Không. Hóa đơn điện tử đã lập hoặc đã phát hành khi phát hiện sai sót thì không chỉnh sửa trực tiếp trên hóa đơn gốc. Cách xử lý sẽ tùy theo lỗi sai: có trường hợp chỉ cần thông báo cho người mua, có trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Từ ngày 01/06/2025, cách xử lý theo hướng hủy hóa đơn để lập mới không còn áp dụng; trọng tâm là thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế.
I. Bảng tra cứu nhanh cách xử lý
| Trường hợp sai sót | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai tên hoặc địa chỉ người mua, nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác | Người bán thông báo cho người mua về sai sót, không cần lập lại hóa đơn. |
| Sai mã số thuế; sai số tiền; sai thuế suất; sai tiền thuế; sai hàng hóa, dịch vụ; sai quy cách, chất lượng; hoặc sai nội dung quan trọng khác | Người bán chọn một trong hai cách: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế. |
| Nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, cùng người mua, cùng dạng sai | Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai, kèm bảng kê theo mẫu. |
II. Hướng dẫn xử lý chi tiết
1. Trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ người mua
Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua, trong khi mã số thuế vẫn đúng và các nội dung khác không sai, thì hướng xử lý là thông báo cho người mua về sai sót, không đi theo hướng lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.
Ví dụ thực tế
Hóa đơn ghi đúng mã số thuế công ty mua hàng nhưng viết thiếu tên phường trong địa chỉ. Chỉ cần thông báo cho bên mua để lưu hồ sơ.
2. Trường hợp sai các nội dung quan trọng
Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa, dịch vụ ghi không đúng quy cách, chất lượng hay nội dung trọng yếu khác, thì không xử lý bằng cách sửa trực tiếp trên hóa đơn cũ. Khi đó, doanh nghiệp được lựa chọn:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh; hoặc
- Lập hóa đơn điện tử thay thế.
III. Khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cần chú ý gì?
1. Nội dung thể hiện trên hóa đơn mới
Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cần tham chiếu rõ hóa đơn cũ bị sai. Hóa đơn điều chỉnh cần có dòng thể hiện việc điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó; hóa đơn thay thế cũng cần thể hiện việc thay thế hóa đơn cũ.
2. Kê khai bổ sung
Sau khi đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán và người mua thực hiện kê khai bổ sung theo kỳ phát sinh của hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế theo quy định.
3. Văn bản thỏa thuận với người mua
Với trường hợp xử lý sai sót bằng điều chỉnh hoặc thay thế, dữ kiện ghi nhận là cần có văn bản thỏa thuận với người mua nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, trong đó nêu rõ sai sót trước khi lập hóa đơn mới. Riêng người mua là cá nhân thông thường thì không đặt ra theo hướng này.
4. Thông báo cho cơ quan thuế
Trong các trường hợp thuộc diện phải thông báo, việc thông báo sai sót cho cơ quan thuế được thực hiện bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT. Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, cơ quan thuế sẽ thông báo để người bán kiểm tra, rà soát và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế.
Lưu ý quan trọng
Cơ quan thuế kiểm tra kỹ phần tham chiếu số hóa đơn cũ, lý do sai sót và hồ sơ kèm theo. Nếu xử lý đúng hóa đơn nhưng thiếu văn bản liên quan hoặc kê khai bổ sung không khớp, thường bị hỏi đầu tiên khi thanh tra.
IV. Những điểm dễ nhầm
Không có quy định về một thời hạn cứng cố định cho việc lập hóa đơn điều chỉnh khi phát hiện sai sót, nhưng vẫn cần bám nguyên tắc kê khai bổ sung theo kỳ phát sinh của hóa đơn bị điều chỉnh hoặc theo kỳ lập hóa đơn điều chỉnh trong từng trường hợp.
Nếu trong cùng tháng có nhiều hóa đơn sai với cùng người mua và cùng dạng thông tin sai, có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai, kèm bảng kê theo mẫu quy định.
Mức phạt tối đa đối với tổ chức về vi phạm hóa đơn theo dữ kiện nêu ra là 100 triệu đồng. Nhiều mức phạt đã được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Khi rà lại hồ sơ hóa đơn đã xuất, Thuận Thiên lưu ý kiểm tra ngay 3 điểm: lỗi sai thuộc nhóm nào, có cần văn bản thỏa thuận hay không, và kê khai đã chạy đúng kỳ chưa. Việc lệch một trong ba điểm này sẽ gây vướng mắc về sau.
