Hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng cần chữ ký số. Cần phân biệt rõ chữ ký số của người bán và chữ ký của người mua. Thực tế, hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức lập thường phải có chữ ký số của người bán; còn chữ ký của người mua thường không bắt buộc, trừ khi có thỏa thuận hoặc pháp luật chuyên ngành yêu cầu. Một số loại hóa đơn đặc thù như từ máy tính tiền, tem, vé, thẻ hoặc các trường hợp khác có thể không cần chữ ký số của người bán.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Chữ ký số người bán | Chữ ký người mua |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp, tổ chức lập hóa đơn điện tử thông thường | Thường có | Thường không cần |
| Cá nhân là người bán | Dùng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền | Thường không cần |
| Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế | Không bắt buộc | Không bắt buộc |
| Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ | Không nhất thiết phải có | Không bắt buộc |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài | Xem theo loại hóa đơn | Không bắt buộc, trừ thỏa thuận hoặc quy định riêng |
| Bán hàng cho cá nhân không kinh doanh tại siêu thị | Xem theo loại hóa đơn | Không bắt buộc |
| Bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh | Có thể được giản lược theo quy định | Không bắt buộc |
| Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo lần phát sinh | Có thể không bắt buộc tùy loại | Không bắt buộc |
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng hóa đơn điện tử nào cũng phải có đủ cả chữ ký số người bán và chữ ký người mua. Thực tế, mỗi loại hóa đơn có quy định riêng.
II. Cách hiểu đúng để tránh sai khi xuất hóa đơn
1. Chữ ký số của người bán
Với hóa đơn điện tử thông thường, người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức thì chữ ký số dùng trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền theo quy định.
Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ điểm này. Nhiều đơn vị có chứng thư số nhưng ký sai chủ thể, hoặc người bán là cá nhân nhưng hồ sơ không khớp với người được ủy quyền.
2. Chữ ký của người mua
Chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử thường không phải tiêu thức bắt buộc. Kể cả khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài, hóa đơn cũng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận hoặc pháp luật chuyên ngành yêu cầu.
Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm khi kiểm tra nội bộ: cứ thấy thiếu chữ ký người mua là nghĩ hóa đơn không hợp lệ, trong khi cần xem loại hóa đơn và điều kiện áp dụng.
III. Những trường hợp dễ được áp dụng ngoại lệ
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế: không bắt buộc chữ ký số của người bán.
- Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho cá nhân không kinh doanh: thông thường không bắt buộc chữ ký của người mua.
- Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: thuộc nhóm tình huống đặc thù cần áp dụng đúng phạm vi.
- Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo lần phát sinh: có trường hợp không bắt buộc theo cơ chế riêng.
- Hóa đơn bán hàng tại siêu thị cho cá nhân không kinh doanh: không bắt buộc chữ ký người mua.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng bán lẻ xuất hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Khi rà soát, nhiều người thắc mắc về chữ ký số của người bán, nhưng với loại hóa đơn này, quy định khác với hóa đơn thông thường.
Lưu ý quan trọng
Ngoại lệ chỉ áp dụng cho từng trường hợp cụ thể. Không áp dụng quy định của hóa đơn từ máy tính tiền cho hóa đơn thông thường.
IV. Thời điểm ký số và rủi ro khi thiếu chữ ký số
Nếu hóa đơn thuộc trường hợp cần có chữ ký số thì người bán cần ký đúng thời điểm. Thời điểm ký số là thời điểm sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử và chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Mốc cần nhớ: nếu thuộc trường hợp phải ký số thì không nên để chậm quá 01 ngày làm việc kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Doanh nghiệp thường gặp rủi ro khi ký số muộn, dùng chữ ký hết hạn hoặc sai chủ thể. Khi thiếu chữ ký số (nếu bắt buộc), hóa đơn bị xem là không hợp lệ về tiêu thức, ảnh hưởng đến kê khai, khấu trừ, hạch toán và có thể bị xử phạt.
| Nội dung cần kiểm tra | Rủi ro thường gặp |
|---|---|
| Không ký số khi bắt buộc | Hóa đơn có nguy cơ không hợp lệ về tiêu thức |
| Ký số muộn | Dễ bị chất vấn khi đối chiếu thời điểm lập và thời điểm ký |
| Dùng chữ ký số hết hạn hoặc sai chủ thể | Hồ sơ dễ bị đánh giá không phù hợp |
| Nhầm giữa chữ ký người mua và người bán | Kiểm tra sai tiêu thức bắt buộc |
| Thuộc trường hợp được miễn nhưng vẫn xử lý như hóa đơn thường | Áp dụng sai quy định, kiểm tra hồ sơ thiếu nhất quán |
Mức xử phạt cho hành vi lập hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc, trong đó có thiếu chữ ký số ở trường hợp cần có, là từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Ngược lại, nếu hóa đơn thuộc diện không cần chữ ký số theo quy định thì việc không có chữ ký số không làm mất giá trị của hóa đơn.
Lưu ý quan trọng
Khi rà soát hồ sơ, kiểm tra 3 điểm: đúng loại hóa đơn, đúng chủ thể ký, đúng thời điểm ký. Đây là điểm hay bị bỏ sót khi xuất hóa đơn số lượng lớn.
