Hướng dẫn chi tiết cách phân loại hộ kinh doanh theo doanh thu và các mẫu sổ sách kế toán bắt buộc phải có theo thông tư 152/2025/TT-BTC từ 01/01/2026.

Tóm tắt các ý chính

  • Bãi bỏ thuế khoán từ 01/01/2026: Tất cả hộ kinh doanh phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế theo doanh thu thực tế.
  • Ngưỡng doanh thu miễn thuế mới là 500 triệu đồng/năm: Các hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng này không phải nộp thuế GTGT và TNCN.
  • Phân loại hộ kinh doanh theo 4 nhóm doanh thu: Dưới 500 triệu; 500 triệu – dưới 3 tỷ; 3 tỷ – dưới 50 tỷ; và từ 50 tỷ trở lên. Mỗi nhóm có nghĩa vụ về sổ sách và thuế khác nhau.
  • Hộ kinh doanh dưới 500 triệu/năm chỉ cần 1 sổ bắt buộc: Đó là Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD).
  • Hộ kinh doanh từ 500 triệu – 3 tỷ/năm cần 4 sổ chính: Gồm Sổ doanh thu, Sổ chi tiết doanh thu – chi phí, Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, và Sổ chi tiết tiền.
  • Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu 5 năm: Áp dụng cho cả hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán.

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính chính thức có hiệu lực, thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC, đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong công tác quản lý kế toán đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Sự thay đổi này yêu cầu tất cả các hộ kinh doanh chuyển từ mô hình thuế khoán sang kê khai thuế theo doanh thu thực tế.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết nhất về cách phân loại hộ kinh doanh và sổ sách kế toán bắt buộc theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, giúp bạn chuẩn bị tốt nhất cho các quy định mới.

Cơ sở pháp lý

I. Tổng quan về thông tư 152/2025/TT-BTC

Thông tư 152/2025/TT-BTC được ban hành nhằm hướng dẫn chế độ kế toán dành riêng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, phù hợp với bối cảnh bãi bỏ hoàn toàn cơ chế thuế khoán. Đây là văn bản pháp lý quan trọng mà mọi chủ hộ kinh doanh cần nắm vững để tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả.

1. Thông tin cơ bản

  • Số hiệu: Thông tư 152/2025/TT-BTC.
  • Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính.
  • Ngày ban hành: 31 tháng 12 năm 2025.
  • Hiệu lực thi hành: 01 tháng 01 năm 2026.
  • Văn bản được thay thế: Thông tư 88/2021/TT-BTC.

2. Những điểm mới quan trọng

  • Bãi bỏ hoàn toàn thuế khoán: Tất cả hộ kinh doanh phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế dựa trên doanh thu, chi phí thực tế.
  • Nâng ngưỡng doanh thu không chịu thuế: Ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế GTGT và TNCN được nâng từ 100 triệu đồng/năm lên 500 triệu đồng/năm, mang lại lợi ích cho phần lớn các hộ kinh doanh quy mô nhỏ.
  • Phân loại hộ kinh doanh rõ ràng: Hệ thống phân loại mới dựa trên mức doanh thu, giúp xác định nghĩa vụ kế toán và thuế một cách minh bạch.
  • Đơn giản hóa sổ sách kế toán: Các hộ kinh doanh quy mô nhỏ chỉ cần lập một số loại sổ cơ bản, giảm bớt gánh nặng hành chính.
  • Tăng tính linh hoạt: Cho phép hộ kinh doanh được mở thêm các sổ sách khác hoặc sửa đổi biểu mẫu để phù hợp với nhu cầu quản lý riêng.

II. Hướng dẫn phân loại hộ kinh doanh theo quy mô doanh thu từ 01/01/2026

Thông tư 152/2025/TT-BTC chia hộ kinh doanh thành 4 nhóm chính dựa trên mức doanh thu hàng năm. Việc xác định đúng nhóm là bước đầu tiên để áp dụng chế độ sổ sách kế toán phù hợp.

1. Nhóm 1: Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm

  • Đặc điểm: Đây là nhóm có quy mô nhỏ nhất, không phải nộp thuế GTGT và TNCN.
  • Sổ sách kế toán bắt buộc: Chỉ cần sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD). Đây là sổ duy nhất bắt buộc để theo dõi doanh thu và làm căn cứ xác định có vượt ngưỡng 500 triệu đồng hay không.
  • Chứng từ sử dụng: Hóa đơn bán hàng (nếu có) và các chứng từ ghi nhận doanh thu phát sinh khác. Hộ kinh doanh vẫn cần lưu giữ chứng từ để chứng minh doanh thu khi cơ quan thuế yêu cầu.

2. Nhóm 2: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng/năm

  • Đặc điểm: Quy mô kinh doanh vừa, phải nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu. Đối với thuế TNCN, hộ kinh doanh có hai lựa chọn:
    • Phương pháp 1: Nộp thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu (chỉ phần doanh thu vượt 500 triệu mới bị tính thuế).
    • Phương pháp 2: Nộp thuế TNCN theo thu nhập thực tế (Doanh thu – Chi phí) với thuế suất 15%.
  • Sổ sách kế toán bắt buộc: Khi chọn phương pháp tính thuế TNCN theo thu nhập thực tế, hộ kinh doanh phải lập 4 loại sổ chính:
    1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD).
    2. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD).
    3. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD).
    4. Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD).

3. Nhóm 3: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ đồng/năm

  • Đặc điểm: Quy mô khá lớn, bắt buộc nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và nộp thuế TNCN theo thu nhập thực tế với thuế suất 17%. Phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và kê khai thuế theo quý.
  • Sổ sách kế toán bắt buộc: Phải sử dụng Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế (Mẫu S3a-HKD) và các sổ chi tiết khác tương tự Nhóm 2 để theo dõi doanh thu, chi phí, vật tư, tiền tệ.

4. Nhóm 4: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 50 tỷ đồng trở lên/năm

  • Đặc điểm: Quy mô rất lớn, quản lý thuế như doanh nghiệp. Bắt buộc nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và nộp thuế TNCN theo thu nhập thực tế với thuế suất 20%. Kê khai thuế theo tháng.
  • Sổ sách kế toán: Có thể áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc chế độ kế toán doanh nghiệp để đảm bảo quản lý chặt chẽ.

III. Chi tiết các mẫu sổ sách kế toán bắt buộc và cách ghi sổ

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cấu trúc và cách ghi chép từng loại sổ sách kế toán bắt buộc theo quy định mới.

1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD)

  • Đối tượng sử dụng: Nhóm 1 (doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm).
  • Mục đích: Ghi chép toàn bộ doanh thu phát sinh để theo dõi và làm căn cứ xác định có vượt ngưỡng chịu thuế hay không.
  • Nội dung chính: Gồm các cột cơ bản như Số thứ tự, Ngày tháng, Diễn giải nội dung bán hàng, và Số tiền. Cách ghi sổ rất đơn giản, chỉ cần ghi nhận đầy đủ các giao dịch bán hàng theo trình tự thời gian.

2. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD)

  • Đối tượng sử dụng: Nhóm 2 trở lên.
  • Mục đích: Theo dõi doanh thu theo từng nhóm ngành hàng, dịch vụ có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT, làm cơ sở để kê khai thuế GTGT chính xác.
  • Nội dung chính: Gồm các cột như Số hiệu, Ngày tháng chứng từ, Diễn giải, Doanh thu bán hàng, Tỷ lệ % và số tiền Thuế GTGT phải nộp.

3. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD)

  • Đối tượng sử dụng: Nhóm 2 trở lên (khi chọn nộp thuế TNCN theo thu nhập thực tế).
  • Mục đích: Đây là sổ quan trọng nhất để xác định lợi nhuận và thu nhập tính thuế TNCN. Sổ này ghi chép toàn bộ doanh thu và các chi phí hợp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh.
  • Nội dung chính: Gồm các cột Doanh thu, Chi phí (chi phí nguyên vật liệu, chi phí khác…), và Lợi nhuận (Doanh thu – Tổng chi phí).

4. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD)

  • Đối tượng sử dụng: Nhóm 2 trở lên, đặc biệt các hộ kinh doanh sản xuất, thương mại.
  • Mục đích: Theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn kho của vật tư, hàng hóa cả về số lượng và giá trị, giúp xác định chính xác giá vốn hàng bán.
  • Nội dung chính: Gồm các cột Nhập kho (số lượng, giá trị), Xuất kho (số lượng, giá trị), và Tồn kho (số lượng, giá trị). Thông tư hướng dẫn tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.

5. Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD)

  • Đối tượng sử dụng: Nhóm 2 trở lên.
  • Mục đích: Theo dõi dòng tiền của hộ kinh doanh, bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng (không kỳ hạn). Sổ này giúp kiểm soát các khoản thu, chi và đối chiếu số dư tiền thực tế.
  • Nội dung chính: Gồm các cột Thu, Chi, Tồn của Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng.

6. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế (Mẫu S3a-HKD)

  • Đối tượng sử dụng: Nhóm 3 trở lên (nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) hoặc các hộ có phát sinh các loại thuế khác (thuế TTĐB, thuế tài nguyên…).
  • Mục đích: Ghi chép và theo dõi các khoản thuế phải nộp, bao gồm thuế GTGT đầu ra, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và số thuế phải nộp.

IV. Quy định về tổ chức công tác kế toán tại hộ kinh doanh

Chủ hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong ba hình thức tổ chức công tác kế toán sau đây để phù hợp với quy mô và điều kiện của mình:

  1. Tự ghi chép sổ sách kế toán: Chủ hộ kinh doanh hoặc người được chỉ định tự thực hiện công việc ghi sổ. Đây là hình thức phổ biến, tiết kiệm chi phí nhưng đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức kế toán cơ bản.
  2. Bố trí nhân viên kế toán: Tuyển dụng một người làm công tác kế toán toàn thời gian hoặc bán thời gian.
  3. Thuê dịch vụ kế toán ngoài: Thuê các công ty dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để thực hiện toàn bộ công tác kế toán. Cách này đảm bảo tính chính xác, tuân thủ pháp luật và giúp chủ hộ tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.

Lưu ý đặc biệt: Thông tư 152/2025/TT-BTC cho phép chủ hộ giao việc làm kế toán cho người thân trong gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột) hoặc cho những người đang giữ vị trí quản lý, thủ kho, thủ quỹ kiêm nhiệm. Quy định này phản ánh đúng thực tế của các hộ kinh doanh quy mô nhỏ và gia đình, giúp giảm thiểu chi phí nhân sự.

V. Yêu cầu về hình thức và lưu trữ tài liệu kế toán

1. Hình thức sổ sách kế toán

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai hình thức sổ sách:

  • Sổ sách giấy (thủ công): Sử dụng sổ bìa cứng, ghi chép bằng tay hoặc in ra từ máy tính rồi đóng thành quyển. Sổ phải được đánh số trang và đóng dấu giáp lai (nếu có).
  • Sổ sách điện tử: Sử dụng các phần mềm kế toán. Hình thức này tiện lợi, dễ sửa chữa và quản lý nhưng phải đảm bảo các yêu cầu về tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu và phải được in ra giấy khi có yêu cầu.

Dù ở hình thức nào, sổ kế toán cũng phải có các nội dung chủ yếu như: Tên sổ, Ngày tháng năm lập sổ, Họ tên và chữ ký của chủ hộ kinh doanh, Dấu của hộ kinh doanh (nếu có).

2. Thời hạn và cách thức lưu trữ

  • Thời hạn lưu trữ: Theo quy định, các tài liệu kế toán như hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
  • Hình thức lưu trữ: Hộ kinh doanh được lựa chọn lưu trữ tài liệu dưới dạng bản giấy, bản điện tử hoặc kết hợp cả hai, miễn là phải đảm bảo an toàn, bảo mật và dễ dàng tra cứu khi cần.

VI. Các trường hợp đặc biệt cần lưu ý

1. Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/06/2025, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối với máy tính tiền. Các hộ có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm được tùy chọn sử dụng hoặc không. Ngay cả khi sử dụng hóa đơn điện tử và hệ thống của cơ quan thuế có hỗ trợ xác định số thuế, hộ kinh doanh vẫn phải lập sổ sách theo quy định để ghi chép, theo dõi và đối chiếu.

2. Hộ kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh

Nếu một hộ kinh doanh hoạt động tại nhiều địa điểm, phải mở sổ sách kế toán riêng để theo dõi doanh thu, chi phí của từng địa điểm. Điều này giúp quản lý hiệu quả và dễ dàng làm việc với cơ quan thuế tại từng địa phương.

VII. Lợi ích và mức phạt khi vi phạm quy định về sổ sách kế toán

1. Lợi ích của việc ghi chép sổ sách đúng quy định

  • Đối với hộ kinh doanh: Giúp quản lý tài chính minh bạch, nắm rõ lãi lỗ, dòng tiền; kê khai thuế chính xác, tránh rủi ro bị phạt; cung cấp dữ liệu tin cậy để ra quyết định kinh doanh và dễ dàng tiếp cận vốn vay ngân hàng.
  • Đối với cơ quan thuế: Giúp công tác thanh tra, kiểm tra dễ dàng hơn; phòng chống gian lận thuế và đảm bảo thu đúng, thu đủ cho ngân sách nhà nước.

2. Mức phạt khi vi phạm

Việc không tuân thủ các quy định về sổ sách kế toán có thể dẫn đến các mức phạt hành chính nặng, bị ấn định thuế và truy thu thuế. Dưới đây là một số mức phạt phổ biến theo quy định hiện hành:

Hành vi vi phạm Mức phạt (tham khảo)
Sổ không có đầy đủ nội dung chủ yếu hoặc không ghi đầy đủ theo nội dung chủ yếu Từ 1.000.000 – 5.000.000 đồng
Không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử Từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng
Không mở sổ kế toán tại thời điểm phải mở theo quy định Từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng
Hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán trước thời hạn lưu trữ Từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng

VIII. Tóm tắt phân loại hộ kinh doanh và sổ sách kế toán bắt buộc theo thông tư 152/2025/TT-BTC

Thông tư 152/2025/TT-BTC đã tạo ra một khuôn khổ pháp lý mới, rõ ràng và minh bạch hơn cho hoạt động kế toán của hộ kinh doanh. Việc nắm vững cách phân loại hộ kinh doanh và sổ sách kế toán bắt buộc không chỉ là nghĩa vụ mà còn là công cụ giúp các chủ hộ quản lý kinh doanh hiệu quả hơn trong bối cảnh mới.

Để tuân thủ đúng quy định, bạn cần xác định chính xác nhóm doanh thu của mình, chuẩn bị các mẫu sổ sách tương ứng, ghi chép đầy đủ các giao dịch và lưu trữ chứng từ cẩn thận. Việc thực hiện tốt các quy định này sẽ giúp hộ kinh doanh tránh được các rủi ro pháp lý, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Câu Hỏi Thường Gặp

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm chỉ bắt buộc phải lập Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD) để theo dõi doanh thu. Tuy không bắt buộc lập hệ thống sổ kế toán phức tạp, hộ kinh doanh vẫn phải lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ bán hàng để chứng minh mức doanh thu khi cơ quan thuế yêu cầu.

Không bắt buộc. Thông tư 152/2025/TT-BTC cho phép chủ hộ kinh doanh tự ghi sổ hoặc bố trí bất kỳ ai (kể cả người thân trong gia đình không có chứng chỉ kế toán) để làm công tác kế toán. Tuy nhiên, việc có kiến thức kế toán cơ bản sẽ giúp việc ghi chép được chính xác và hiệu quả hơn.

Hộ kinh doanh được tự do lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp:

Bản giấy: Ghi tay hoặc in ra từ máy tính và đóng thành sổ.
Bản điện tử: Sử dụng phần mềm kế toán và lưu trữ dữ liệu trên máy tính, đám mây.
Kết hợp cả hai: Lưu trữ một phần bản giấy, một phần bản điện tử.

Miễn là phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu và phải cung cấp, in ra bản giấy khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.

Cả hai sổ này đều dùng để ghi nhận doanh thu nhưng cho hai phương pháp tính thuế TNCN khác nhau của hộ kinh doanh Nhóm 2:

Sổ S2a-HKD: Sử dụng khi hộ kinh doanh nộp thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu. Sổ này chỉ cần ghi nhận doanh thu để tính thuế theo tỷ lệ ấn định, không cần theo dõi chi phí.
Sổ S2b-HKD: Sử dụng khi hộ kinh doanh nộp thuế TNCN theo thu nhập thực tế (lợi nhuận). Sổ này ghi nhận doanh thu và phải được sử dụng kết hợp với Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (S2c-HKD) để xác định lợi nhuận làm căn cứ tính thuế TNCN.

Nếu hộ kinh doanh hoạt động tại nhiều địa điểm kinh doanh khác nhau, quy định yêu cầu phải mở các sổ kế toán riêng để theo dõi doanh thu, chi phí và các hoạt động phát sinh tại từng địa điểm. Việc này giúp xác định chính xác hiệu quả kinh doanh của từng nơi và tạo thuận lợi cho việc kê khai, quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý tại từng địa phương.

  • Miễn trừ trách nhiệm và cảnh báo pháp lý
  • Hiệu lực văn bản: Các quy định pháp luật và trích dẫn trong bài viết có hiệu lực tại thời điểm biên tập (Ngày cập nhật). Hệ thống luật pháp (Kế toán, Thuế, Luật doanh nghiệp…) thường xuyên thay đổi và cập nhật mới.
  • Khuyến cáo: Nội dung chỉ mang tính chất tham khảo chung. Doanh nghiệp vui lòng không tự ý áp dụng khi chưa đối chiếu với quy định hiện hành hoặc chưa có sự tư vấn chuyên sâu từ chuyên gia.
  • Hỗ trợ: Thuận Thiên không chịu trách nhiệm cho các thiệt hại phát sinh từ việc tự ý áp dụng kiến thức trên website. Để có giải pháp an toàn và chính xác nhất cho doanh nghiệp của bạn, vui lòng liên hệ cơ quan chức năng, ban ngành có liên quan đến vấn đề của bạn để được tư vấn chuyên sâu và có giải pháp cụ thể.

Xem chi tiết: Chính sách nội dung & Miễn trừ trách nhiệm đầy đủ tại đây.