Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập công ty và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhiều người lầm tưởng rằng có thể bắt đầu kinh doanh ngay lập tức. Tuy nhiên, để doanh nghiệp vận hành hợp pháp và tránh bị phạt, bạn cần thực hiện ngay 8 việc cần làm ngay sau khi thành lập công ty.
Bài viết này Thuận Thiên sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp doanh nghiệp mới khởi đầu suôn sẻ và đúng luật.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Luật Quản lý thuế 2019.
- Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
I. Các thủ tục pháp lý cần làm ngay sau khi thành lập công ty
Để doanh nghiệp hoạt động ổn định và tránh rủi ro pháp lý, việc hoàn tất các thủ tục pháp lý ban đầu là điều không thể bỏ qua. Dưới đây là những bước cần ưu tiên.
1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi công ty mới thành lập phải công khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là bước bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch.
- Thời hạn: Trong 30 ngày kể từ ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Cách thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc làm online qua Cổng thông tin quốc gia.
- Chi phí: Khoảng 100.000 đồng (tùy địa phương).
- Lưu ý: Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 1-2 triệu đồng.
2. Treo biển tên công ty
Luật Doanh nghiệp yêu cầu công ty phải gắn biển tên tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Đây cũng là cách tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng.
- Yêu cầu: Biển tối thiểu 20 x 30 cm, ghi rõ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế.
- Vị trí: Treo ở cửa chính, dễ nhìn thấy.
- Hậu quả nếu không làm: Phạt từ 10-15 triệu đồng, thậm chí có thể bị khóa mã số thuế.
3. Đăng ký chữ ký số điện tử (USB Token)
Chữ ký số là công cụ quan trọng để kê khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội hay phát hành hóa đơn điện tử. Thiếu nó, doanh nghiệp khó thực hiện các giao dịch trực tuyến.
- Nhà cung cấp: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA…
- Quy trình: Liên hệ nhà cung cấp, chuẩn bị giấy đăng ký kinh doanh và giấy tờ pháp lý, ký hợp đồng, nhận USB Token.
- Chi phí: 1,5-2,5 triệu đồng/năm.
- Thời hạn: 1-3 năm, cần gia hạn khi hết.
4. Mở tài khoản ngân hàng công ty
Tài khoản ngân hàng giúp quản lý tài chính minh bạch và là điều kiện để nộp thuế điện tử. Đây là bước không thể thiếu sau khi thành lập doanh nghiệp.
- Hồ sơ: Giấy đăng ký kinh doanh, CMND/CCCD người đại diện, con dấu, mẫu chữ ký.
- Lưu ý chọn ngân hàng: Xem xét phí duy trì, tiện ích Internet Banking, ưu đãi cho doanh nghiệp mới.
II. Các thủ tục thuế và kế toán cần hoàn thiện
Việc xử lý tốt các thủ tục thuế và kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng nền tảng tài chính vững chắc.
1. Kê khai và nộp lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài là khoản thuế cố định mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm, dựa trên vốn điều lệ.
- Mức lệ phí 2025:
- Trên 10 tỷ đồng: 3 triệu đồng/năm.
- Từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2 triệu đồng/năm.
- Dưới 2 tỷ đồng: 1 triệu đồng/năm.
- Thời hạn: 30 ngày sau khi thành lập; các năm sau nộp trước 31/01.
- Cách nộp: Kê khai online qua Tổng cục Thuế, nộp qua ngân hàng.
- Phạt nếu chậm: 1-3 triệu đồng + 0,03%/ngày.
2. Đăng ký nộp thuế điện tử
Đăng ký thuế điện tử giúp doanh nghiệp kê khai và nộp thuế dễ dàng, tiết kiệm thời gian.
- Quy trình: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn, đăng ký tài khoản, kích hoạt qua chữ ký số, nộp hồ sơ thuế ban đầu.
- Hồ sơ ban đầu: Tờ khai kế toán, quyết định bổ nhiệm giám đốc/kế toán, phương pháp khấu hao tài sản, tờ khai lệ phí môn bài.
3. Đăng ký hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ 01/07/2022, mọi doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử. Đây là yêu cầu bắt buộc để xuất hóa đơn hợp pháp.
- Quy trình: Chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng, đăng ký với cơ quan thuế, thông báo phát hành.
- Chi phí: 1-5 triệu đồng/năm tùy gói dịch vụ.
- Lưu ý: Lưu trữ hóa đơn 10 năm; không thực hiện có thể bị phạt đến 20 triệu đồng.
4. Lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT
Doanh nghiệp cần chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh.
- Phương pháp khấu trừ:
- Thuế phải nộp = Thuế đầu ra – Thuế đầu vào.
- Phù hợp với doanh nghiệp lớn, nhiều giao dịch.
- Phương pháp trực tiếp:
- Thuế phải nộp = Doanh thu × Tỷ lệ %.
- Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít hóa đơn đầu vào.
- Thời hạn đăng ký: 20 ngày sau khi thành lập.
III. Chuẩn bị vận hành doanh nghiệp hiệu quả
Sau khi hoàn tất thủ tục pháp lý và thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm để hoạt động trơn tru.
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Hệ thống kế toán bài bản giúp quản lý tài chính rõ ràng và đúng luật.
- Tự tổ chức: Tuyển kế toán, dùng phần mềm kế toán, xây dựng quy trình.
- Thuê dịch vụ: Tiết kiệm chi phí, phù hợp doanh nghiệp nhỏ.
- Phần mềm kế toán: Đáp ứng Thông tư 133/2016 hoặc 200/2014, tích hợp hóa đơn điện tử.
2. Xây dựng quy chế nội bộ và hợp đồng lao động
Quy chế và hợp đồng lao động giúp quản lý nhân sự hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý.
- Quy chế cần có: Nội quy lao động, quy chế tài chính, lương thưởng.
- Hợp đồng lao động: Ghi rõ lương, thời gian làm việc, bảo mật thông tin.
- Đăng ký: Báo cáo lao động, đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
IV. Thời hạn và mức phạt nếu không thực hiện đúng
Dưới đây là bảng tổng hợp thời hạn và mức phạt để doanh nghiệp tránh sai sót:
| Thủ tục | Thời hạn | Mức phạt nếu vi phạm |
|---|---|---|
| Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | 30 ngày sau thành lập | 1-2 triệu đồng |
| Treo biển tên công ty | Ngay sau khi thành lập | 10-15 triệu đồng |
| Nộp lệ phí môn bài | 30 ngày sau thành lập | 1-3 triệu đồng + 0,03%/ngày |
| Đăng ký hóa đơn điện tử | Trước khi xuất hóa đơn | Đến 20 triệu đồng |
| Chọn phương pháp tính thuế GTGT | 20 ngày sau thành lập | 1-3 triệu đồng |
V. Kinh nghiệm thực tế và kế hoạch 30 ngày đầu
1. Sai lầm cần tránh
- Bỏ qua thủ tục pháp lý ban đầu, dẫn đến bị phạt.
- Không hiểu rõ nghĩa vụ thuế, gây sai sót kê khai.
- Không lưu trữ chứng từ, gặp khó khăn khi kiểm tra thuế.
2. Cách tiết kiệm thời gian, chi phí
- Dùng dịch vụ trọn gói để làm thủ tục nhanh chóng.
- Thực hiện online thay vì đến trực tiếp cơ quan chức năng.
- Lập kế hoạch chi tiết theo từng tuần.
3. Lịch trình 30 ngày đầu tiên
Thuận Thiên sẽ gợi ý cho bạn lộ trình 30 ngày để cập nhật các thủ tục sau thành lập để bạn có thể dễ dàng làm theo.
- Tuần 1: Công bố thông tin, treo biển, đăng ký chữ ký số.
- Tuần 2: Mở tài khoản ngân hàng, nộp lệ phí môn bài, đăng ký thuế điện tử.
- Tuần 3: Đăng ký hóa đơn điện tử, chọn phương pháp thuế GTGT, tổ chức kế toán.
- Tuần 4: Xây dựng quy chế, hợp đồng lao động, đăng ký lao động.
Nếu bạn sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói, thì mọi thủ tục, đăng ký mọi thứ đã có bên dịch vụ lo cho bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí so với tự làm rất nhiều.
Hoàn thành 8 việc cần làm sau khi thành lập công ty không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. Hãy ưu tiên thực hiện đúng thời hạn để tránh phạt và tiết kiệm chi phí lâu dài. Nếu quá bận rộn, bạn có thể cân nhắc dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp để tập trung vào kinh doanh cốt lõi.
