Doanh nghiệp mới không xin một mã số hải quan riêng theo kiểu cấp số độc lập, mà đăng ký thông tin với cơ quan hải quan để sử dụng mã số thuế làm mã số hải quan khi làm thủ tục điện tử. Bộ hồ sơ gồm phiếu cung cấp thông tin doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tài khoản hệ thống và thông tin chữ ký số. Phần này thường bị bỏ sót ở bước đăng ký user khai báo và chữ ký số, khiến hồ sơ chậm ngay từ đầu.
I. Bảng hồ sơ cần chuẩn bị
| Thành phần hồ sơ | Nội dung cần có | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Phiếu cung cấp, bổ sung thông tin doanh nghiệp | Theo mẫu của cơ quan hải quan/Tổng cục Hải quan | Đây là biểu mẫu cốt lõi, doanh nghiệp thường có sai sót nếu khai thiếu thông tin đăng nhập hệ thống |
| Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh | Thông tin pháp lý của doanh nghiệp | Cần thống nhất tên, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật |
| Thông tin đăng ký tài khoản sử dụng hệ thống hải quan điện tử | Tài khoản quản trị, user khai báo | Thực tế, nhiều đơn vị chỉ tạo tài khoản quản trị mà chưa hoàn thiện user thao tác |
| Thông tin chữ ký số | Đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan trước khi khai điện tử | Dễ vướng nếu chữ ký số đã có nhưng chưa đăng ký trên hệ thống hải quan |
| Giấy tờ hỗ trợ khi nộp hồ sơ hoặc đối chiếu | Giấy giới thiệu, CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và/hoặc người khai báo, Mẫu 01/ĐK-TĐT nếu được yêu cầu | Không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng chuẩn bị sẵn tránh bổ sung nhiều lần |
Điểm quan trọng: Sau khi thông tin được phê duyệt, doanh nghiệp dùng chính mã số thuế làm mã số hải quan khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu.
II. Cách hiểu đúng để tránh chuẩn bị sai hồ sơ
- Mã số hải quan ở đây là việc đăng ký thông tin doanh nghiệp để dùng mã số thuế trên hệ thống hải quan điện tử.
- Không nhầm với mã HS của hàng hóa.
- Không nhầm với mã nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.
- Áp dụng cho doanh nghiệp mới thành lập, đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký kinh doanh.
- Đây là thủ tục đăng ký ban đầu, không phải thủ tục định kỳ.
- Nếu hồ sơ điện tử chưa đầy đủ hoặc cần xác minh, cơ quan hải quan có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ.
Lưu ý quan trọng
Cơ quan hải quan thường kiểm tra kỹ sự khớp nhau giữa thông tin doanh nghiệp, người đại diện và chữ ký số. Một lỗi đơn giản nhưng phổ biến: đã có mã số thuế nhưng chưa hoàn tất đăng ký thông tin trên hệ thống – đến lúc khai tờ khai đầu tiên mới phát sinh vướng mắc.
III. Quy trình đăng ký cho doanh nghiệp mới
- Doanh nghiệp có mã số thuế đang hoạt động.
- Doanh nghiệp có chữ ký số hợp lệ.
- Truy cập hệ thống hoặc cổng thông tin hải quan để đăng ký người sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS.
- Khai Phiếu cung cấp, bổ sung thông tin doanh nghiệp và đăng ký tài khoản quản trị, user khai báo.
- Nộp hồ sơ điện tử kèm thông tin doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật theo hướng dẫn.
- Sau khi được phê duyệt, sử dụng mã số thuế làm mã số hải quan khi làm thủ tục xuất nhập khẩu.
Thời gian xử lý thực tế có thể hoàn tất trong 1-2 ngày làm việc trước khi khai tờ khai đầu tiên.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp mới đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và chữ ký số, nhưng chỉ đăng ký tài khoản quản trị mà chưa khai đầy đủ user khai báo. Khi chuẩn bị mở tờ khai đầu tiên mới phát hiện tài khoản chưa dùng được. Thuận Thiên khuyên: hãy rà soát đủ 4 nhóm thông tin – pháp lý doanh nghiệp, người đại diện, user hệ thống và chữ ký số – trước khi nộp để tránh phải sửa hồ sơ.
IV. Thời điểm đăng ký và lưu ý về xử phạt
1. Thời điểm đăng ký
Không có mốc thời hạn cố định ngay sau thành lập, nhưng doanh nghiệp cần hoàn tất đăng ký thông tin trước khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu lần đầu. Nhiều đơn vị tưởng có thể để đến khi phát sinh hàng mới làm, nhưng thực tế rất dễ chậm tiến độ thông quan.
2. Mức phạt cần lưu ý
Trường hợp không thực hiện đúng thời hạn về khai, nộp, xuất trình hoặc cung cấp thông tin hồ sơ hải quan có thể bị phạt từ 500.000 đến 1.000.000 đồng đối với tổ chức/doanh nghiệp. Dù không có mức phạt tách riêng cho việc không đăng ký thông tin doanh nghiệp, nhưng vi phạm liên quan đến khai báo thủ tục hải quan thường bị xem xét theo khung này.
