Hướng dẫn tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online 2025, và những lưu ý quan trọng

Việc tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đang trở thành xu hướng phổ biến tại Việt Nam nhờ tính tiện lợi và nhanh chóng của phương thức trực tuyến. Với các công cụ số hóa hiện đại, người nộp thuế có thể hoàn tất nghĩa vụ tài chính một cách chính xác mà không cần đến cơ quan thuế.

Bài viết này Thuận Thiên cung cấp hướng dẫn toàn diện nhất về cách tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online năm 2025, từ quy định pháp lý, cách tính thuế đến các bước thực hiện trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

Cơ sở pháp lý

• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung 2012, 2014): Quy định về đối tượng nộp thuế, thu nhập chịu thuế, và các khoản giảm trừ gia cảnh.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về đối tượng phải quyết toán thuế TNCN, bao gồm cả trường hợp ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán.
• Luật Quản lý thuế 2019: Quy định về thời hạn quyết toán thuế TNCN, bao gồm cả trường hợp ủy quyền và tự quyết toán.
• Thông tư 80/2021/TT-BTC: Hướng dẫn về việc quyết toán thuế TNCN, bao gồm mẫu tờ khai và quy trình thực hiện.
• Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14: Quy định về mức giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế và người phụ thuộc.

I. Thuế thu nhập cá nhân và đối tượng nộp thuế

Thuế thu nhập cá nhân là loại thuế trực thu, được tính dựa trên thu nhập của người nộp thuế sau khi đã trừ các khoản thu nhập miễn thuế và các khoản giảm trừ theo quy định. Đây là nghĩa vụ tài chính quan trọng của cá nhân có thu nhập tại Việt Nam.

1. Đối tượng phải nộp thuế TNCN

Theo quy định hiện hành, đối tượng nộp thuế TNCN bao gồm:

• Cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong hoặc ngoài lãnh thổ Việt Nam
• Cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam

2. Các loại thu nhập chịu thuế TNCN

Thu nhập chịu thuế TNCN bao gồm nhiều nguồn khác nhau:

• Thu nhập từ tiền lương, tiền công
• Thu nhập từ kinh doanh
• Thu nhập từ đầu tư vốn (tiền lãi, cổ tức)
• Thu nhập từ chuyển nhượng vốn và chứng khoán
• Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản
• Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại
• Thu nhập từ trúng thưởng, thừa kế, quà tặng

II. Ngưỡng thu nhập và biểu thuế suất thuế TNCN năm 2025

1. Ngưỡng thu nhập phải nộp thuế TNCN năm 2025

Theo quy định hiện hành, người lao động không có người phụ thuộc sẽ phải nộp thuế TNCN khi tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công vượt quá 11 triệu đồng/tháng. Mức thu nhập này đã được loại trừ các khoản sau:

• Các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN)
• Quỹ hưu trí tự nguyện
• Đóng góp từ thiện, khuyến học, nhân đạo
• Các khoản thu nhập được miễn thuế TNCN theo quy định

Đối với người lao động có người phụ thuộc, mức giảm trừ gia cảnh cho mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng. Do đó, mức lương phải nộp thuế TNCN sẽ tăng tương ứng với số người phụ thuộc:

• Có 1 người phụ thuộc: mức lương đóng thuế TNCN là ≥ 15,4 triệu đồng/tháng
• Có 2 người phụ thuộc: mức lương đóng thuế TNCN là ≥ 19,8 triệu đồng/tháng
• Có 3 người phụ thuộc: mức lương đóng thuế TNCN là ≥ 24,2 triệu đồng/tháng

2. Biểu thuế suất thuế TNCN năm 2025

Thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần với 7 bậc thuế. Dưới đây là biểu thuế suất hiện hành:

III. Đối tượng và cách tính thuế TNCN năm 2025

1. Đối tượng phải tự quyết toán thuế TNCN

Không phải ai cũng cần tự quyết toán thuế TNCN. Theo quy định, những đối tượng sau đây phải tự quyết toán thuế:

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không thuộc diện ủy quyền quyết toán cho nơi trả thu nhập, bao gồm:
• Cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên
• Cá nhân có thu nhập từ nước ngoài
• Cá nhân làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam
• Cá nhân thay đổi nơi làm việc trong năm tính thuế
• Cá nhân có thu nhập từ kinh doanh
• Cá nhân có thu nhập vừa từ tiền lương, tiền công vừa từ kinh doanh

2. Công thức tính thuế TNCN

Công thức cơ bản để tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công:

Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất
Trong đó:
Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ
Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn

3. Các khoản giảm trừ khi tính thuế TNCN

Giảm trừ gia cảnh:

• Đối với người nộp thuế: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm)
• Đối với mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng

Bảo hiểm bắt buộc:

• Bảo hiểm xã hội (8% lương)
• Bảo hiểm y tế (1,5% lương)
• Bảo hiểm thất nghiệp (1% lương)

Quỹ hưu trí tự nguyện (tối đa 1 triệu đồng/tháng)

Khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học

IV. Ví dụ và hướng dẫn chi tiết tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online 2025

1. Ví dụ cách tính thuế TNCN

Ví dụ: Anh A có mức lương GROSS 20.000.000 đồng/tháng, không có người phụ thuộc.

• Bảo hiểm bắt buộc (10,5%): 2.100.000 đồng
• BHXH (8%): 1.600.000 đồng
• BHYT (1,5%): 300.000 đồng
• BHTN (1%): 200.000 đồng
• Giảm trừ gia cảnh bản thân: 11.000.000 đồng
• Giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc: 0 đồng
• Thu nhập tính thuế = 20.000.000 – 2.100.000 – 11.000.000 = 6.900.000 đồng
• Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần:
• Thuế TNCN phải nộp = 6.900.000 x 10% – 250.000 = 440.000 đồng

2. Hướng dẫn chi tiết tự quyết toán thuế TNCN online 2025

Quyết toán thuế TNCN online gồm 9 bước cơ bản. Nắm vững các bước này, người nộp thuế hoàn toàn có thể tự khai, quyết toán thuế mà không cần nhờ đến dịch vụ hỗ trợ.

Bước 1: Truy cập hệ thống thuế điện tử

• Truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn/
• Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký trước khi đăng nhập.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống

• Nhập “mã số thuế” và “mã kiểm tra“, sau đó ấn “Tiếp tục”
• Nhập “mã số thuế” và “mật khẩu“, sau đó ấn “Đăng nhập”

Bước 3: Chọn chức năng quyết toán thuế

• Sau khi đăng nhập thành công, chọn “Quyết toán thuế” và sau đó chọn “Kê khai trực tuyến“.

Bước 4: Chọn thông tin tờ khai quyết toán thuế

• Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc có dấu (*)
• Chọn loại tờ khai (02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo Thông tư 80/2021/TT-BTC)
• Chọn Cơ quan thuế Quyết toán

Tùy vào tình hình cụ thể, bạn sẽ chọn một trong các trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Người nộp thuế có duy nhất 01 nguồn trực tiếp khai thuế trong năm (không khấu trừ tại nguồn)
• Trường hợp 2: Người nộp thuế có 02 nguồn thu nhập trở lên
• Trường hợp 3: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm, chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập

Bước 5: Khai tờ khai quyết toán thuế

Nhập các thông tin chi tiết theo mẫu tờ khai, bao gồm:

• Thông tin về thu nhập
• Các khoản giảm trừ
• Số thuế đã nộp trong năm

Nếu có người phụ thuộc, bạn cần kê khai thêm mẫu bảng kê Giảm trừ gia cảnh:

• Chọn tab 02-1/BK-QTT-TNCN (ở góc trái cuối màn hình)
• Kê khai đầy đủ thông tin về họ tên, mã số thuế, loại giấy tờ, số giấy tờ, ngày sinh của người phụ thuộc và thời gian tính giảm trừ

Bước 6: Kiểm tra và gửi tờ khai

• Sau khi hoàn thành việc nhập liệu, nhấn “Kiểm tra” để hệ thống kiểm tra lại các thông tin
• Nếu không có lỗi, nhấn “Ghi tạm” để lưu tờ khai, sau đó nhấn “Gửi tờ khai“

Bước 7: Ký điện tử và nhận kết quả

• Ký điện tử bằng cách nhập mã OTP được gửi đến số điện thoại hoặc email đã đăng ký
• Sau khi ký điện tử thành công, hệ thống sẽ gửi Thông báo tiếp nhận tờ khai

Bước 8: Nộp thuế (nếu còn phải nộp)

Nếu qua quyết toán bạn còn phải nộp thêm thuế, thực hiện nộp thuế qua:

• Cổng thanh toán của Tổng cục Thuế
• Chuyển khoản qua ngân hàng
• Nộp trực tiếp tại kho bạc nhà nước

Bước 9: Hoàn thuế (nếu được hoàn)

Nếu qua quyết toán bạn được hoàn thuế, cơ quan thuế sẽ thực hiện hoàn thuế sau khi xác nhận số tiền thuế được hoàn.

V. Tự quyết toán thuế TNCN trên eTax Mobile

Ngoài việc quyết toán thuế TNCN trên website, bạn có thể sử dụng ứng dụng eTax Mobile để thực hiện quyết toán thuế thuận tiện hơn.

1. Các bước quyết toán thuế TNCN trên eTax Mobile

• Bước 1: Chọn menu “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” => “Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán“.
• Bước 2: Chọn các thông tin cần thiết như năm quyết toán, mẫu tờ khai, cơ quan thuế quyết toán.
• Bước 3: Nhập các thông tin về thu nhập, giảm trừ, thuế đã nộp.
• Bước 4: Kiểm tra và gửi tờ khai.
• Bước 5: Ký điện tử và nhận kết quả.

VI. Trường hợp đặc biệt và các lỗi thường gặp

1. Trường hợp có thu nhập từ nhiều nơi

Đối với người có thu nhập từ nhiều nơi, việc quyết toán thuế cần đặc biệt chú ý:

• Tính thuế tại từng nơi: Nếu ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại nhiều nơi, thuế TNCN sẽ được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần tại TẤT CẢ các nơi đó.
• Giảm trừ gia cảnh: Cá nhân có nhiều nguồn thu nhập chỉ được tính giảm trừ bản thân tại 1 nơi trong cùng 1 tháng. Tuy nhiên, có thể đăng ký lấy giảm trừ người phụ thuộc tại 1 nơi khác với nơi đang lấy giảm trừ bản thân.
• Quyết toán: Khi quyết toán, cần tổng hợp tất cả các nguồn thu nhập và nộp tại cơ quan thuế quản lý nơi làm việc cuối cùng hoặc nơi cư trú.

2. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

1. Sai sót về thông tin cá nhân

Lỗi: Nhập sai tên, ngày tháng năm sinh, mã số thuế (MST) hoặc số CMND/CCCD.

Khắc phục:

• Kiểm tra kỹ lưỡng tất cả thông tin cá nhân trước khi nộp hồ sơ
• Sử dụng chức năng tra cứu thông tin MST trên website của Tổng cục Thuế

2. Kê khai sai thu nhập

Lỗi: Kê khai không đầy đủ hoặc sai lệch thu nhập từ các nguồn.

Khắc phục:

• Thu thập đầy đủ chứng từ thu nhập từ tất cả các nguồn
• Đối chiếu với thông tin từ cơ quan trả lương

3. Sai sót về các khoản giảm trừ

Lỗi: Kê khai không đúng các khoản giảm trừ như bảo hiểm, từ thiện, giảm trừ gia cảnh.

Khắc phục:

• Kiểm tra kỹ các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc
• Lưu trữ và kê khai đúng các khoản đóng góp từ thiện có chứng từ

4. Sai sót về thông tin người phụ thuộc

Lỗi: Kê khai sai thông tin người phụ thuộc hoặc thời gian tính giảm trừ.

Khắc phục:

• Kiểm tra kỹ thông tin người phụ thuộc trước khi kê khai
• Đảm bảo người phụ thuộc đã được đăng ký với cơ quan thuế

5. Chọn sai cơ quan quyết toán

Lỗi: Chọn không đúng cơ quan thuế để quyết toán, đặc biệt khi có thay đổi nơi làm việc.

Khắc phục:

• Nếu không thay đổi nơi làm việc: quyết toán tại cơ quan thuế quản lý nơi làm việc
• Nếu có thay đổi: quyết toán tại cơ quan thuế quản lý nơi làm việc cuối cùng hoặc nơi cư trú

VII. Mức xử phạt và cập nhật thay đổi thuế TNCN

1. Mức xử phạt chậm nộp và kê khai sai thuế TNCN

Chậm nộp quyết toán thuế TNCN

• Phạt cảnh cáo: Chậm nộp từ 01-05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 1 đến 2,5 triệu đồng: Chậm nộp từ 01-30 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 2,5 đến 4 triệu đồng: Chậm nộp từ 31-60 ngày.
• Phạt tiền từ 4 đến 7,5 triệu đồng:
• Chậm nộp từ 61-90 ngày
• Chậm nộp từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp
• Phạt tiền từ 7,5 – 12,5 triệu đồng:
• Chậm nộp trên 90 ngày, có phát sinh số thuế phải nộp và đã nộp đủ số thuế, tiền chậm nộp trước khi bị thanh tra, kiểm tra

Kê khai sai hồ sơ thuế TNCN

• Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng: Khai sai, khai không đầy đủ các chỉ tiêu không liên quan đến nghĩa vụ thuế.
• Phạt tiền từ 1.500.000 đồng đến 2.500.000 đồng: Khai sai, khai không đầy đủ các chỉ tiêu trên tờ khai thuế không liên quan đến nghĩa vụ thuế.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Khai sai, khai không đầy đủ các chỉ tiêu liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.

2. Cập nhật thay đổi thuế TNCN năm 2025-2026

Theo kế hoạch, Luật Thuế thu nhập cá nhân mới (thay thế) dự kiến sẽ được trình Quốc hội cho ý kiến vào tháng 10/2025 và thông qua tại tháng 5/2026. Một số điểm mới đáng chú ý:

• Nâng ngưỡng thu nhập từ kinh doanh: Từ 01/01/2026, ngưỡng thu nhập từ kinh doanh chịu thuế TNCN sẽ tăng từ 100 triệu đồng lên 200 triệu đồng/năm.
• Xem xét điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh: Bộ Tài chính đang nghiên cứu điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh phù hợp với tình hình thực tế.
• Sửa đổi các quy định về thuế TNCN: Dự thảo luật mới sẽ sửa đổi các quy định liên quan đến thu nhập chịu thuế, thu nhập được miễn thuế, cơ sở tính thuế và biểu thuế suất.

Tự quyết toán thuế TNCN là quy trình không quá phức tạp nếu bạn nắm vững các bước và chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ cần thiết. Việc quyết toán thuế trực tuyến giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo tính chính xác, đầy đủ.

Để tránh các lỗi thường gặp và các khoản phạt không đáng có, hãy:

• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ thu nhập và chi phí liên quan
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp
• Quyết toán đúng thời hạn (trước ngày 30/03 của năm sau)
• Cập nhật các thay đổi trong quy định thuế

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn hướng dẫn đầy đủ về cách tự quyết toán thuế TNCN online năm 2025. Hãy thực hiện quyết toán thuế đúng thời hạn để đảm bảo quyền lợi của mình!