Có, nhưng chỉ trong đúng trường hợp pháp luật cho phép. Điểm dễ nhầm là từ thời điểm quy định mới có hiệu lực, hóa đơn điện tử sai sót thông thường không còn xử lý theo cách hủy mà chuyển sang thông báo sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Ngoại lệ vẫn còn là trường hợp đã lập hóa đơn điện tử khi thu tiền trước cho hoạt động cung cấp dịch vụ nhưng sau đó hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xử lý |
|---|---|
| Trước ngày 01/06/2025, hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện sai sót | Được hủy theo quy định cũ, thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT, sau đó lập hóa đơn mới thay thế |
| Từ ngày 01/06/2025, hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thông thường | Không xử lý theo cơ chế hủy như trước, mà chuyển sang thông báo sai sót hoặc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế |
| Đã lập hóa đơn điện tử khi thu tiền trước cho hoạt động cung cấp dịch vụ nhưng sau đó hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ | Vẫn thuộc trường hợp được hủy |
| Hóa đơn không tiếp tục sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng | Đây là tiêu hủy hóa đơn, không phải hủy hóa đơn điện tử do sai sót |
Mốc cần nhớ: từ ngày 01/06/2025, cơ chế hủy hóa đơn điện tử do sai sót thông thường không còn áp dụng như trước.
II. Khi nào được hủy, khi nào không
1. Trường hợp còn được hủy
- Trước ngày 01/06/2025: hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện có sai sót.
- Trường hợp ngoại lệ vẫn còn áp dụng: đã lập hóa đơn điện tử khi thu tiền trước trong hoạt động cung cấp dịch vụ nhưng sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
2. Trường hợp không xử lý theo hướng hủy
Từ ngày 01/06/2025, nếu hóa đơn đã lập có sai sót thì doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này: cứ nghĩ sai là hủy. Thực tế, hướng xử lý được chuyển sang:
- Nếu chỉ sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai: người bán thông báo cho người mua, không lập lại hóa đơn; sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót với cơ quan thuế khi cần.
- Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa/dịch vụ hoặc nội dung quan trọng khác: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Điểm cần phân biệt: hủy hóa đơn điện tử là cơ chế xử lý trong một số tình huống pháp lý cụ thể; còn tiêu hủy hóa đơn là xử lý hóa đơn không tiếp tục sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng.
III. Cách xử lý sai sót theo từng giai đoạn
1. Trước ngày 01/06/2025
- Thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã thay thế theo quy định cũ.
2. Từ ngày 01/06/2025
- Sai tên, địa chỉ nhưng không sai mã số thuế: thông báo cho người mua, dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót với cơ quan thuế.
- Sai các nội dung quan trọng khác: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế.
- Theo dữ kiện xử lý sai sót, các bên có biên bản thỏa thuận điều chỉnh/thay thế. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì chỉ sửa trên phần mềm mà thiếu hồ sơ đi kèm.
Ví dụ thực tế
Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng, bạn cần chú ý ở chỗ này: không nhất thiết lập hóa đơn mới. Ngược lại, nếu sai số tiền hoặc thuế suất thì cần chuyển sang điều chỉnh hoặc thay thế, không nên xử lý theo thói quen hủy như trước.
IV. Lưu ý dễ sai và mốc phạt cần nhớ
Trong thực tế, cơ quan thuế thường soi rất kỹ việc doanh nghiệp nhầm giữa hủy và tiêu hủy. Phần này hay bị bỏ sót khi rà soát hồ sơ nội bộ.
| Nội dung | Mốc thời gian / mức xử lý |
|---|---|
| Thời hạn tiêu hủy hóa đơn | Chậm nhất 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế; hoặc chậm nhất 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, tùy trường hợp |
| Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc và có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
| Quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, trừ trường hợp cảnh cáo | Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng |
| Quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên | Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng |
Lưu ý quan trọng
- Không hủy hóa đơn điện tử tùy tiện ngoài các trường hợp luật cho phép.
- Từ thời điểm quy định mới áp dụng, sai sót thông thường đi theo hướng điều chỉnh/thay thế, không đi theo hướng hủy.
- Thuận Thiên khuyến nghị bạn kiểm tra lại đủ 3 phần khi xử lý sai sót: loại sai sót, mốc thời gian áp dụng và hồ sơ kèm theo như Mẫu 04/SS-HĐĐT hoặc biên bản thỏa thuận.
