Khi doanh nghiệp mua phiếu quà tặng để tặng khách, cần tách rõ 2 giai đoạn: lúc mua voucher từ đơn vị phát hành và lúc đem voucher đi tặng. Ở khâu mua voucher, bên bán thường lập chứng từ thu tiền, chưa lập hóa đơn GTGT tại thời điểm bán voucher. Còn ở khâu doanh nghiệp mang voucher tặng khách, từ 01/06/2025, trường hợp cho, biếu, tặng được xem là diện cần lập hóa đơn theo quy định hiện hành.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Doanh nghiệp mua voucher từ đơn vị phát hành | Bên bán voucher thường lập chứng từ thu tiền, thường chưa lập hóa đơn GTGT tại thời điểm bán voucher vì voucher được xem là công cụ/chứng từ thanh toán. |
| Doanh nghiệp tặng voucher cho khách | Từ 01/06/2025, doanh nghiệp lập hóa đơn theo diện cho, biếu, tặng. |
| Thời điểm lập hóa đơn | Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng voucher cho người được tặng, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. |
| Khách dùng voucher để đổi hàng hóa, dịch vụ | Nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ thực tế là bên lập hóa đơn cho giao dịch mua bán thực tế đó. |
Từ 01/06/2025, khi doanh nghiệp tặng voucher cho khách, cách xử lý thực tế cần đi theo diện biếu tặng có lập hóa đơn.
II. Cách xuất hóa đơn khi tặng voucher cho khách
1. Bản chất từng khâu
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bị lệch ngay từ bước đầu vì gộp chung việc mua voucher với việc tặng voucher. Hai bước này không giống nhau:
- Khi mua voucher: bên phát hành/nhà cung cấp voucher thu tiền và thường lập chứng từ thu, chưa lập hóa đơn GTGT tại thời điểm bán voucher.
- Khi tặng voucher cho khách: đây là khâu doanh nghiệp dùng voucher cho mục đích biếu tặng, nên thuộc hướng xử lý hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng.
2. Cách lập hóa đơn
Khi lập hóa đơn cho voucher đem tặng khách, hóa đơn cần có đầy đủ nội dung theo quy định hiện hành về nội dung hóa đơn. Doanh nghiệp thường làm theo một trong các cách sau:
- Lập hóa đơn theo từng lần tặng.
- Hoặc lập hóa đơn tổng giá trị kèm danh sách chi tiết người nhận/chương trình tặng quà.
- Trên hóa đơn có thể ghi: “Hàng cho biếu tặng không thu tiền” hoặc diễn đạt tương đương.
- Phần hình thức thanh toán có thể gạch chéo hoặc để trống.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp mua voucher để tặng khách trong chương trình chăm sóc khách hàng. Khi giao voucher cho khách, doanh nghiệp lập hóa đơn theo diện biếu tặng tại thời điểm giao voucher, kèm danh sách người nhận để hồ sơ chặt hơn. Phần danh sách nhận quà và hồ sơ chương trình thường bị bỏ sót.
Lưu ý
Nếu xét ở giao dịch cuối cùng, khi khách mang voucher đi đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ thực tế mới là bên lập hóa đơn cho giao dịch đó. Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm khi nhầm rằng hóa đơn ở khâu đổi hàng do bên tặng voucher lập.
III. Các trường hợp dễ nhầm trong thực tế
1. Khi có khác biệt giữa hướng dẫn về voucher và quy định hóa đơn hiện hành
Có cách hiểu rằng voucher chỉ là phương tiện thanh toán/chứng từ có giá, nên ở thời điểm bán lại hoặc tặng voucher có thể chưa cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, với trường hợp dùng để cho, biếu, tặng, cách xử lý thực tế sau 01/06/2025 cần ưu tiên theo quy định tại nghị định về hóa đơn đã được sửa đổi. Sau mốc này, doanh nghiệp tặng voucher cho khách đi theo hướng lập hóa đơn diện biếu tặng; còn các hướng dẫn cũ chủ yếu giúp hiểu rõ bản chất voucher và cách xử lý ở khâu khách đổi voucher.
2. Trường hợp voucher hết hạn hoặc không được sử dụng
Nghĩa vụ lập hóa đơn tại khâu biếu tặng được xem xét tại thời điểm tặng/chuyển giao voucher, không chờ đến lúc khách có sử dụng hay không. Vì vậy, việc voucher sau đó hết hạn hoặc không đổi quà không làm thay đổi cách nhìn ở thời điểm doanh nghiệp đã giao tặng.
3. Trường hợp mua voucher để bán lại
Nếu doanh nghiệp mua voucher để bán lại theo mô hình phân phối voucher, nhiều hướng dẫn thực tế cho rằng bên bán voucher chỉ lập chứng từ thu, chưa lập hóa đơn ở khâu chuyển nhượng voucher; hóa đơn phát sinh khi người dùng cuối đổi voucher lấy hàng hóa, dịch vụ. Cần phân biệt: mô hình bán lại voucher và mô hình mua voucher để tặng khách là hai trường hợp khác nhau, không nên áp dụng lẫn cách xử lý.
IV. Hồ sơ, chi phí và rủi ro xử phạt
1. Hồ sơ đầu vào và điều kiện chi phí
Khi doanh nghiệp mua voucher để tặng khách, khoản chi có thể được hạch toán nếu đáp ứng điều kiện chung về chi phí được trừ. Bộ hồ sơ chứng minh khoản tặng quà này có liên quan đến hoạt động kinh doanh thường được kiểm tra kỹ.
- Khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Có đầy đủ chứng từ hợp pháp.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.
- Có hồ sơ/chương trình tặng quà, danh sách người nhận và chứng từ liên quan.
- Trong thực tiễn voucher, chứng từ đầu vào có thể là chứng từ thu tiền của bên bán voucher kèm hồ sơ liên quan.
Lưu ý
Phần này dễ bị truy thu khi doanh nghiệp chỉ có phiếu mua voucher nhưng không có hồ sơ chương trình, danh sách người nhận hoặc chứng từ bàn giao. Nếu cần rà soát hồ sơ trước khi kê khai, Thuận Thiên thường khuyến nghị kiểm tra đủ 3 nhóm: chứng từ mua vào, hồ sơ chương trình tặng quà và chứng từ giao nhận thực tế.
2. Rủi ro khi lập hóa đơn sai thời điểm
Vi phạm về thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, bao gồm cả voucher, bị xử phạt theo số lượng hóa đơn vi phạm. Mức xử phạt áp dụng từ 16/01/2026 theo khung đã được sửa đổi:
| Số lượng hóa đơn vi phạm | Mức xử lý |
|---|---|
| 1 hóa đơn | Cảnh cáo |
| Từ 2 đến dưới 10 hóa đơn | Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng |
16/01/2026 là thời điểm áp dụng khung xử phạt nêu trên đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Khi xử lý tình huống tặng voucher cho khách hàng, cách an toàn là rà lại đúng thời điểm chuyển giao voucher, hóa đơn biếu tặng, danh sách người nhận và hồ sơ chương trình đi kèm để tránh sai ở khâu quyết toán sau này.
