Bạn muốn biết ai có quyền ký trên hóa đơn điện tử để hóa đơn được công nhận hợp pháp? Câu trả lời: Theo quy định, người bán là doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh sẽ dùng chữ ký số của mình hoặc người được ủy quyền hợp pháp để ký trên hóa đơn điện tử; người mua có thể ký số nếu hai bên có thỏa thuận và đáp ứng điều kiện kỹ thuật, nhưng không bắt buộc. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, đặc biệt với hóa đơn xuất từ máy tính tiền hoặc do cơ quan thuế cấp.
I. Đối tượng có quyền ký trên hóa đơn điện tử
Theo quy định hiện hành, người bán và người mua đều có quyền ký số trên hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp pháp. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng bắt buộc phải có chữ ký số của cả hai bên.
1. Đối với người bán
Việc sử dụng chữ ký số của người bán được quy định cụ thể theo từng đối tượng:
- Doanh nghiệp, tổ chức: Chữ ký số trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức đó.
- Cá nhân kinh doanh: Có thể sử dụng chữ ký số của chính cá nhân đó hoặc của người được ủy quyền hợp pháp theo quy định.
2. Đối với người mua
Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với bên bán về việc ký số, đồng thời đáp ứng các điều kiện kỹ thuật cần thiết, thì hóa đơn điện tử sẽ có chữ ký số của cả người bán lẫn người mua. Nếu không có thỏa thuận hoặc người mua không đáp ứng điều kiện kỹ thuật, hóa đơn điện tử chỉ cần có chữ ký số hợp lệ của người bán.
II. Các trường hợp không bắt buộc có chữ ký số
Có nhiều trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, bao gồm:
- Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh.
- Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
- Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ (trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp mã).
- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh.
- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không.
- Hóa đơn tiền điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình trả sau, với điều kiện người mua thanh toán không dùng tiền mặt và có thỏa thuận cung cấp dịch vụ từ trước.
Ngoài ra, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
III. Thời điểm ký số và khai thuế
Về thời điểm ký số: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Về khai thuế: Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, còn người mua khai thuế theo thời điểm nhận được hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định.
Lưu ý quan trọng
- Các quy định về hóa đơn điện tử trong bài viết được hướng dẫn chủ yếu bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Các quy định về ký số trên hóa đơn điện tử có thể được cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025.
