Nếu hồ sơ thuế hoặc BHXH đã được nộp điện tử hợp lệ qua đúng hệ thống, có chữ ký số theo quy định và đã có xác nhận tiếp nhận, thì thường không cần in để nộp thêm bản giấy cho cơ quan nhà nước. Về lưu nội bộ, không có quy định chung buộc phải in toàn bộ hồ sơ điện tử ra giấy, miễn là hồ sơ điện tử được lưu an toàn, toàn vẹn và có thể tra cứu khi cần.
Không phải cứ nộp online là xong hoàn toàn với mọi loại giấy tờ. Nếu thủ tục còn tài liệu gốc bằng giấy chưa chuyển đổi hợp lệ hoặc không thể gửi điện tử theo yêu cầu, doanh nghiệp vẫn có thể phải gửi bản giấy để đối chiếu.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Có cần nộp thêm bản giấy cho cơ quan nhà nước không | Có cần in ra để lưu nội bộ không |
|---|---|---|
| Hồ sơ thuế nộp điện tử hợp lệ, có ký số, có xác nhận tiếp nhận | Thường không cần | Thường không cần, ưu tiên lưu điện tử |
| Hồ sơ BHXH nộp điện tử đầy đủ, có ký số, hệ thống ghi nhận | Thường không cần | Thường không cần, ưu tiên lưu điện tử |
| Có tài liệu gốc bằng giấy chưa chuyển đổi hợp lệ hoặc không gửi điện tử được | Có thể vẫn phải gửi/nộp bản giấy | Nên giữ bản gốc giấy theo yêu cầu của thủ tục |
II. Khi nào không cần in và nộp thêm bản giấy
1. Đối với hồ sơ thuế
Khi đã thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế đúng cổng/hệ thống, hồ sơ hợp lệ và được cơ quan tiếp nhận ghi nhận, thì không phải thực hiện thêm phương thức giao dịch khác. Nhiều doanh nghiệp vẫn thắc mắc điều này sau khi nộp tờ khai qua Cổng Thuế điện tử hoặc I-VAN.
Nếu chứng từ điện tử đã được lưu trong cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan thuế không yêu cầu nộp thêm hồ sơ thuế hoặc chứng từ nộp thuế bằng giấy.
2. Đối với hồ sơ BHXH
Với BHXH, hồ sơ và chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy. Nếu hồ sơ đã được kê khai, gửi điện tử đầy đủ và ký số theo quy định, thì thường không cần in, đóng dấu đỏ rồi nộp lại bản giấy. Nhiều đơn vị vẫn tự in bộ hồ sơ chỉ vì sợ thiếu, dù hệ thống đã tiếp nhận đầy đủ.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp nộp tờ khai thuế GTGT điện tử qua Cổng Thuế điện tử hoặc I-VAN; nộp hồ sơ BHXH qua Cổng DVC Quốc gia hoặc I-VAN. Nếu đã có file ký số và thông báo tiếp nhận, hồ sơ điện tử này được dùng làm căn cứ làm việc với cơ quan nhà nước.
III. Lưu nội bộ thế nào để không bị thiếu hồ sơ
Không có quy định chung buộc phải in toàn bộ hồ sơ điện tử ra giấy chỉ để lưu nội bộ nếu hồ sơ điện tử đã hợp lệ. Cách làm an toàn hơn là lưu bằng phương tiện điện tử và bảo đảm có thể truy cập, tra cứu, in ra khi cần. Cơ quan thuế kiểm tra kỹ bằng chứng nộp hồ sơ và khả năng xuất trình khi thanh tra, chứ không chỉ nhìn vào việc có bản giấy hay không.
- Hồ sơ điện tử đã nộp.
- Tệp có chữ ký số, nhất là file gốc như XML/PDF.
- Biên nhận điện tử, thông báo tiếp nhận, thông báo kết quả.
- Email xác nhận, mã giao dịch.
- Tài liệu gốc bằng giấy trong trường hợp pháp luật còn yêu cầu lưu bản gốc hoặc chưa chuyển đổi hợp lệ sang điện tử.
Lưu ý quan trọng
Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu bản PDF in ra đẹp mắt mà không lưu file gốc ký số như XML. Hoặc nộp xong nhưng không giữ email xác nhận, biên nhận, mã giao dịch. Khi thanh tra, bằng chứng nộp hồ sơ và khả năng đối chiếu dữ liệu là những điều cần chú trọng.
IV. Ngoại lệ cần chú ý để tránh hiểu sai
Nguyên tắc cần hiểu đúng: hồ sơ điện tử hợp lệ, đã ký số và đã được hệ thống/cơ quan tiếp nhận ghi nhận thì thường không cần nộp thêm bản giấy. Nhưng nếu thành phần hồ sơ có tài liệu gốc bằng giấy chưa được chuyển đổi hợp lệ hoặc không thể chuyển đổi, gửi điện tử theo thủ tục áp dụng, thì vẫn có thể phải gửi qua bưu chính hoặc nộp trực tiếp để đối chiếu.
Doanh nghiệp thường nghĩ rằng mọi thứ đã nộp online thì không cần giữ chứng từ giấy gốc nữa, trong khi một số hồ sơ vẫn cần giữ bản gốc để xuất trình khi được yêu cầu.
Với hồ sơ thuế và BHXH nộp qua mạng, cách hiểu an toàn là: thường không cần in để nộp thêm cho cơ quan nhà nước; việc lưu nội bộ chủ yếu lưu điện tử. Bạn chỉ nên giữ và xuất trình bản giấy trong các trường hợp thủ tục cụ thể còn yêu cầu hoặc tài liệu gốc chưa được chuyển đổi hợp lệ.
