Người có quyền ký trên hóa đơn điện tử phụ thuộc vào tư cách của người bán và thỏa thuận giữa các bên. Nếu người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức thì dùng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán là cá nhân thì dùng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền hợp pháp. Trong một số trường hợp, người mua có thể cùng ký nếu hai bên có thỏa thuận và đáp ứng điều kiện kỹ thuật; còn nếu không thuộc trường hợp này thì người mua thường không cần ký.
I. Bảng tra cứu nhanh người có quyền ký
| Trường hợp | Ai ký trên hóa đơn điện tử | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Người bán là doanh nghiệp, tổ chức | Chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức | Có thể bị truy thu nếu hóa đơn thể hiện sai chủ thể ký hoặc dùng sai chữ ký số |
| Người bán là cá nhân | Chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền hợp pháp | Hồ sơ ủy quyền cần đầy đủ để tránh bị bỏ sót |
| Người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với người bán | Hóa đơn có chữ ký số, chữ ký điện tử của cả người bán và người mua theo thỏa thuận | Áp dụng khi người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật |
| Không có thỏa thuận để người mua ký | Người mua không nhất thiết phải ký | Nhiều đơn vị nhầm tưởng hóa đơn nào cũng cần hai bên ký |
Thời điểm ký số là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử. Thời điểm ký số cần phù hợp với thời điểm lập hóa đơn.
II. Các trường hợp cụ thể dễ nhầm
1. Khi nào người mua có thể ký
Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập, hóa đơn có thể có chữ ký của cả người bán và người mua.
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp cho rằng chỉ cần người mua muốn ký là được. Cơ quan thuế sẽ xem xét chặt chẽ điều kiện kỹ thuật và thỏa thuận giữa hai bên, vì vậy hồ sơ nội bộ cần rõ ràng.
2. Khi nào người mua không nhất thiết phải ký
- Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, kể cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
- Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.
- Bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số.
- Hóa đơn tem, vé, thẻ điện tử cũng thuộc nhóm trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký trong một số trường hợp theo quy định.
Lưu ý quan trọng
Đây là lỗi thường gặp: nhiều doanh nghiệp thấy hóa đơn không có chữ ký người mua liền cho rằng sai. Cần căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, không kiểm tra theo thói quen cũ.
III. Ủy quyền ký và thời điểm ký số
1. Ủy quyền ký hóa đơn điện tử
- Người bán là cá nhân có thể sử dụng chữ ký số của mình hoặc của người được ủy quyền theo quy định.
- Người bán là doanh nghiệp, tổ chức sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức trên hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo văn bản ủy nhiệm và thực hiện thông báo với cơ quan thuế.
- Việc ủy quyền, ủy nhiệm lập và ký hóa đơn điện tử cần thực hiện đúng quy định và thủ tục liên quan với cơ quan thuế.
Ví dụ thực tế
Một hộ kinh doanh do cá nhân đứng tên có thể dùng chữ ký số của chính cá nhân đó để ký hóa đơn. Nếu giao cho người khác ký thay thì hồ sơ ủy quyền cần đầy đủ, vì thanh tra sẽ kiểm tra căn cứ ủy quyền và sự phù hợp của chữ ký số.
2. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
Thời điểm ký số là thời điểm các bên sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử. Theo quy định sửa đổi, thời điểm ký số cần phù hợp với thời điểm lập hóa đơn.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn. Khi đó, thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
Điểm doanh nghiệp thường gặp sai sót ở đây là: lập hóa đơn một thời điểm nhưng ký số sang thời điểm khác mà không kiểm tra ảnh hưởng đến kê khai. Nếu dùng hệ thống ký tập trung hoặc ký sau theo quy trình nội bộ thì nên rà soát lại mốc lập hóa đơn để tránh sai sót khi khai thuế.
Đối với một số trường hợp đặc thù, quy định có nêu mốc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo hoặc theo tuần làm việc. Vi phạm thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.
Lưu ý quan trọng
Khi chuẩn hóa quy trình, nên kiểm tra 3 điểm: đúng chủ thể ký, đúng căn cứ ủy quyền, đúng thời điểm ký số. Chỉ cần lệch một trong ba điểm này là hồ sơ hóa đơn rất dễ phát sinh rủi ro về sau.
