tra lại ngay hồ sơ đăng ký, hình thức ký và chủ thể ký.
- Phần hồ sơ hay lệch nhất là xác định ai là người thực sự phát hành hóa đơn và ai là bên đang thực hiện nghĩa vụ thuế thay.
IV. Rủi ro xử phạt nếu ký hóa đơn điện tử không đúng
Vi phạm quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử, thuộc trường hợp lập hóa đơn không đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
Mức phạt được nêu: từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với tổ chức cho hành vi lập hóa đơn không đúng quy định, bao gồm sai phạm về chữ ký trên hóa đơn điện tử.
Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là hóa đơn do ai lập, ai ký, chữ ký đó có đúng tư cách pháp lý hay không. Nếu bạn đang bán hàng qua sàn và có tự xuất hóa đơn, nên rà lại ngay bước này để tránh rủi ro không đáng có.
Tóm lại, người bán hàng qua sàn TMĐT không mặc nhiên phải có chữ ký số. Nghĩa vụ này cần xét theo từng trường hợp cụ thể, đặc biệt là khi liên quan đến hóa đơn điện tử, thủ tục thuế điện tử hoặc yêu cầu vận hành riêng của sàn. Nếu cần, Thuận Thiên có thể cùng bạn rà nhanh xem mô hình bán hàng của bạn đang thuộc trường hợp nào để tránh hiểu nhầm ngay từ đầu.
