Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quyền lợi chính đáng của mỗi người lao động khi đã nộp thuế nhiều hơn số tiền phải nộp thực tế. Việc hiểu rõ các quy định sẽ giúp bạn tận dụng tối đa quyền lợi của mình một cách hợp pháp. Đặc biệt, năm 2025 đánh dấu bước ngoặt với quy trình hoàn thuế TNCN tự động, giúp rút ngắn thời gian và đơn giản hóa thủ tục. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn về điều kiện, hồ sơ và các bước thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân cập nhật mới nhất.
Cơ sở pháp lý:
- Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân số 04/2007/QH12 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 26/2012/QH13, Luật số 05/2012/QH13).
- Luật Quản Lý Thuế số 38/2019/QH14 (sửa đổi bởi Luật sửa đổi năm 2021, 2024).
- Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 về việc tăng mức giảm trừ gia cảnh.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế.
- Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế TNCN.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Quyết định 108/QĐ-TCT về quy trình hoàn thuế TNCN tự động.
I. Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Hoàn thuế thu nhập cá nhân là quá trình cơ quan thuế trả lại cho người nộp thuế số tiền thuế TNCN đã nộp thừa trong năm tính thuế. Việc này được thực hiện khi cá nhân nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Quy trình này đảm bảo nguyên tắc công bằng, giúp người lao động không phải nộp nhiều hơn nghĩa vụ thuế thực tế của mình.
II. Các trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 và các văn bản hướng dẫn, cá nhân được hoàn thuế TNCN nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
1. Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi tổng số thuế TNCN đã bị khấu trừ hoặc đã tạm nộp trong năm lớn hơn số thuế thực tế phải nộp khi quyết toán năm, người nộp thuế có quyền đề nghị hoàn lại khoản chênh lệch này.
Ví dụ: Ông A có tổng số thuế TNCN đã bị khấu trừ trong năm là 20 triệu đồng. Tuy nhiên, sau khi quyết toán thuế, số thuế thực tế ông A phải nộp chỉ là 15 triệu đồng. Như vậy, ông A sẽ được hoàn lại 5 triệu đồng tiền thuế đã nộp thừa.
2. Đã nộp thuế nhưng thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp
Trường hợp này xảy ra khi cá nhân đã bị khấu trừ thuế TNCN trong năm, nhưng tổng thu nhập tính thuế cả năm (sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc…) không đạt đến ngưỡng phải nộp thuế.
Ví dụ: Một người lao động độc thân có tổng thu nhập cả năm là 120 triệu đồng. Mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân là 132 triệu đồng/năm. Do thu nhập chịu thuế thấp hơn mức giảm trừ, người này không phải nộp thuế. Toàn bộ số thuế đã bị công ty khấu trừ trong năm sẽ được hoàn lại.
3. Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước
Ngoài hai trường hợp trên, Chính phủ hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể quy định các trường hợp hoàn thuế khác tùy theo chính sách kinh tế – xã hội trong từng giai đoạn cụ thể.
III. Điều kiện để được hoàn thuế thu nhập cá nhân
Để được hoàn thuế TNCN, bạn cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau đây:
1. Có mã số thuế cá nhân tại thời điểm nộp hồ sơ
Đây là điều kiện tiên quyết. Cá nhân phải đăng ký và được cấp mã số thuế trước khi nộp hồ sơ quyết toán và đề nghị hoàn thuế. Nếu chưa có mã số thuế, bạn sẽ không thể trực tiếp yêu cầu hoàn thuế từ cơ quan thuế.
2. Có số thuế nộp thừa
Cá nhân chỉ được hoàn thuế khi số tiền thuế đã nộp trong kỳ lớn hơn số tiền thuế phải nộp sau khi thực hiện quyết toán. Khoản chênh lệch này chính là số tiền được hoàn trả.
3. Đã nộp hồ sơ quyết toán thuế đúng hạn (đối với trường hợp phải quyết toán)
Cá nhân phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo quy định. Thời hạn nộp hồ sơ là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Tuy nhiên, có một ưu đãi đặc biệt: trường hợp cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn thì không bị xử phạt vi phạm hành chính nếu nộp hồ sơ quyết toán thuế quá hạn.
4. Có đề nghị hoàn thuế
Cá nhân phải có văn bản đề nghị hoàn thuế. Thông thường, đề nghị này được thể hiện trực tiếp trên tờ khai quyết toán thuế (mẫu 02/QTT-TNCN) tại chỉ tiêu “Số thuế hoàn trả vào tài khoản người nộp thuế”.
IV. Công thức tính toán hoàn thuế thu nhập cá nhân
Để xác định chính xác số tiền được hoàn, bạn cần thực hiện các bước tính toán sau:
1. Tính tổng thu nhập chịu thuế
Tổng thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập trong kỳ – Các khoản thu nhập được miễn thuế.
- Tổng thu nhập: Bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công.
- Các khoản được miễn thuế: Tiền làm thêm giờ được trả cao hơn, tiền ăn trưa (Lưu ý: Từ 15/06/2025, theo Thông tư 003/2025/TT-BNV, quy định giới hạn 730.000 đồng/người/tháng đã bị bãi bỏ. Mức chi tiền ăn ca hiện do doanh nghiệp tự quyết định thông qua hợp đồng lao động hoặc nội quy nội bộ.), phụ cấp độc hại, trợ cấp khó khăn đột xuất…
2. Tính tổng các khoản giảm trừ
Tổng các khoản giảm trừ = Giảm trừ gia cảnh + Tiền đóng bảo hiểm bắt buộc + Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
- Giảm trừ gia cảnh (Năm 2025): 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm) cho bản thân người nộp thuế và 4,4 triệu đồng/tháng (52,8 triệu đồng/năm) cho mỗi người phụ thuộc.
- Bảo hiểm bắt buộc: Bao gồm BHXH (8%), BHYT (1.5%), BHTN (1%).
3. Tính thu nhập tính thuế
Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Tổng các khoản giảm trừ.
4. Tính số thuế TNCN phải nộp
Số thuế phải nộp được tính dựa trên thu nhập tính thuế và biểu thuế lũy tiến từng phần như sau:
| Bậc | Thu nhập tính thuế/tháng (triệu đồng) | Thuế suất |
|---|---|---|
| 1 | Đến 5 | 5% |
| 2 | Trên 5 đến 10 | 10% |
| 3 | Trên 10 đến 18 | 15% |
| 4 | Trên 18 đến 32 | 20% |
| 5 | Trên 32 đến 52 | 25% |
| 6 | Trên 52 đến 80 | 30% |
| 7 | Trên 80 | 35% |
5. Tính số thuế được hoàn
Số tiền hoàn thuế = Tổng số thuế đã tạm nộp/khấu trừ – Số thuế TNCN phải nộp.
Nếu kết quả là số dương, đó là số tiền bạn được hoàn. Nếu kết quả là số âm, bạn phải nộp thêm số tiền đó.
V. Hồ sơ cần chuẩn bị để hoàn thuế thu nhập cá nhân
Hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN không quá phức tạp nhưng cần đầy đủ và chính xác.
1. Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Sử dụng Mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tờ khai này yêu cầu điền đầy đủ thông tin cá nhân, tổng thu nhập, các khoản giảm trừ và đặc biệt là chỉ tiêu đề nghị hoàn thuế.
2. Bảng kê và chứng từ khấu trừ thuế TNCN
- Chứng từ khấu trừ thuế: Là giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho bạn để chứng minh số thuế đã bị khấu trừ. Từ năm 2025, chứng từ này chủ yếu là dạng điện tử.
- Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có): Dùng để liệt kê chi tiết các khoản thu nhập và thuế đã khấu trừ từ nhiều nguồn.
3. Giấy tờ tùy thân
Bản chụp CMND/CCCD/Hộ chiếu để xác minh danh tính. Từ 01/07/2025, có thể sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế nếu dữ liệu đã được đồng bộ.
4. Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (nếu có)
Nếu bạn đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh như: bản chụp giấy khai sinh, giấy xác nhận thông tin về cư trú, giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình, giấy xác nhận người phụ thuộc không có thu nhập hoặc thu nhập thấp…
5. Giấy tờ khác (nếu cần)
- Hợp đồng lao động: Cần thiết khi nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
- Giấy ủy quyền: Nếu bạn ủy quyền cho người khác hoặc đại lý thuế thực hiện thủ tục.
Cập nhật năm 2026: Từ kỳ tính thuế năm 2026 (hiệu lực từ 01/01/2026), theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, mức giảm trừ gia cảnh tăng lên 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
VI. Các bước thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân
Bạn có thể lựa chọn một trong các cách sau để thực hiện thủ tục hoàn thuế.
1. Hoàn thuế trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Đây là phương thức phổ biến và được khuyến khích nhất.
- Bước 1: Truy cập website https://thuedientu.gdt.gov.vn, chọn mục “Cá nhân” và đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử hoặc tài khoản VNeID cấp 2 trở lên.
- Bước 2: Chọn “Quyết toán thuế” -> “Kê khai trực tuyến”.
- Bước 3: Chọn tờ khai 02/QTT-TNCN và điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu. Hệ thống có thể sẽ gợi ý một số thông tin dựa trên dữ liệu các công ty đã kê khai cho bạn.
- Bước 4: Sau khi điền xong, chọn “Hoàn thành kê khai”, sau đó “Kết xuất XML” và “Ký và nộp tờ khai” bằng chữ ký số hoặc mã OTP.
- Bước 5: Hệ thống sẽ thông báo nộp tờ khai thành công và gửi giấy đề nghị hoàn thuế đến cơ quan thuế.
2. Hoàn thuế trực tuyến qua ứng dụng eTax Mobile
Đây là cách tiện lợi, thực hiện ngay trên điện thoại thông minh.
- Bước 1: Tải và đăng nhập ứng dụng eTax Mobile bằng tài khoản thuế điện tử hoặc VNeID.
- Bước 2: Vào mục “Quyết toán thuế” hoặc “Đề nghị xử lý khoản nộp thừa”.
- Bước 3: Điền các thông tin theo hướng dẫn của ứng dụng, xác minh khoản nộp thừa và chọn hình thức “Hoàn trả”.
- Bước 4: Cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền.
- Bước 5: Kiểm tra lại thông tin, ký điện tử và gửi yêu cầu.
3. Hoàn thuế tự động (Áp dụng từ năm 2025)
Theo Quyết định 108/QĐ-TCT, quy trình hoàn thuế TNCN tự động là một bước cải cách lớn.
- Nguyên tắc: Hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự động phân loại, kiểm tra và giải quyết hồ sơ hoàn thuế mà không cần sự can thiệp thủ công của cán bộ thuế, nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện.
- Điều kiện xử lý tự động: Hồ sơ của bạn sẽ được xử lý tự động nếu: (1) Thông tin trên tờ khai quyết toán khớp đúng với dữ liệu của cơ quan thuế; (2) Bạn không thay đổi các chỉ tiêu trên tờ khai gợi ý của hệ thống; (3) Tổ chức trả thu nhập đã nộp đủ thuế thay cho bạn; (4) Thông tin tài khoản ngân hàng hợp lệ.
- Quy trình: Nếu đủ điều kiện, hệ thống sẽ tự động tạo Quyết định hoàn thuế, Lệnh hoàn trả và chuyển tiền vào tài khoản của bạn trong thời gian rất ngắn (chỉ khoảng 3 ngày làm việc). Nếu không đủ điều kiện, hồ sơ sẽ được chuyển sang quy trình kiểm tra thông thường.
4. Hoàn thuế trực tiếp tại cơ quan thuế
Nếu không quen thuộc với công nghệ, bạn vẫn có thể nộp hồ sơ giấy trực tiếp.
- Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ giấy đầy đủ như đã liệt kê ở trên.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.
- Bước 3: Cán bộ thuế sẽ tiếp nhận và cấp cho bạn giấy hẹn trả kết quả.
- Bước 4: Chờ cơ quan thuế xử lý và nhận tiền hoàn thuế qua tài khoản ngân hàng đã đăng ký.
VII. Thời gian giải quyết và cách nhận tiền hoàn thuế
1. Thời gian giải quyết hồ sơ
Thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế phụ thuộc vào việc phân loại hồ sơ của cơ quan thuế:
- Đối với hồ sơ hoàn thuế tự động (từ 2025): Chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày chấp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ ban hành quyết định hoàn thuế. Đây là hình thức nhanh nhất.
- Đối với hồ sơ thuộc diện “hoàn trước, kiểm tra sau”: Chậm nhất là 06 ngày làm việc. Đây là các hồ sơ không có dấu hiệu rủi ro.
- Đối với hồ sơ thuộc diện “kiểm tra trước, hoàn sau”: Chậm nhất là 40 ngày làm việc. Đây là các hồ sơ đề nghị hoàn lần đầu, có dấu hiệu rủi ro, hoặc của doanh nghiệp giải thể, phá sản.
Lưu ý: Nếu cơ quan thuế chậm hoàn do lỗi của mình, bạn sẽ được trả thêm tiền lãi 0,03%/ngày trên số tiền chậm hoàn.
2. Cách nhận tiền hoàn thuế
Hiện nay, hình thức nhận tiền hoàn thuế phổ biến và gần như duy nhất là chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng mà bạn đã đăng ký trên tờ khai quyết toán thuế. Để đảm bảo nhận tiền thành công, bạn cần cung cấp chính xác thông tin: tên chủ tài khoản (phải trùng với tên người nộp thuế), số tài khoản và tên ngân hàng.
VIII. Các trường hợp không được hoàn thuế TNCN
Không phải lúc nào có số thuế nộp thừa cũng được hoàn. Một số trường hợp sẽ không được hoàn thuế theo quy định:
- Từ chối nhận tiền hoàn bằng văn bản: Nếu cá nhân chủ động gửi văn bản từ chối nhận lại tiền hoàn thuế.
- Quá thời hạn 10 năm: Khoản thuế nộp thừa đã quá 10 năm kể từ ngày nộp vào ngân sách nhà nước mà cá nhân không có yêu cầu hoàn hoặc bù trừ.
- Không phản hồi yêu cầu của cơ quan thuế: Cá nhân không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký và không phản hồi thông báo của cơ quan thuế trong vòng 1 năm kể từ ngày thông báo công khai.
- Chưa có mã số thuế cá nhân: Cá nhân không thể trực tiếp quyết toán và yêu cầu hoàn thuế nếu chưa được cấp mã số thuế.
IX. Các lỗi thường gặp khi hoàn thuế TNCN
Để tránh hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, hãy lưu ý các lỗi phổ biến sau:
- Nộp hồ sơ sai cơ quan thuế: Nộp hồ sơ tại nơi không đúng thẩm quyền quản lý.
- Khai thiếu thu nhập chịu thuế: Có thu nhập từ nhiều nguồn nhưng chỉ kê khai một phần, dẫn đến sai lệch dữ liệu.
- Khai sai thông tin giảm trừ gia cảnh: Sai thời gian tính giảm trừ hoặc kê khai người phụ thuộc không đủ điều kiện.
- Thiếu chứng từ khấu trừ thuế: Không cung cấp đủ chứng từ để chứng minh số thuế đã nộp.
- Sai thông tin tài khoản ngân hàng: Tên chủ tài khoản không khớp với tên người nộp thuế.
X. Tóm tắt Hoàn thuế thu nhập cá nhân 2025: Điều kiện, hồ sơ & thủ tục chi tiết A-Z
Hoàn thuế thu nhập cá nhân là quyền lợi quan trọng, giúp người lao động bảo vệ tài chính của mình. Với những cải tiến trong năm 2025, đặc biệt là quy trình hoàn thuế tự động, thủ tục đã trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Để quá trình diễn ra suôn sẻ, người nộp thuế cần nắm vững các điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và kê khai thông tin chính xác.
Việc tận dụng các công cụ trực tuyến như Cổng thuế điện tử và ứng dụng eTax Mobile sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Hy vọng bài viết của Thuận Thiên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để thực hiện thành công việc hoàn thuế thu nhập cá nhân của mình.
